Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей

Во-вторых, «рабочий обед». Он чаще всего происходит внутри компании и может быть очень простым – срочная встреча, назначенная на подходящее время, например с кофе и бутербродами, повышает продуктивность. Точно так же вы можете выйти перекусить с коллегой, чтобы обсудить конкретный вопрос, тот самый, который ранее не укладывался в ваш график. Все эти советы очень полезны. Иногда обеденный перерыв может быть поводом для отдыха, но помните, что у нас есть около 220 рабочих дней в году, а если обеденный перерыв – час, то за год мы потратим на него более 25 рабочих дней! Так что, безусловно, об этом стоит задуматься. И последнее предостережение: обратите внимание на то, что вы пьете в обед. Алкоголь может помочь расслабиться, но если вы потом уснете за столом, это точно не поможет улучшить продуктивность!

Подумайте об отгуле

Мы только что говорили о развлечениях, но они могут принимать разные формы, и некоторые из них требуют гораздо больше времени, чем просто обеденный перерыв. Корпоративные развлечения (и я не говорю о таких крупных групповых мероприятиях, как, например, спонсорские мероприятия) могут включать в себя самые разные занятия: от вечера в опере до вечера в караоке-баре; от дня на скачках до дня игры в гольф. О таких вещах, безусловно, нужно задумываться: не только потому что они связаны с реальными финансовыми затратами, они требуют также и временных затрат.

Возьмем в качестве примера игру в гольф. Можно разговаривать о делах, когда вы играете в гольф, и я не утверждаю, что такие занятия никогда не бывают полезными и должны быть полностью отвергнуты, но стоит трезво оценивать их реальные достоинства. То, что вам или вашему контакту понравится активность, – еще не показатель. Задайтесь вопросами.

• Что из этого выйдет?

• Действительно ли это продвинет отношения вперед?

• Есть ли другой способ достижения того же эффекта с меньшими затратами времени?

• Кто-нибудь еще может это сделать?

На все эти вопросы нужно ответить. Здесь играют роль и другие факторы. Гольф в субботу утром, а не в будний день, будет хорошим способом провести время, хотя многие могут провести это время с семьей. Если за один день вам нужно встретиться с тремя контактами, тогда вы можете распределить время иначе, чем когда есть только один.

Как мы уже говорили, всего одна игра в гольф не занимает слишком много времени, но это время суммируется. На две игры в гольф в месяц вы можете потратить время, равное целому дню, 5 % вашего рабочего времени. Вы всегда должны помнить об этом. Возможно, большая группа людей раз в месяц будет работать одинаково хорошо. Какие бы вещи такого рода не были частью вашей рабочей жизни, думайте о них не как о повседневной неизменной рутине, а как о времени, которое нужно использовать осторожно, как и любое другое. Тогда вы сможете принимать правильные решения и знать, что время не тратится впустую.

Как и где бы ни происходил контакт с другими людьми, его характер будет влиять на его продолжительность. Осознавая это, особенно с точки зрения негативных аспектов контакта, – и избегая этого, – вы сэкономите время.

Нет конфликта – нет потерянного времени

Теперь слушайте очень внимательно. Нельзя просто сидеть и лениво листать страницы, вы должны прочитать это как следует и… Нет… не с того я начал. Иногда подход, предназначенный, чтобы перейти непосредственно к делу и, следовательно, не тратить время, имеет обратный эффект. Это ведет людей по неправильному пути и может привести к недоразумению, несогласию или спорам, которые, в свою очередь, требуют времени для разрешения, и ситуация выходит из-под контроля. Конфликт – это не всегда плохо, если честно. Он может стать катализатором дискуссий, он может способствовать творчеству и побудить к достижению результатов, необходимых в деле. Но есть реальная разница между этим и тем, чтобы позволить ненужному конфликту нарушить бесперебойную работу и повлиять на ваше время. Я не предлагаю здесь принимать неправильные решения ради спокойной жизни, но в ряде областей следует избегать конфликтов. Рассмотрим их.

• Коммуникации. Может быть, необходимо убедить человека, а не задобрить, и время, потраченное на это, принесет выгоду.

• Соблюдение офисной политики (которая есть у всех компаний) может стать навязчивой и трудоемкой задачей; хотя ее игнорирование опасно в других отношениях, она должна оставаться на своем месте.

• Личность может оказаться важнее проблем; коммерческий разум диктует большую часть того, что направляет организацию, и распутывание личностных проблем, когда они выходят из-под контроля, требует времени.

• Интересы отделов также нужно учитывать.