Бухгалтерия без авралов и проблем. Руководство для главного бухгалтера

Основных помех несколько, о них мы и поговорим.

7.1. Скрытые резервы для роста общей производительности труда в бухгалтерии

Время от времени, когда генеральные директора по тем или иным причинам обращают свой взор на численность сотрудников компании, они стремятся ее сократить. Например, дают указание: в течение трех месяцев снизить численность в среднем на 10 %. Если главный бухгалтер знает, что его подчиненные не расслабляются, работают эффективно и полностью загружены, то он должен доказать директору свою позицию.

Нужно зайти в кабинет с уверенностью в глазах, которую генеральный директор, как отличный психолог, должен сразу заметить, и таким же уверенным голосом сказать: «На меня возложены такие-то функции, в таком-то объеме, требующие такого-то количества сотрудников такой-то квалификации. Если необходимо, я могу представить соответствующие расчеты». Как сделать такие расчеты, мы уже говорили выше.

Но перед тем как идти к генеральному директору, нужно тщательно разобраться в скрытых резервах своего подразделения, которых, как правило, всегда можно найти немало.

Резервы времени в бухгалтериях есть, но они не всегда видны главному бухгалтеру. На первый взгляд, все его подчиненные напряженно трудятся. Но когда я начинаю глубже разбираться в эффективности этой работы в компаниях, которые заказывают услугу по наведению порядка в бухгалтерии, то она зачастую оказывается существенно ниже, чем могла бы быть.

Основных подобных резервов два.

Первый резерв повышения эффективности – неравномерность загрузки

Мы уже говорили: чем квалифицированнее сотрудник, тем больше он загружен. Причем часто теми делами, которые он вполне бы мог делегировать. Основная причина в том, что нам не хватает времени активно заниматься обучением младших бухгалтеров, у нас плохо налажено наставничество со стороны более опытных сотрудников. Нам не хочется учить – проще сделать самим. Это неправильно. Ситуацию нужно менять, иначе генеральный директор скажет: «Я вижу, что у вас из двенадцати человек только четыре действительно работают, а остальные занимаются непонятно чем, загружены лишь наполовину». И ответить ему на это нечего. Требование сократить численность будет выглядеть в такой ситуации вполне обоснованно.

Второй резерв – выполнение высококвалифицированными сотрудниками низкоквалифицированной работы

Это логическое продолжение первого резерва. Старшие бухгалтеры плохо делегируют дела младшим, выполняя работу ниже своей квалификации. Это не может понравиться генеральному директору, потому что высококвалифицированный сотрудник, какую бы работу ему ни поручили, будет требовать зарплату, соответствующую своей компетентности, и никак не меньше. Как говорил один мой знакомый: «За двести долларов в час я могу и в ларек за сигаретами сбегать. Но вам это надо?»

В одной компании, занимающейся производством рекламы для радио и телевидения, работают несколько бухгалтеров, которые постоянно жалуются на то, как им здесь скучно и неинтересно. Бухгалтеру по основным фондам надоели «эти несчастные основные средства», бухгалтеру по расчетам с поставщиками – «эти несчастные поставщики». Сплошное однообразие, никакого роста и развития. А все дело в том, что все они в прошлом были главными бухгалтерами в небольших фирмах, теперь же трудятся в крупной компании простыми бухгалтерами на отдельных участках.

Они жалуются, но при этом не увольняются, потому что теперешняя их зарплата выше, чем тогда, когда они были главбухами. Просто компания очень прибыльная и может себе позволить такие оклады, даже в бухгалтерии. Естественно поэтому, что всё ограничивается только разговорами, а уходить никто никуда не хочет. В то же время главный бухгалтер, чувствуя нехватку рабочих рук, приходит к генеральному директору и просит выделить еще одного-двух человек. А тот отвечает: «Слушай, я молчал, пока ты не приходила, но теперь скажу все, что обо всем этом думаю. Можешь мне объяснить, почему мы платим этим шести бухгалтерам по восемьдесят тысяч в месяц? Давай снизим им зарплату до сорока тысяч, то есть до уровня, соответствующего работе, которую они выполняют. А на сэкономленные деньги можно взять еще шесть человек. И если они захотят уволиться – не беда, найдем бухгалтеров, уровень квалификации которых соответствует нашим требованиям».

Бесполезно просить у директора увеличения штата, пока не устранены столь явные перекосы. Поэтому одна из задач главного бухгалтера – не допускать их возникновения.

7.2. Основные причины низкой эффективности, с которыми сотрудники должны бороться непрерывно и самостоятельно

Недостаток знаний и навыков