Бухгалтерия без авралов и проблем. Руководство для главного бухгалтера

Расскажите об основных причинах низкой эффективности работы своим подчиненным и продемонстрируйте на конкретных примерах, как им поступать. Остальное должны сделать сами сотрудники. Безусловно, найдутся те, кто не захочет меняться. Но это уже криминал, и с такими сотрудниками нужно расставаться без сожаления и как можно скорее – толку от них мало, а возиться с ними приходится много.

7.3. Основные причины низкой эффективности работы сотрудников, которые может устранить только главный бухгалтер

Неконтролируемые отвлечения с разных сторон

Весь день в бухгалтерию «не зарастает народная тропа». То приходят, то звонят и отвлекают вопросами о суммах, датах, контрагентах. В результате бухгалтеры никак не могут сосредоточиться на обработке документов: вот уже и обед, а стопка не уменьшилась, да и еще новые подкинули.

На одном крупном комбинате (примерно 12 000 сотрудников) кабинет главного бухгалтера мало того, что размещался на первом этаже, так еще и не имел приемной. Любой человек, открыв дверь, видел главбуха и мог отвлечь его от работы. И вопросы задавались самые разные. Например: «Не подпишете ли мне расходный кассовый ордер?» Хотя у главного бухгалтера было пять заместителей, которые запросто могли это сделать. Но это еще цветочки. Как-то я сидел у нее в кабинете и стал свидетелем того, как заглянул какой-то человек и попросил объяснить, где находится буфет.

Особенно меня удивляет, когда телефон главного бухгалтера публикуют на сайтах. Такого не должно быть ни в коем случае, так как шквал посторонних звонков начинает нарастать с каждым днем. Надо сразу же менять номер телефона.

Нередки случаи, когда главный бухгалтер сидит в одной комнате со своими подчиненными. Мало того что его постоянно отвлекают не только чужие, но и свои сотрудники, так еще и теряется ореол таинственности, который обязательно должен сохраняться у любого руководителя.

Идеальный вариант для главного бухгалтера – собственный кабинет, отделенный от коридора приемной с секретарем. Если нет возможности держать секретаря, то кабинет должен располагаться внутри комнаты, где сидят остальные бухгалтеры.

Желательно также установить приемные часы (например, с 15:00 до 16:00), когда главного бухгалтера можно отвлекать вопросами. Безусловно, это правило не будет распространяться на генерального директора и прочее высшее руководство, но оставшимся сотрудникам – а их 99,95 %, придется к нему привыкнуть. А главбух будет знать, что в этот час лучше ничего серьезного не начинать: не углубляться в справочно-правовую систему, не вчитываться в важный договор, потому что к нему будут постоянно обращаться с различными вопросами.

Я рекомендую ввести приемные часы и у остальных бухгалтеров. Причем установить определенное время для ответов на вопросы и определенное – для приема первичных документов и т. д. Пока этого не сделано, все вопросы будут преподноситься как архисрочные и требующие немедленного разрешения. Оно и понятно – для соседних подразделений так проще. Но как показывает практика, после перехода на строгое соблюдение этого правила ничего особенного не происходит.

Очень хороший инструмент – дежурные сотрудники. Если в бухгалтерии работает, например, пять человек, то в понедельник может дежурить Маша, бухгалтер по материалам. Она будет принимать удар на себя, общаясь со всеми в компании и с контрагентами. Звонить станет возможно только ей, а все остальные выключат телефоны и примутся нормально, не отвлекаясь работать. У Маши, конечно, день будет практически потерян, зато все остальные смогут как следует потрудиться. Во вторник дежурство примет Наташа, которая, в свою очередь, тоже спасая остальных бухгалтеров, потеряет этот день, и т. д.

Иногда мне говорят: «А как же специфика? Ведь участки учета разные!» Но если собрать и проанализировать все поступающие вопросы, то окажется, что на подавляющее большинство из них (например: «а зарплату уже перечислили на карточки или еще нет?») сможет ответить любой бухгалтер. Разъяснения по немногочисленным узкопрофессиональным вопросам дежурный получит у соответствующего бухгалтера: Маша подойдет к Наташе и спросит у нее. Помимо снижения затрат времени на бесполезные отвлечения это очень хороший способ разобраться в специфике соседних участков. Тем самым бухгалтеры повысят свой профессиональный уровень, что упростит процесс подмены друг друга на время болезней или отпусков.