Бухгалтерия без авралов и проблем. Руководство для главного бухгалтера

Ни в коем случае нельзя делегировать эту задачу руководителям смежных подразделений, например коммерческому директору или руководителю отдела снабжения. Если поручить составление такого списка им, то в него попадут практически все контрагенты, с которыми они работают. Это и неудивительно: с одной стороны, они со всеми дружат, а с другой – им это ничего не стоит, они ведь не платят бухгалтерии за время, потраченное на истребование правильно оформленных документов.

Поэтому утверждение списка – это прерогатива исключительно генерального директора. Он, как никто другой, заинтересован в том, чтобы этот список был максимально коротким, ведь чем длиннее он будет, тем больше ресурсов времени, а следовательно и денег, вправе потребовать за такое VIP-обслуживание главный бухгалтер.

Почему так важно выделить привилегированных контрагентов отдельно от остальных

Согласование списка VIP-контрагентов позволит существенно снизить расходы времени бухгалтерии.

Сейчас, как правило, бухгалтерия возится со всеми контрагентами без разбора. Объясняет, уговаривает, ругается, то есть тратит свое время на всех, включая самых мелких индивидуальных предпринимателей.

Когда же контрагенты разбиты на две группы, то возиться нужно только с первой группой. Да, с ними не поспоришь. Они сами диктуют нам свои правила игры, и мы должны под них подстраиваться. Бывает, что бухгалтерия вынуждена самостоятельно оформлять документы за особо важных поставщиков и привозить их, а поставщик только печать ставит и расписывается.

А что делать? Мы от них зависим. Но, как показывает практика, таких избранных контрагентов набирается не более 10 процентов от общего числа.

Все остальные 90 процентов автоматически попадают во второй список. Только представьте, как снизится ваша загрузка, когда все контрагенты официально разобьются по двум этим группам.

Утверждение списка привилегированных клиентов именно генеральным директором важно еще и с точки зрения улучшения взаимопонимания. В таком случае он не будет задавать вопросы типа: «А чем же занята целыми днями моя бухгалтерия?» Он будет понимать, за что платит бухгалтерам их заработную плату.

14.2. Как организовать работу с контрагентами, которые зависят от нас

Здесь все должно быть просто, понятно и стандартно. Единственное, что нужно сделать, – это создать регламентирующие документы на каждый случай взаимодействия. И обеспечить доступ контрагентам к этим документам – читайте и выполняйте.

Начать можно с самого элементарного, с установления приемных часов, например: «По всем вопросам обращаться в бухгалтерию ежедневно с 14:00 до 16:00». А для главного бухгалтера – отдельное время. Скажем, по вторникам и четвергам с 16:00 до 18:00.

Далее – график документооборота. Нужно установить комфортные для вас сроки поступления документов. Например, «ежемесячные акты об оказании услуг сдаются в бухгалтерию не позднее 5-го числа месяца, следующего за отчетным». И обязательно четко прописать порядок приема-передачи.

Затем необходимо разработать инструкцию по правильному оформлению документов – как оформить акт, накладную, счет-фактуру. К инструкции желательно приложить образцы заполнения и донести до всех контрагентов наше строгое правило – документы, оформленные не по образцам, приниматься не будут.

И последний ключевой момент – взаиморасчеты. Устанавливаем правило, согласно которому следующий аванс не выплачивается, если предыдущий не закрыт правильно оформленными документами. Все исключения из этого правила – только со служебной запиской от курирующего подразделения с визой генерального директора или лица, им уполномоченного.

Донести эту информацию до контрагентов можно несколькими способами. Например, сделать информационный стенд перед входом в бухгалтерию. Еще лучше – создать соответствующий раздел на сайте компании и при возникновении любых вопросов не тратить время на долгие разъяснения, а рекомендовать всем читать этот раздел.

Не лишним будет создать стандартный договор и указать в нем все перечисленные выше ключевые условия, связанные с графиком документооборота и порядком взаиморасчетов. А контроль исполнения условий договоров настроить при помощи внутренних отчетов из бухгалтерской программы.

14.3. Какая внутренняя отчетность потребуется для эффективной работы с контрагентами

Официальной отчетности, которую бухгалтерия формирует по запросам внешних пользователей или в соответствии с действующим законодательством, для эффективного контроля процессов в текущем режиме явно недостаточно. Поэтому необходимо настроить формирование комплекта внутренней отчетности, которая позволяла бы оперативно выявлять все отклонения от установленных правил работы с контрагентами.