Бухгалтерия без авралов и проблем. Руководство для главного бухгалтера

Если снова не помогает – тогда «выстрел на поражение». Служебная записка на имя генерального директора. Но опять-таки без эмоций и обвинений, а исключительно в конструктивной форме. Обозначаете проблему, причем обязательно в цифрах и с указанием последствий, к которым может привести отсутствие решения по данному вопросу. Пример служебной записки генеральному директору об оптимизации оборотных средств компании приведен ниже.

Генеральному директору

Иванову А. И.

От главного бухгалтера

Петровой Е. Н.

Служебная записка

Уважаемый Александр Иванович!

По данным корпоративной информационной системы 1С, за прошлый месяц из отдела материально-технического снабжения в бухгалтерию позже установленных сроков были сданы 53 счета-фактуры на общую сумму 1,18 миллиона рублей. В результате в бюджет был переплачен НДС в размере 180 тысяч рублей.

Также в прошлом месяце были представлены 24 счета-фактуры ненадлежащего качества на общую сумму 590 тысяч рублей (в том числе НДС – 90 тысяч рублей), исправление которых произошло также позже установленных сроков.

Так как данная ситуация повторяется из месяца в месяц, сумма в размере порядка 300 тысяч рублей постоянно заморожена в расчетах с бюджетом, в то время как дефицит оборотных средств приходится покрывать за счет овердрафта банка.

В случае существенности данной проблемы предлагаю провести рабочую встречу с вашим участием, а также с участием руководителя отдела материально-технического снабжения и главного бухгалтера. Цель рабочей встречи – выяснить причины задержек в предоставлении документов и рассмотреть возможные способы их устранения.

С уважением, Петрова Е. Н.

Дата, подпись

Может быть, в результате всех ваших действий ничего не изменится, но вы сделаете все, что в ваших силах, и самое главное, правильно – сберегая нервы и без претензий к вам со стороны генерального директора. Вы ведь его предупреждали.

Глава 14 Как построить эффективные коммуникации с внешними контрагентами

Общение с контрагентами компании традиционно входит в перечень основных функций бухгалтерии. Очень распространенной является ситуация, когда генеральный директор неформально включает менеджеров отдела сбыта или отдела снабжения в список так называемых «неприкасаемых», дело которых – заключить договор, а все остальное – забота бухгалтерии.

Как выстраивать отношения со смежными подразделениями мы поговорили в предыдущей главе, а сейчас речь пойдет о том, как наладить эффективную работу с внешними контрагентами.

14.1. Типы контрагентов по способу построения отношений

С точки зрения выстраивания отношений все контрагенты делятся по большому счету на две группы:

1. Контрагенты, от которых зависим мы.

2. Контрагенты, которые зависят от нас.

И для начала необходимо распределить всех контрагентов, с которыми работает ваша компания, между этими двумя группами.

С теми, кто зависит от нас, разговор короткий – если хотите работать с нами, выполняйте наши требования к оформлению и срокам передачи первичных документов. А если кто-то не будет их выполнять – невелика беда, этого контрагента мы с легкостью можем поменять на другого, более адекватного.

А от кого зависим мы? Во-первых, от государственных органов власти (налоговая инспекция, Пенсионный фонд, таможня, миграционная служба и т. д.). Во-вторых, от поставщиков-монополистов (например, Газпром, РЖД). В-третьих, от крупных покупателей нашей продукции. Таким контрагентам диктовать свои условия бессмысленно, и даже наоборот – нам зачастую самим приходится подстраиваться под их требования и сроки.

Как составить два списка контрагентов

Начать необходимо со списка тех, от которых зависим мы. Основной вопрос в том, кто должен утверждать список таких компаний.