30 привычек за 30 дней. План-капкан по наведению полного порядка в жизни

Чтобы впоследствии было проще, придется для начала поработать над подходом. Многие откладывают это дело, поскольку не осознают, сколько тратят впустую. Если вы посчитаете, сколько времени тратите на одни и те же задачи, тянуть дальше не останется никакого желания. Вы увидите, сколько часов в день уходит на них.

3. Если повторяющиеся задачи нельзя поставить на поток, выполняйте их скопом. Тогда вы будете тратить значительно меньше душевных сил.

Многие повторяющиеся задачи – это мелкие дела, на каждое из которых требуется минута-другая. Однако, разбросанные в течение дня, такие задачи лишний раз отвлекают. Допустим, вы каждую среду уделяете днем 10 минут на то, чтобы отправить новые сведения людям, которые входят в список вашей рассылки. Или каждую пятницу на несколько минут созваниваетесь с определенным поставщиком, чтобы обсудить пополнение запасов. Задачи эти совсем пустяковые, но из-за них вы отвлекаетесь – и после вынуждены настраиваться на работу заново. Что еще хуже, выполнять их еще быстрее, чем вы делаете сейчас, попросту не выйдет.

В таком случае решайте их друг за другом в строго определенное время. Вместо того чтобы отвлекаться на пять минут там, на 10 – здесь, выделите 45 минут, в течение которых вы будете непрерывно выполнять все подобные задачи. В итоге у вас останется меньше поводов отвлекаться, вы будете работать сосредоточеннее и начнете успевать еще больше.

4. Используйте специальные программы.

Выше я уже рассказывал о Wordpress. Эта система позволяет управлять содержимым сайтов: с ее помощью можно, например, ставить на поток публикацию новых статей. Wordpress – пример площадки, которая позволяет упорядочить работу над повторяющейся задачей. Статьи эта система за вас не напишет, конечно. Зато благодаря ей не придется тратить время на то, чтобы непосредственно выкладывать и форматировать написанное.

Похожим образом наверняка можно автоматизировать (пусть даже частично) хотя бы несколько повторяющихся задач. Допустим, вы ежедневно переносите данные из одной таблицы в другую. Почему бы не прописать один раз формулы, благодаря которым данные будут обновляться сами собой? Или, например, вы постоянно отправляете тем, кто у вас что-то купил, письма, где предлагаете определенные услуги, связанные с приобретенным товаром. Почему бы не создать интернет-магазин, через который подобные письма будут отправляться сами?

Одно из ключевых преимуществ подобных программ – они ставят повторяющиеся задачи на поток. Я, к примеру, пишу данную главу в программе для обработки текстов под названием Scrivener. Программа позволяет упорядочить все, что я пишу, и мгновенно сохранять созданное в разных форматах. Больше никаких мучений с Microsoft Word.

И вы тоже поищите программы, позволяющие поставить на поток те повторяющиеся задачи, которые до сих пор вас отвлекали.

5. Используйте Todoist. Отдельная задача – вспоминать о повторяющихся задачах. Если вы ежедневно записываете себе в список дел одно и то же, самое время прекратить.

Я уже рассказывал об этом сервисе в третьей главе. И теперь настоятельно советую им воспользоваться. Он позволяет упорядочить повторяющиеся задачи, чтобы вы ни в коем случае о них не забывали.

Предположим, вам необходимо каждую среду делать рассылку среди покупателей. Вы создаете в Todoist новую задачу и отмечаете, что ее необходимо выполнять каждую среду. В итоге эта задача каждую среду будет сама собой возникать в списке дел. И не придется каждый раз записывать ее заново.

Это еще один способ ускорить работу с повторяющимися задачами с помощью программ.

6. Пересматривайте список повторяющихся задач ежемесячно. Перечитывайте каждое из положений и спрашивайте себя: оно до сих пор приближает меня к моим целям? Повторяющиеся задачи со временем становятся обыденностью. Мы работаем над ними настолько часто, что перестаем осознавать их истинную значимость. А потому не спешим вычеркивать их из списка дел. Слишком к ним привыкаем. И едва ли задумываемся, нужно ли их вообще выполнять. Просто выполняем – и все.

Вполне может оказаться, что какие-то задачи можно совершенно безболезненно из списка вычеркнуть. И сберечь дополнительные силы и время.

День шестнадцатый Забудьте о многозадачности

«Те, кто делает несколько дел одновременно, просто ужасны во всех аспектах многозадачности».

– Клиффорд Нэсс, преподаватель из Стэнфордского университета

Все мы стараемся успеть кучу дел разом. И, если верить ученым, справляемся с этим отвратительно, пусть даже убеждаем себя в обратном.

Многозадачность притягательна по двум причинам. Во-первых, нам кажется, что так мы успеем больше. Во-вторых, нам приятно (как нам кажется) преуспевать сразу в нескольких направлениях.

Вот только впечатление это надуманное. В действительности мы не успеваем больше. Наоборот, многозадачность снижает нашу работоспособность.