Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей

Если у вас не получается выполнить какую-то задачу, то лучший способ сэкономить время – это делегировать ее кому-то другому. Делегировать необходимо, но для некоторых это на удивление трудно. Какие в этом плюсы и минусы?

Во-первых, преимущества. Подумайте об этом, спросив себя, с каким менеджером вы бы сами хотели работать. Вы, вероятно, можете перечислить очень много качеств: честность, умение слушать, решительность, профессионализм и так далее, – но держу пари, на первое место вы бы поставили умение делегировать. И напротив, босс, который делает все сам, не вовлекает вас, вероятно, скрытен и вообще не тот человек, на которого вы хотели бы работать. Так что если вы эффективно делегируете, здесь есть и другие преимущества: мотивация и возможность заняться чем-то новым, а также сэкономленное время.

Во-вторых, трудности. Делегирование – это риск. Что-то может пойти не так, и в этом могут обвинить вас. Таким образом, несмотря на то, что выполнить задание самим может снизить риски, есть возможность застрять в делах. Это приведет к следующим проблемам. У вас слишком много дел, и особенно рутинных дел, из-за чего у вас не доходят руки до очевидно приоритетных задач, которые требуют большего внимания. Это может демотивировать и ваших сотрудников – и в результате это скажется на продуктивности компании.

Но есть и другая важная причина, по которой иногда делегирование не происходит. Это страх – не из-за того, что другой человек не справится, а из-за того, что он слишком хорошо справится, что у него все получится лучше, быстрее, аккуратнее, чем у вас. Если вы будете честны с собой, то признаете, что такой страх есть. Конечно, он есть у всех нас. Хотя именно так могут происходить перемены к лучшему. Поэтому это не причина отказываться от делегирования – потенциальные выгоды слишком велики. Делегируя задачи, вы сможете рассчитывать на большую прибыль, с которой не сравнятся результаты других способов увеличения продуктивности. Поэтому делегирование очень важно. Что делать, если сотрудник справляется лучше вас? К счастью, это один из ключевых способов достижения прогресса в организациях по мере того, как новые люди, новые способы и новое мышление привносятся в решение задач. Без этого организации окажутся в тупике и не смогут адаптироваться к изменениям. И, кроме того, как руководителю, вам следует подталкивать подчиненных в этом направлении. Именно ваш выбор, развитие, консультирование и управление создают и поддерживают сильную и эффективную команду; и это то, чем вы так ценны.

Для успешного делегирования полномочий необходим продуманный и системный подход к этому процессу. Какие результаты может принести успешное делегирование? Есть несколько ключевых моментов. Делегирование:

• дарит возможность развиваться и приобрести больше опыта тем, кому были поручены задачи;

• укрепляет дух (как раз благодаря вышеописанной возможности), дарит сотрудникам большую удовлетворенность работой как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе;

• мотивирует в большей степени как команду, так и каждого отдельного работника;

• позволит делегату концентрироваться на тех аспектах работы, которые являются ключевыми для достижения целей;

• предлагает более продуманный или творческий подход к проблеме, не загроможденный вопросами, которые могут отвлекать от широких перспектив в решении задач или препятствовать им.

Вероятно, вы отметите конкретные преимущества, которые сможете извлечь для своей работы. Тем не менее делегировать бывает трудно, и некоторые менеджеры считают делегирование невозможным. С каким рвением вы хотите отчитываться перед высокопоставленными лицами, с таким же рвением будут хотеть отчитываться вам и ваши подчиненные. Если сэкономленное время не убеждает вас в пользе делегирования, то, может быть, эти причины дадут вам пищу для размышлений. Несмотря на существенные преимущества делегирования, нужно учитывать и риски. Элемент риска и есть причина, по которой делегирование является трудным, и здесь нам могут помочь несколько факторов.

1. Минимизация рисков. Всегда есть вероятность, что делегирование не принесет желаемых результатов. В конце концов, оно передает «право быть неправым», так сказать, посадив кого-то другого на водительское сиденье. Таким образом, если принять неверное решение о том, какие задачи можно переложить на других, кому их делегировать или как будет осуществляться процесс, то можно совершить ошибки и следовательно потерять драгоценное время. Изначально мы должны выбирать подходящие для делегирования задачи, чтобы риски были минимальными. В большинстве случаев в любой должности найдутся такие задачи, которые легко можно поручить другим. Такими задачами являются:

• задачи, имеющие ключевое значение для получения определенных результатов или контроль их выполнения;

• вопросы дисциплины персонала;

• некоторые спорные вопросы (например, жалобы персонала);

• конфиденциальные вопросы (хотя сначала убедитесь, что они должны быть конфиденциальными; защита ненужных секретов может быть очень затратной и часто бесполезной).