Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей

В следующий раз, когда вас прерывают от работы, как в вышеописанном примере, попробуйте ответить: «Как вы думаете, что вам следует делать?» Возможно, человек не знает, что делать, но ваша настойчивость подстегнет его высказать хоть какие-то предположения. После этого спросите, какое из предложенных сотрудником решений он считает лучшим. Ответить на этот вопрос будет уже сложнее, и подчиненный может засомневаться. Однако раз персонал справляется, когда вас нет в офисе, то и в момент, когда вы задаете такие вопросы, работники чаще всего смогут найти хороший ответ (всего один правильный ответ в сфере бизнеса – редкое явление). Затем вы можете сказать что-то вроде: «Хорошее решение», и тогда подчиненный удалится, а вы вернетесь к своей работе.

И это не просто способ справиться с этой ситуацией эффективнее. В этом подходе есть ценность: он учит сотрудников уверенности принимать решения самостоятельно вместо того, чтобы отвлекать вас. Настойчиво применяйте этот метод. Ничего не выйдет, если вы будете забывать об этом, сосредоточившись на своих задачах, и по-прежнему отмахиваться от проблем подчиненных готовым решением. Каждый раз – каждый божий раз – когда кто-то заходит к вам в кабинет с вопросом о чем-то, с чем, по вашему мнению, он должен справиться без посторонней помощи, вы говорите: «Как вы думаете, что вам следует делать?» Это должно стать вашей коронной фразой. Так будет происходить до тех пор, пока подчиненные не поймут намек. Теперь каждый раз, когда они захотят обратиться к вам, то сразу же вспомнят ваш вероятный ответ.

Благодаря этому методу, такие вопросы будут появляться все реже и реже. Далее если они и продолжат вас о чем-то спрашивать, то дело сразу перейдет к следующему этапу: подчиненные придут с двумя-тремя продуманными вариантами и просто спросят, какое из них будет лучше. Сопротивляйтесь порыву дать ответ; спросите, что они думают. Вас поймут, и – барабанная дробь – вы перестанете терять время на подобные разговоры. Более того, вашим подчиненным этот способ тоже понравится, особенно если вы отметите, как хорошо они справляются с такими задачами, причем без посторонней помощи.

Употребление времясберегающей фразы – один из наиболее проверенных и полезных способов экономии времени, – и все, что вам нужно, – это некоторая настойчивость и решительность. Сначала вам может показаться, что этот способ занимает слишком много времени, но инвестиционная формула, безусловно, окупится. Можно сэкономить значительное количество времени, связанное, по сути, с количеством людей, которые отчитываются перед вами. Не будьте слабовольным, очень легко потерять свою решимость в напряженный момент и мгновенно продиктовать подчиненным готовое решение. Исключения из вашей последовательности просто отбросят вас назад в ваших стараниях. Но этот способ действительно работает в долгосрочной перспективе. Выдавая готовое решение подчиненным, вы оказываете им медвежью услугу, а также упускаете одну из лучших возможностей сэкономить собственное время.

Не душите подчиненных своим присутствием

Независимо от того, о какой работе мы говорим, о простом распределении или делегированных задачах, руководители должны предоставить членам своей команды пространство для выполнения задач, над которыми они работают. У руководителей иногда возникает соблазн без предупреждения наведываться к подчиненным, чтобы проверить, как продвигается работа. Чаще всего это происходит, когда задачи были делегированы впервые, и руководитель переживает, все ли будет выполнено правильно. Это обескураживает подчиненных, которые находятся только в процессе выполнения задачи, когда еще рано говорить об их результатах, – и это в конечном итоге может отсрочить дела и дать вам ложное представление о возможностях этих работников. Такие внезапные проверки только помешают рабочему процессу. И совершенно точно, они не прибавляют подчиненным мотивации.

Не душите подчиненных своим присутствием. Если нужно что-то проверить, в этом нет никаких проблем, но такие проверки необходимо предварительно согласовывать еще в начале работы. Тогда у исполняющих лиц будет представление о том, чего ожидать. Они смогут подготовиться к запланированным проверкам в оговоренное время, и тогда такие мероприятия будут, скорее всего, конструктивными – или даже излишними, поскольку подчиненные изначально выстроят свою работу таким образом, чтобы к моменту проверки все шло по графику.

Если вы согласуете проверки на этапе составления плана работы и сделаете их конструктивными, то вам не придется тратить на них много времени. Хорошо выполняющая работу команда под минимальным контролем – большое преимущество для любого руководителя, желающего сэкономить свое собственное время.

Мотивируйте подчиненных