Бухгалтерия без авралов и проблем. Руководство для главного бухгалтера

А чего стоят ручные проводки при закрытии месяца, применяемые из-за отсутствия автоматизированной процедуры? Работа на одном из самых важных участков делается фактически вручную. А потом все, что «состряпано» таким образом, приходится очень тщательно перепроверять. О какой эффективности работы может идти речь?

Более подробно о том, как правильно автоматизировать работу бухгалтерии, мы поговорим далее, в отдельной главе.

В оттачивании технологий работы, повышении технической обеспеченности и уровня автоматизации есть еще один плюс, и весьма существенный. Учитывая сложившееся мнение о кадровом голоде на рынке труда (я с этим совершенно не согласен, но об этом – позже), упорядочение работы позволяет снизить негативное влияние так называемого человеческого фактора. Чем лучше выстроен процесс, тем меньше вероятность, что на каком-то этапе будет совершена грубая ошибка, влекущая за собой тяжкие последствия. Только на упорядочение работы полагаться, конечно, не стоит. Сотрудники не должны превращаться в бездумных роботов. Однако там, где можно минимизировать ручной или бестолковый труд, это надо сделать обязательно.

Низкий уровень общей организованности

Как-то я сотрудничал с крупной компанией, офисы которой размещались в двух соседних зданиях. На 14:00 было назначено совещание с участием трех отделов: снабжения, бухгалтерии и IT-специалистов. Мы с программистами должны были прийти в главное здание, и я поторапливал их, так как до начала совещания оставалось пять минут. А они отвечали: «Да ладно, куда торопиться, бухгалтеры все равно опоздают!» Я настаивал: «Пусть опаздывают, но мы должны прийти вовремя».

Расхлябанности допускать нельзя. Раз совещание назначено на 14:00, значит, к этому времени все должны быть на месте. Иначе получится так: программисты уверены, что бухгалтеры опоздают, а бухгалтеры не торопятся, так как считают, что программисты никогда не приходят вовремя. В результате восемь человек в течение 15 минут ждали двоих, а бесполезные потери составили в общей сложности 8 × 15 = 120 минут, или два часа рабочего времени.

Другой пример связан с постоянными задержками на работе. Чего греха таить, иногда бухгалтеры манипулируют руководителем, задерживаясь по вечерам и объясняя это большим объемом работы. На самом деле в течение рабочего дня они расслабляются, а к вечеру начинают нагонять упущенное. Этому способствуют и особенности характера: есть целая категория людей, которые все делают в самый последний момент.

Вы знаете, как в одной компании очень быстро решили эту проблему (причем получилось это абсолютно случайно)? Офис переехал в здание, которое находилось практически в лесу, туда два раза в день ходил корпоративный автобус: к 9:00 сотрудников привозили, а в 18:00 увозили. Если бухгалтер что-то не успевал к сроку, то нужно было либо идти пешком три километра, либо ночевать в офисе, либо добираться на такси, что достаточно дорого. Это сделало сотрудников очень дисциплинированными. И все стали всё успевать, поскольку не было другого выхода.

А если у вас нет возможности «переехать в лес», то можно решить вопрос организационными средствами: издать распоряжение, согласно которому любая задержка оформляется служебной запиской: «Мне нужно сегодня на столько-то задержаться по такой-то причине». Тогда бухгалтеры будут оставаться после работы только по действительно важным причинам. Ведь слишком частые служебные записки могут дать повод главному бухгалтеру усомниться в уровне их профессионализма.

7.4. Несколько простых, но действенных приемов совершенствования процесса работы

Существует еще несколько способов повышения эффективности работы бухгалтерии. Одни из них требуют для внедрения некоторого количества времени или определенных денежных вложений (например, приобретение аппарата, позволяющего сканировать большие объемы документов), а другие абсолютно бесплатны и могут быть внедрены хоть на следующий день после прочтения этой книги.

Условно все эти способы можно разделить на два вида: технологические и психологические. Вот несколько примеров технологических приемов.

Все электронные документы сотрудников – на файл-сервер

Я уже упоминал про необходимость создания файл-сервера, то есть компьютера в сети, на котором должны храниться все рабочие файлы сотрудников компании. Для каждого подразделения на файл-сервере создается своя папка, например «Бухгалтерия» или «Юридический отдел». В каждой папке создаются папки второго уровня, например, в «Бухгалтерии» – «Инструкции на рабочие места», «Учет рабочего времени бухгалтеров», а также личные папки для каждого бухгалтера («Иванова», «Петрова» и т. д.).