Бухгалтерия без авралов и проблем. Руководство для главного бухгалтера

Зачастую в бухгалтерии не хватает людей, потому что имеющиеся в распоряжении главного бухгалтера сотрудники работают медленно. А это происходит не только из-за свойств их личности. Очень распространенная причина – незнание, что можно выполнять свою работу быстрее. Например, люди не в курсе возможностей программного обеспечения, которое имеют в своем распоряжении. Помните, я приводил пример с галочкой «Разобрать по копиям»? Сотрудник тратил много времени на сортировку экземпляров, вместо того чтобы настроить принтер на автоматическую сортировку. Иногда бухгалтеры просто не умеют грамотно организовать свой рабочий процесс.

Приведу еще пример. В структуру одного агропромышленного холдинга входит сеть сельских магазинов. Помимо прочего в них, как водится, продается ликеро-водочная продукция. И бухгалтер, ответственный за учет в этих магазинах, должен был еженедельно вручную проводить инвентаризацию спиртных напитков. Выглядело это так: женщина приезжала в магазин, проверяла по очереди все полки и записывала данные в тетрадь. Затем возвращалась на рабочее место и на основании своих тетрадных записей заполняла отчет в программе MS Excel. Отчет нужно было составлять в разрезе видов спиртного (вино – столько-то бутылок, водка – столько-то, пиво – столько-то и т. д.), а записи в тетради она делала одним списком, все вперемешку. И поэтому на формирование отчета у нее уходила масса времени, ей приходилось постоянно оставаться на работе по вечерам. Так бы все и продолжалось, если бы главный бухгалтер не обратила внимания на эти постоянные задержки и не попросила объяснить их причину.

Когда главбух во всем разобралась, она нарисовала в тетради разработочную таблицу, где каждый тип спиртных напитков был выделен в отдельный столбец, и научила бухгалтера ее заполнять. После таких нехитрых усовершенствований обработка результатов инвентаризации стала занимать в несколько раз меньше времени.

И таких примеров – множество. О некоторых из них, например о слабом знании возможностей Excel, я уже рассказывал в главе, посвященной инвентаризации рабочего времени. Да что говорить об Excel, если бухгалтеры нередко даже своей основной бухгалтерской программой умеют пользоваться лишь отчасти. А когда требуется отступить от привычных действий, они начинают испытывать трудности и тратят много времени, действуя методом проб и ошибок.

Конечно, проще прийти к генеральному директору и попросить дополнительную штатную единицу. Но пока он будет интуитивно чувствовать, что есть резервы, а мы не сможем аргументированно, с цифрами в руках защитить свою позицию, разрешения на дополнительного сотрудника не добиться. Поэтому повышение не только профессиональной квалификации, но и компьютерной грамотности сотрудников бухгалтерии должно быть регулярным.

Усталость и конвейерный характер труда

Чем дольше выполняешь монотонную работу без перерывов, тем сильнее снижается производительность. Глаза утомляются, тяжело сосредоточиться, все строчки на экране начинают сливаться – надо отдыхать. Руководитель должен так распределять работу (и учить этому сотрудников), чтобы уставать меньше, а успевать больше.

Усталость возникает, как правило, из-за неправильно спланированного рабочего дня. Либо монотонный сидячий труд не сопровождается достаточным количеством перерывов, либо утром, в самые продуктивные часы, выполняется наиболее легкая работа, а на вечер остается самая тяжелая. Рядовым бухгалтерам сложно самим эффективно спланировать свой рабочий день, главный бухгалтер должен обязательно им в этом помочь.

Существует очень хороший норматив – после каждых 50 минут монотонной работы надо сделать десятиминутный перерыв. Можно также отдыхать, переключаясь с умственного труда на физический, и наоборот. Главное, чтобы эти переключения носили не хаотический характер, когда все кому не лень отвлекают бухгалтера от дел, а были под контролем. Например, бухгалтер 50 минут подряд вводил накладные, потом пошел в архив, отнес накопившиеся пачки документов, заодно и отдохнул, размялся.

Самый лучший способ борьбы с усталостью – полноценный отдых. Причем понятие «полноценный» – абсолютно субъективное. Кому-то нужно провести выходные, уйдя в дальний пеший поход, а кто-то хочет просто выспаться. Некоторым для отдыха достаточно двух дней, а другим и двух недель мало – нужен месяц.

И чем ценнее сотрудник, тем тщательнее должен быть составлен для него график «работа-отдых», так как человек, не отдохнувший полноценно, трудится неэффективно.

Отпуск должен быть обязательно. Не нужно себя обманывать – две недели в году никого не спасут и ничего страшного за это время не случится. В январе главный бухгалтер предупреждает всех, включая генерального директора: «С 1 по 15 августа я ухожу в отпуск, меня не будет». И время от времени об этом напоминает, чтобы все планировали свои неотложные дела заранее, с учетом этого отпуска.

Высокая совокупная сложность труда бухгалтерии