Бухгалтерия без авралов и проблем. Руководство для главного бухгалтера

Во-вторых, в должностной инструкции нужно описать не только административное, но и функциональное подчинение. Например, бухгалтер, ответственный за ведение книги покупок, имеет право требовать от всех бухгалтеров, работающих на своих участках со счетами-фактурами, своевременного и правильного проведения документов. Или бухгалтер, ответственный за дебиторскую задолженность контрагентов, вправе контролировать качество работы бухгалтера, разносящего платежи. Отдельно стоит сказать о том, что функциональное подчинение может не ограничиваться только рамками бухгалтерии, а распространяться и на соседние подразделения.

В-третьих, и это очень важно, необходимо продумать и зафиксировать в должностных инструкциях систему взаимозаменяемости бухгалтеров, закрепить так называемых дублеров. Каждая инструкция должна содержать информацию о том, какую должность может замещать данный сотрудник, а также, в свою очередь, кто замещает данного сотрудника на время его отсутствия. При этом замещение может быть не полным, а частичным, что также указывается в инструкции. Например, на время отсутствия бухгалтера участка № 8 его обязанности в части формирования Книги покупок осуществляет бухгалтер участка № 3, а в части учета расчетов с поставщиками – бухгалтер участка № 5.

На всякий случай во избежание ненужных недоразумений, которые могут возникнуть с сотрудниками, не лишним будет включить в каждую должностную инструкцию пункт о том, что в случае производственной необходимости помимо перечисленных функций на сотрудника могут быть возложены по решению руководителя и иные функции.

И так же как в случае с положениями об отделах, при составлении должностных инструкций необходимо обеспечить их непротиворечивость друг другу. Если в одной инструкции указано функциональное руководство по какому-то участку, то в другой должно быть зеркально прописано функциональное подчинение. Поэтому перед тем, как писать должностные инструкции, рекомендуется сформировать сводные таблицы с кратким описанием функций всех должностей. Пример такой сводной таблицы по дублерам приведен в табл. 8.1. Сводные таблицы позволят не только ничего не упустить, но и равномернее распределить общую загрузку между отдельными бухгалтерами.

8.2. Что такое инструкции на рабочие места и как их написать

Еще одним очень важным, но при этом очень редко используемым в работе бухгалтеров документом является инструкция на рабочее место. Сразу хочу определиться в терминах – речь сейчас пойдет уже не о должностных, а именно о рабочих инструкциях.

Таблица 8.1. Дублеры (замещение сотрудников)

Должностные инструкции составляются для того, чтобы распределить и четко зафиксировать обязанности, права и ответственность бухгалтеров и сотрудников смежных подразделений. А для объяснения того, как именно сотруднику следует выполнять текущие операции, они не предназначены. Поэтому помимо должностных инструкций бухгалтеры должны иметь еще и рабочие инструкции.

Инструкция на рабочее место – это то, что, например, пишет Марина, которая будет заменять Свету, пока она в отпуске. Наверняка вы не раз наблюдали следующую картину. Незадолго до отпуска Света зовет Марину, чтобы объяснить, что ей нужно будет делать. Марина подходит, радуясь, что сейчас можно будет «просто послушать», то есть отдохнуть. Однако, очень быстро понимая, что не получится все запомнить, она говорит Свете: «Подожди, подожди, сейчас запишу». После чего начинает судорожно искать на столе листок бумаги и ручку. Находит один листочек, который тоже быстро заканчивается, берет второй и продолжает записывать то, что ей говорит Света. Да и на мониторе у Светы свободного места нет – все в стикерах с мини-инструкциями, и под оргстеклом тоже какие-то записи для ежедневного пользования.

Наши бухгалтеры в своей текущей работе не пользуются должностными инструкциями, они пишут себе инструкции рабочие. И единственное, что нужно сделать в рамках проекта по наведению порядка в бухгалтерии, – систематизировать этот процесс. Чтобы сотрудники делали это не по принципу «кто во что горазд», а правильно.

При этом именно сам бухгалтер должен написать для себя инструкцию, так как лучше всех знает особенности своей работы. А контролировать корректность ее написания должен руководитель, так как в дальнейшем он будет контролировать правильность выполнения задач.

Очень важно, чтобы инструкции были написаны простым, понятным языком. Настоящий профессионал не усложняет, а, наоборот, все упрощает. Не надо тратить огромное количество времени на придумывание затейливого вступления или витиеватых фраз. Рабочая инструкция – это своего рода катехизис, свод ответов на вопросы в формате «что делать, если…» по каждому бухгалтерскому участку.