Бизнес в стиле «Макдоналдс». Как превратить вашу компанию в стабильно работающий механизм

Каждая категория приборов имеет свой цвет – важно не путать приборы для разделки мяса, рыбы и овощей и уметь быстро их различать. Разный цвет имеет и инвентарь для уборки зала для гостей, рабочих цехов и туалета. Разные цвета мы используем и для маркировки продуктов в холодильнике – используем стикеры разного цвета по дням недели для скоропортящихся продуктов.

Когда на кухне все организовано четко и каждая вещь имеет свое место, новичку легче адаптироваться и влиться в работу. Со временем он привыкает, что нож лежит именно там, где он лежит, а не там, где его кто-то оставил. Взяв вещь в одном и том же месте раз-другой, работник в итоге запоминает ее расположение. Это помогает обучать сотрудников.

Очень часто в новых компаниях (особенно производственных), где еще не успела сложиться какая-либо система, можно увидеть не просто беспорядок, а настоящий хаос. Мой друг не так давно создал металлургическое производство. Он еще не успел рационализировать рабочее место, и поэтому там кругом невероятная грязь. Когда я бываю там, я невольно думаю о заводах Японии, где работники ходят в спецодежде, регулярно проводят уборки и уж точно не спотыкаются о повсюду валяющийся хлам, мусор и разбросанные вещи.

Каждый шаг человека равен одной секунде. В плохо организованном рабочем пространстве лишних шагов – пустых действий – очень много. Если бы их считали и переводили в цифры, мне кажется, существовало бы больше бережливых компаний.

Хотя изначально система 5S зародилась на производстве, этот метод может применяться далеко за его пределами: в здравоохранении, в образовании, в сфере услуг, в работе с информацией, в ИТ, в СМИ и т. д. 5S нужна там, где необходима грамотная организация пространства, а она необходима везде.

Решившись внедрить систему 5S, важно постараться, чтобы она не превратилась в простой набор техник, но стала способом мышления и поведения. 5S – это подход к бизнесу с позиции бережливости и грамотной организации всего: рабочего места, задач и даже мыслей в голове. Только с помощью такого порядка можно сократить количество потерь.

Причем, чтобы система 5S работала, она должна применяться в деятельности каждого сотрудника, от руководителя до уборщицы.

5S не предлагает перекраивать всю систему работы, она лишь помогает привести в порядок и эффективно использовать то, что уже есть. А это значит, что применять ее можно уже сейчас, начиная с самого себя.

Что делать, если проблемы в бизнесе не заканчиваются

В бизнесе не все всегда идеально, и это факт. Иногда жалуются клиенты, иногда падают продажи, иногда не хватает сотрудников, образуется повышенная текучесть персонала и ряд других естественно возникающих проблем.

Когда к вам придет осознание того, что все циклично и закономерно, вы начнете с гораздо большей легкостью воспринимать все проблемы и вас будет труднее застать врасплох. Вы будете смотреть на это другими глазами и стараться минимизировать такие вещи. В операционном бизнесе всегда что-то происходит и что-то случается, но надо понимать, что это нормально, и это самое «нормально» нужно постоянно улучшать.

Как запустить процесс непрерывного улучшения

В середине прошлого века американский ученый и консультант по менеджменту Эдвардс Деминг описал принцип непрерывного улучшения – PDCA, основанный на постоянном совершенствовании бизнес-процессов за счет четырех составляющих:

PDCA: Plan / планируй – Do / делай – Check / проверяй – Act / корректируй.

Суть в том, что все эти этапы цикличны и будут постоянно повторяться в процессе непрерывного совершенствования. Знаете почему? Потому что проблемы в бизнесе будут всегда, и решать их нужно всегда. Даже если решить все проблемы, то вскоре появятся новые, и это естественно. В бизнесе все меняется, и меняется очень быстро. Меняется рынок, конкуренция, привычки клиентов, сотрудники – всегда что-то происходит. Стабильность – это смерть, и чтобы решать проблемы, надо непрерывно расти и оттачивать бизнес-процессы.

Вот вам и цикл Деминга. Да, от проблем нельзя окончательно избавиться, но мы можем стремиться к их предотвращению. Если клиенты жалуются на что-то, мы это улучшаем, если сотрудники увольняются, мы разбираемся в причине и устраняем ее. И так до бесконечности.

Подходить к улучшению лучше всего системно: например, выявить для себя несколько важных блоков контроля. Они могут быть такими:

● качество продукта и сервиса;

● команда;

● эффективность и прибыльность.

Рассмотрим процесс системного улучшения на конкретной ситуации: нам начали поступать жалобы либо от клиентов, либо от тайных покупателей о том, что пицца стала приходить холодной или еле теплой. Тогда надо начинать работать с блоком качества и сервиса. План действий будет следующим.