Бухгалтерия без авралов и проблем. Руководство для главного бухгалтера

1. Бухгалтер принимает от кладовщиков отдела материально-технического снабжения (ОМТС) все приходные складские ордера (ПСО) до 5-го числа (включительно) месяца, следующего за отчетным.

2. Если число, указанное в п. 1, попадает на выходной или праздничный день, то все ПСО сдаются не позднее последнего предвыходного или предпраздничного дня.

При этом обобщаем ее на аналогичные случаи, так как 5-е число может выпасть не только на выходной, но и на праздничный день.

Очень важно во второй редакции то, что в пункте 2 дается ссылка на пункт 1, вместо того чтобы повторно писать «5-е число». Использовать гиперссылки очень удобно, так как это позволяет минимизировать затраты времени и сил на корректировку инструкций. Пятое число может быть заменено, например, четвертым. И гиперссылки позволяют не искать по всему тексту места, где оно используется, а найти самое первое упоминание этого числа и исправить его. Все остальные ссылки на него исправлять не понадобится.

И снова бухгалтер и кладовщики живут душа в душу, пока не происходит «самое страшное». Один из кладовщиков принес в срок не все документы, часть их он передал бухгалтеру позднее 5-го числа. Что делать? Принимать или давать от ворот поворот? Опять-таки не нужно самодеятельности, необходимо снова согласовать этот вопрос с главным бухгалтером.

После согласования появляется третья редакция инструкции, в которой дается еще два рабочих дня, чтобы принимать опаздывающие документы.

1. Бухгалтер принимает от кладовщиков отдела материально-технического снабжения (ОМТС) все приходные складские ордера (ПСО) до 5-го числа (включительно) месяца, следующего за отчетным.

2. Если число, указанное в п. 1, попадает на выходной или праздничный день, то все ПСО сдаются не позднее последнего предвыходного или предпраздничного дня.

3. Если ПСО принесены позже сроков, указанных в пп. 1 и 2 настоящей инструкции, то такие документы принимаются от кладовщиков только вместе с объяснительной запиской на имя главного бухгалтера:

– до числа, указанного в пп. 1 и 2, плюс 2 рабочих дня включительно, принимаются бухгалтером к учету в отчетном месяце;

– после числа, указанного в пп. 1 и 2, плюс 2 рабочих дня включительно, принимаются к учету в следующем за отчетным месяце.

Но здесь есть нюанс. Документы, передаваемые 6-го и 7-го, обязательно должны сопровождаться объяснительной запиской кладовщика о том, по какой причине произошла задержка.

Почему мы даем два дополнительных дня? Потому что как люди ответственные хотим максимально зачесть затраты текущего месяца и снизить налоги. Но без объяснительной не обойтись. Если кладовщикам дать волю, они 90 % документов будут приносить в самый последний момент, а это означает ежемесячные авралы, при которых придется работать с документами на этом участке и по ночам.

Оформление объяснительных записок позволит дисциплинировать кладовщиков (надо ведь указать уважительную причину, а если ее нет – кладовщик постарается успеть все вовремя, чтобы не оказаться виноватым), а также поможет разобраться в причинах возникновения подобных ситуаций. Возможно, какие-то действительно объективные обстоятельства мешают им выполнять свою работу в срок. Можно будет устранять эти причины, постепенно выстраивая весь бизнес-процесс.

Таким образом, сколько вопросов возникнет, столько и указывается в инструкции. Причем понятным языком, так как вторая по распространенности и по значимости ошибка при написании инструкций – попытка придумать мудреные фразы. Как будто люди опасаются, что если они напишут инструкции простыми словами, то это будет выглядеть несолидно, непрофессионально. Повторюсь, не надо усложнять. Чем проще стиль изложения, тем легче использовать эти рабочие инструкции.

Другой пример – инструкция бухгалтеру по расчету заработной платы.

1. Не позднее 5-го числа месяца, следующего за отчетным, получить от всех подразделений и отделов компании табели учета рабочего времени (перечень подразделений и отделов смотреть в документе «Организационно-функциональная структура (ОФС)»).

2. Если число, указанное в п. 1, выпадает на выходной или праздничный день, получить табели не позднее дня, следующего за выходным или праздничным днем.