Антистресс по-скандинавски. Руководство для тех, кто постоянно хочет в отпуск

Даже не надейтесь. Придется расставлять приоритеты, планировать свое время, не тратить его на чужие проблемы и проводить с пользой. Если вы сами не выделите себе свободное время, его просто не останется. Всегда есть чем заняться и с кем встретиться. Один руководитель из государственного учреждения как-то сказал:

«Я легко могу потратить всю рабочую неделю только на деловую переписку, контроль за составлением бюджета и ходом выполнения проектов, чтение заметок и поездки на встречи. А где мне взять время, чтобы пообщаться с сотрудниками или просто спокойно все обдумать? Я не представляю».

Другими словами, нужно вернуть себе контроль над своим расписанием – или как минимум попросить помочь секретаря (если он есть). Чтобы иметь возможность оценить происходящее, желательно выделять свободный час каждый день. Однако для большинства руководителей это невыполнимая задача.

Даже пара часов в неделю существенно меняют дело, но только если вы будете ревностно отстаивать свое право побыть в одиночестве и проводить его конструктивно по заранее составленному плану.

Если вы можете выделить на самоорганизацию только один час в неделю, мы рекомендуем следующее:

Составьте план на неделю вперед. Нужно подготовиться к важной встрече или презентации? Когда вы это сделаете? Есть ли встречи, на которые соглашаться не следовало, в которых вы предпочли бы не участвовать? Вы запланировали перерывы? Потратьте минут 20 и хорошенько продумайте предстоящую неделю.

Взгляните на общую картину. Нужно ли сообщить команде что-нибудь важное? Возникли кадровые вопросы или проблемы? Когда и как их лучше решить? Каково соотношение эмоциональной стабильности и напряжения в команде и у отдельных сотрудников? Выделите минут 20 на оценку ситуации.

Продумайте разговор с начальством (если оно есть). Нужно ли сообщить что-нибудь важное? Хотели о чем-нибудь спросить? Потратьте 10 минут на этот пункт.

Завершите прочие запущенные дела. Продумайте свои действия на следующий месяц: есть ли в перспективе важные встречи, семинары или направления работы, которые стоит обдумать или запланировать? Выделите около 10 минут на то, что постоянно откладывали.

Если у вас есть секретарь или стажер, можно привлечь его к работе над приведенными выше пунктами. В нашей практике часто встречались случаи, когда секретари отлично справлялись с ролью «внешней памяти» или «лобных долей» руководителя (помогали ничего не забыть, планировать и принимать решения).

Если вы понимаете, что список задач бесконечен, придется потратить этот час на расстановку приоритетов. Можно пользоваться матрицей, которую мы приводили выше.

Нужно смириться с тем, что некоторые пункты из списка задач будут раз за разом откладываться. Одни перестанут быть срочными и важными, а то и вовсе исчезнут. Другие останутся важными, но не настолько, чтобы на них нашлось время. Классический пример – разработка стратегии и плана развития. Опять же, решением будет специально выделить на них время и сделать все необходимое. Стратегия и план развития – ключевые инструменты управления, которые помогут предотвратить аврал. Стоит их определить и внедрить, как множество ежедневных проблем отпадут сами собой.

Попробуйте раз в месяц поработать из дома. Заблаговременно внесите этот день себе в график – не надейтесь, что свободное время появится как по волшебству. Руководители часто отмечают, что перспектива провести рабочий день в домашней обстановке помогает им оставаться спокойными в трудные периоды. Для человека в стрессовом состоянии целый день без встреч может принести огромное облегчение.

Правило 2: не хватайтесь за все подряд

Немало статей и книг написано о сложности[25] организации, о том, как трудно в ней разобраться и работать так, чтобы она не мешала. Мы настоятельно рекомендуем изучить этот вопрос. Может показаться, что ваша организация – огромная, бесформенная, нестабильная масса, которая зависит еще и от внешних факторов. Разобраться в ней очень сложно – если вообще возможно. Каждое принимаемое решение вплетается в сложную систему отношений и принципов. Каждый сделанный выбор влечет за собой несчетное количество потенциальных последствий.

Сложности не избежать, но можно научиться жить с ней и не дать ей себя поглотить.

Ниже мы перечислим способы, которые помогут руководителю укротить сложность.