Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей

Надеюсь, я понятно объяснил, что делегирование полномочий – это одна из самых больших возможностей для руководителей экономить собственное время.

Однако есть одна потенциальная загвоздка, которая заключается в том, что люди, которым вы делегируете полномочия, должны обладать необходимыми навыками и способностями, чтобы взять на себя делегированные задачи и справиться с ними. Насколько хорошо развиты их навыки на самом деле во многом зависит от вас. Вы сами устраивали их на работу, и одна из ваших обязанностей – помогать им развиваться.

Обучение и развитие – то, что большинство поощряет, но одновременно с этим упускает из виду из-за постоянной занятости. Вот еще одна причина, чтобы уделить развитию сотрудников внимание: вы помогаете подчиненным развиваться, и они помогут вам выполнять вашу работу, потому что не только команда будет работать лучше, но вы сможете делегировать им больше полномочий.

У вас, как у ответственного руководителя, должен быть индивидуальный план развития для каждого, кто отчитывается перед вами. План будет частично построен на ежегодных результатах их работы и может состоять из графика личных консультаций, постановки отдельных задач и заданий, направленных на отработку навыков, а также предоставления курсов и других учебных ресурсов сотрудникам.

Критерии, определяющие, какое развитие необходимо, будут зависеть от анализа работы сотрудника, определения того, что необходимо для ее выполнения, а затем оценки того, соответствует ли работе уровень навыков сотрудника или же нужно его обучить. Кроме того, руководителю нужно предугадывать возможные перемены в работе, потому что они могут замедлить обучающий процесс в будущем. Темы для обучения могут быть совершенно разными (от технических навыков до личных качеств), но они должны содержать материалы, касающиеся ваших обязанностей и предполагать возможность их делегирования.

За какие задачи вам нужно будет взяться в течение следующего года, а какие можно передать другим, тем самым освободив себе время для новых дел? Очевидные варианты для делегирования задач – это те задачи, которые сотрудники уже могут компетентно выполнять. Будет намного больше возможностей для делегирования, если вы сначала обучите свой персонал.

Это может быть классический случай положительного баланса: сначала нужно инвестировать время, но результат будет того стоить. Жаль, если вас будет смущать продолжительность этого процесса, и вы решите от него отказаться. Ведь вы можете не только сэкономить время, но и получить другие преимущества делегирования: личная мотивация и стимуляция процесса управления организацией.

Просто самая времясберегающая фраза, существующая в языке

В офисах по всему миру разыгрывается эта сцена и отнимает невероятно много времени. Представьте, что руководитель занят в своем офисе, и тут к нему в кабинет заходит сотрудник.

– В чем дело? – спрашивает руководитель. И следует ответ:

– Я не уверен, как лучше поступить вот тут и тут, поэтому пришел посоветоваться с вами.

Руководитель на секунду задумывается. Он был занят – был поглощен работой и не хотел терять концентрацию – но уже поздно. Поэтому первой мыслью будет: как бы побыстрее разобраться с этим человеком и вернуться к работе. Если у руководителя есть возможность, он тратит минуту или две на то, чтобы объяснить, что делать, затем просит работника продолжать далее самостоятельно, и на этом краткое импровизированное совещание заканчивается. Руководитель может ответить любезно или резко, эффект почти тот же. И этот самый руководитель может наблюдать один и тот же сценарий по несколько раз в день. Но давайте предположим, что этого руководителя не будет в офисе несколько дней. В его отсутствие сотрудники будут сталкиваться с такими же ситуациями. Если бы руководитель был на месте, то они бы пошли и проконсультировались с ним. В отсутствие руководителя они просто продолжают работу. Когда руководитель возвращается в офис, что он наблюдает? Череду катастроф? Множество неправильных решений и ошибочных действий? Это весьма редкий случай. Результаты работы в его отсутствие наверняка нисколько не ухудшились, более того, все прошло бы на отлично.

Подумайте об этом. Я подозреваю, что многие руководители, если не большинство, припомнят такие ситуации. Почему так получается? Это классический пример мышления, что помочь людям будет быстрее, просто предоставляя ответ или принимая решение за них. Подчиненные вас слушаются, и жизнь продолжается. Я считаю, что это неправильно. Вам нужно рассматривать решение этой проблемы в долгосрочной перспективе, и здесь поможет самая времясберегающая фраза, существующая в языке.