Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей

ИСТОРИЯ УСПЕШНОЙ ПРАКТИКИ

Правила экономии времени

В каждом офисе нужно выполнять административные и бумажные дела. Это кажется рутиной, но такие дела, несомненно, полезны в некотором роде или должны быть таковыми! (Иначе зачем их выполняют?) Иногда в офисе многие не хотят заполнять формы. Люди знают, что это полезно, но в то же время они считают другие занятия более важными. Возможно, это так, но это не означает, что формы можно не заполнять; кроме того, сопоставление отдельных данных может предоставить ключевую информацию. И что же происходит? Люди откладывают заполнение форм, руководство получает их в неполном виде и позже установленных сроков, возвращает на доработку, иногда не один раз.

В одном из офисов произошла похожая ситуация: продавцы не вовремя заполняли контрольные формы для предоставления обновленной информации о продажах и базы данных клиентов. Продавцы, как известно, плохо справляются с отчетностью, вечно опаздывают со сроками сдачи формы, заполняют их иногда наполовину – и тогда приходится выпытывать у них оставшуюся информацию, и так происходит постоянно. Секретарь менеджера по продажам потратил время впустую, выпытывая у продавцов информацию, самому менеджеру по продажам постоянно приходилось объяснять своему начальнику, почему сравнительная статистика до сих пор недоступна, поскольку даже одно не исполненное в срок распоряжение не позволяло провести анализ. Дела шли неудовлетворительно, и нужно было предпринимать какие-то меры.

Менеджер по продажам задумался. Во-первых, он проверил, упрощена ли система до необходимого минимума и легки ли формы в своем заполнении. Он думал о различных проверках, но решил, что это только займет еще больше времени. Наконец, он перешел к следующей схеме: до тех пор, пока все не сдадут полностью заполненные требуемые формы в аккуратном и читабельном виде, никому из работников не будут возмещать ежемесячные расходы. Эврика! В одночасье ситуация изменилась, и теперь все формы стали сдавать вовремя. Более того, эффект продолжался, и сейчас я знаю ряд компаний, которые используют точно такой же стимул. Схема была сочтена разумной и необходимой, новое объявление было хорошо сформулировано, и результаты говорили сами за себя.

Самым важным моментом было то, что в команде пришли к договоренности о том, что определенные процессы просто должны осуществляться и не затягиваться надолго. Менеджер аккуратно придал работникам стимул, но может быть, в таких обстоятельствах можно было добавить правила.