Бухгалтерия без авралов и проблем. Руководство для главного бухгалтера

Понятно, что отчетность все равно сдается вовремя, но встает вполне закономерный вопрос – а зачем компании столько бухгалтеров? Может быть, сократить одного-двух, распределить их работу среди остальных – и все будет в порядке?

На самом же деле бухгалтерия все успевает лишь благодаря двадцатичасовому рабочему дню главного бухгалтера, который работает буквально на износ. И чем больше у него в подчинении сотрудников, тем острее стоит проблема эффективного делегирования.

Генеральный директор хочет видеть в руководителе каждого подразделения, в том числе и бухгалтерии, прежде всего эффективного управленца. И чем виртуознее главный бухгалтер управляет своими сотрудниками, тем выше генеральный директор оценивает его профессионализм.

И еще один важный момент. Генеральный директор, как правило, человек очень занятой, поэтому многих позитивных процессов, происходящих в бухгалтерии, он просто не замечает. Главному бухгалтеру не нужно стесняться или тем более жалеть времени на то, чтобы рассказывать о своих успехах. Здоровый, ненавязчивый пиар нужен обязательно.

Одна женщина, главный бухгалтер, во время празднования дня рождения компании пригласила генерального директора на медленный танец. Во время танца она умудрилась как бы к слову сообщить ему: «Какая сегодня чудесная погода, да, кстати, вчера мы в бухгалтерии такую вещь сделали…» Это очень важно. Мы ведь никого не обманываем – просто выстраиваем эффективные рабочие взаимоотношения.

Глава 13 Как добиться от смежных подразделений качества и своевременности поступления первичных документов

13.1. Разъяснить, помочь и заинтересовать

Хорошая система учета помогает бизнесу. Плохая – мешает. И в этом заключается одна из главных причин взаимной нелюбви менеджеров и бухгалтеров. Бухгалтерия зачастую создает вещь в себе – учет ради учета, а потом удивляется, когда менеджеры небрежно относятся к первичным документам. Коронная фраза менеджеров: «Зачем? Нам-то что с этого? Вот нужно это бухгалтерии – пусть она этим и занимается».

Чтобы уменьшить количество проблем с первичкой, необходимо минимизировать разницу между оперативной и бухгалтерской системами учета.

Например, продукция не может быть отгружена покупателю со склада без оформления пакета сопроводительных документов. А сформировать его можно только в информационной системе, данные из которой автоматически и моментально попадают в бухгалтерскую систему. Это то, к чему нужно стремиться. В действительности же зачастую эти две системы разрозненны, а данные в бухгалтерскую программу попадают не оперативно и с ошибками.

Правильно настроенная информационная система позволит также существенно повысить контроль над движением документов.

Например, к счету 19 «Налог на добавленную стоимость» можно привязать справочник «Возможность предъявить НДС к зачету», и если счет-фактура по той или иной поставке отсутствует, выбирать статью «нет счета-фактуры», а если неправильно оформлена – статью «заменить счет-фактуру».

Одновременно к счету 19 привязывается справочник «Ответственный отдел», благодаря которому можно в любой момент сформировать отчет о суммах «зависшего» НДС по причине отсутствия первичных документов в разрезе ответственных отделов. И таким образом установить персональную ответственность за истребование документов у контрагентов.

Как вариант аналитику «Ответственный отдел» можно привязать к справочнику «Договор», так как смежные подразделения курируют те или иные договоры. А аналитику «Договор» привязать к счету 19.

В табл. 13.1 приведен пример отчета, который позволяет увидеть дебиторскую задолженность по авансам, выданным и не закрытым накладными или актами, в разрезе ответственных отделов, а также сроков возникновения задолженности.

Таблица 13.1. Пример отчета по авансам, выплаченным поставщикам (формируется на любую дату)

Трения со смежными подразделениями происходят еще и из-за того, что менеджеры не всегда могут понять, чего именно хочет от них бухгалтерия. Что ни сделаешь – все неправильно. Стоит ли удивляться, что менеджеры становятся раздражительными, а качество первичных документов остается низким!

Нужно максимально облегчить процесс работы с документами для «соседей». Полезно создать для менеджеров небольшие инструкции в виде памяток на все случаи жизни. Поехал в командировку по России – собери то-то и оформи так-то. Поехал в командировку за границу – другая памятка. Купил что-то под отчет за наличные деньги – третья. Хотим, чтобы привез правильно оформленный счет-фактуру – даем образец заполнения.