Бухгалтерия без авралов и проблем. Руководство для главного бухгалтера

Если поручить монотонную работу (например, наведение порядка в архиве документов) не одному, а двум или трем бухгалтерам, то им будет гораздо веселее трудиться вместе. А раз веселее – значит, и быстрее.

Глава 8 Какую инфраструктуру необходимо создать для эффективной работы бухгалтерии

Обязательные условия эффективного подразделения – это харизматичный (но не в смысле «яркий», а в смысле «уважаемый») лидер в лице главного бухгалтера и адекватные сотрудники. Вы поймете, что это мое искреннее убеждение, когда оцените объем главы, в которой говорится о работе с кадрами. Кадры – это основная составляющая успеха. Все остальное – поддерживающая инфраструктура, к которой относятся должностные инструкции, инструкции на рабочие места, описания бизнес-процессов, информационные системы, а также некоторые небольшие, но важные технологические приемы.

И если без хороших кадров обойтись нельзя, то без инфраструктуры в принципе можно. Но вот только зачем? Для чего каждый раз преодолевать одни и те же сложности, совершать одни и те же подвиги, когда можно стандартизировать ежедневную рутину и тратить время не на нее, а на более творческие дела? Да и качество текущей работы повысится, при этом времени на проверку результатов будет расходоваться существенно меньше.

Эта глава о том, как правильно построить рабочую инфраструктуру.

8.1. Какие моменты обязательно стоит отразить в Положении о бухгалтерии и должностных инструкциях

Зачем нужны документы, регламентирующие деятельность бухгалтерии? К сожалению, достаточно часто регламентирующие документы создаются по принципу «так положено» или «чтобы было».

К таким документам относятся прежде всего Положение об отделе и должностные инструкции сотрудников. Написали, утвердили у руководства, вложили в красивую папку и поставили на полку.

Например, должностная инструкция, составленная по шаблону отдела кадров, как правило, содержит очень много вводной информации: каким должен быть стаж работы, какими знаниями должен обладать сотрудник, кому подчиняться. В то время как его прямые обязанности описываются лишь обобщенно.

Между тем и Положение, и должностные инструкции должны быть ни в коем случае не формальностью, а живым инструментом в деле наведения порядка в бухгалтерии.

Как правильно написать Положение о бухгалтерии

Прежде чем разрабатывать Положение о бухгалтерии, нужно понять, для чего оно будет использоваться. Основных целей три – определение места бухгалтерии в компании, формирование структуры отдела, а также разработка системы мотивации.

Определение места бухгалтерии в компании – это максимально четкое разграничение полномочий с другими подразделениями. Например, в процессе работы по снижению дебиторской задолженности покупателей и заказчиков принимают участие два подразделения – бухгалтерия и отдел сбыта. В Положении о бухгалтерии указывается, что она предоставляет информацию о наличии дебиторской задолженности, а в Положении об отделе сбыта прописывается ответственность за истребование этой задолженности у контрагентов на основании информации, полученной из бухгалтерии.

Разграничение полномочий прописывается в разделе «Взаимодействия и связи», и для эффективной работы необходимо, чтобы все положения об отделах составлялись и корректировались одновременно и не противоречили друг другу.

Сформировать структуру бухгалтерии поможет раздел Положения, который называется «Функции подразделения». Например, если на бухгалтерию возложена задача по трансформации отчетности по РСБУ в МСФО, то у главного бухгалтера должна появиться штатная единица «заместитель главного бухгалтера по МСФО».

Подробно описанные в Положении функции бухгалтерии должны быть также источником информации для разработки системы мотивации. В компаниях, где внедрена система ключевых показателей эффективности, размер премиальной части вознаграждения бухгалтера складывается из трех составляющих – результатов работы конкретного сотрудника, всего отдела и всей компании. Перечень показателей эффективности работы отдела должен полностью соответствовать перечню функций бухгалтерии, прописанных в Положении.

Какие разделы важно включить в должностную инструкцию

В открытых источниках можно найти большое количество шаблонов и примеров должностных инструкций для сотрудников бухгалтерии. Поэтому я не стану перечислять все разделы, а остановлюсь лишь на тех, которые, с одной стороны, являются существенными, а с другой – нередко упускаются из виду.

Во-первых, функции бухгалтера, прописанные в должностной инструкции, так же как и в Положении о бухгалтерии, должны четко соответствовать перечню показателей системы мотивации, а именно первой ее составляющей – набору ключевых показателей эффективности конкретного сотрудника.