Бухгалтерия без авралов и проблем. Руководство для главного бухгалтера

3. Если в сроки, указанные в пп. 1–2, табели не представлены какими-то отделами, то до 12 часов дня, следующего за днем истечения срока, передать главному бухгалтеру служебную записку с перечнем отделов, не представивших табели.

4. Приступать к расчету заработной платы только при наличии всех табелей учета рабочего времени,

5. Начислить заработную плату в течение 24 часов с момента получения последнего табеля.

Здесь все то же самое, только кроме ссылок на дату есть еще ссылка на документ «Организационно-функциональная структура» (ОФС), за который несет ответственность другое подразделение – отдел кадров.

Организационно-функциональная структура в компании, как правило, часто меняется, и если мы будем перечислять в инструкции бухгалтера все названия подразделений, нам придется постоянно ее обновлять. Это неэффективно и неправильно – работа по своевременному внесению изменений в ОФС входит в обязанности отдела кадров. Но при этом бухгалтер при начислении зарплаты не должен ни о ком забывать. Поэтому файл «Организационно-функциональная структура» размещается в доступном для бухгалтера месте, а в инструкции на него делается гиперссылка.

Отдел кадров вносит свои изменения, а бухгалтер, рассчитывая зарплату, открывает этот документ и видит актуальный список подразделений. И если в компании появился отдел стратегического развития, а бухгалтер не начислил его сотрудникам зарплату, значит, отдел кадров вовремя не внес в ОФС необходимые изменения.

Идеальное место для хранения файлов, имеющих свойство постоянно обновляться и при этом используемых разными сотрудниками, – файл-сервер. Это компьютер в сети, к которому есть доступ у всех пользователей. При необходимости можно настроить доступ определенных сотрудников только к строго определенным папкам. В то время как хранение важных файлов на локальных компьютерах и отсутствие файл-сервера заметно осложняет эффективную совместную работу.

Принцип существенности

Часто сотрудники ленятся задавать вопрос письменно и говорят руководителю: «Да ладно, что тебе, трудно ответить, что ли? Минутный вопрос, а ты меня заставляешь инструкцию писать!» Это в корне неправильно. Существенность вопроса определяется не скоростью его озвучивания, а другими параметрами.

Если из-за отсутствия в инструкции какого-либо разъяснения снижается эффективность работы или качество изготавливаемого продукта, то это существенно и должно быть обязательно описано. Например, если сшивать счета-фактуры по горизонтали сверху, то часто вне зоны видимости оказывается важная часть шапки и с этой пачкой документов становится очень неудобно работать. Поэтому мы пишем в инструкции, что счета-фактуры сшиваются в пачки только по вертикали. Если это несущественно – пишем просто: «нужно сшивать». А как именно сшивать – оставляем на усмотрение бухгалтера.

Что же касается главного аргумента сотрудников – времени, то на устные разговоры его тратится гораздо больше, чем кажется на первый взгляд. Три минуты руководитель потратил на ответ одному сотруднику, а назавтра пришел другой и задал тот же самый вопрос. Десять сотрудников – уже 30 минут. А два подобных «маленьких» вопроса – уже час. И самое главное, что один и тот же сотрудник, как правило, через некоторое время забывает суть ответа и снова задает тот же самый вопрос. Время утекает как песок сквозь пальцы. Разговоров много, а результата практически нет.

В данном случае главный бухгалтер должен быть непреклонен: «хотите получать от меня ответы на свои вопросы – пишите инструкции».

Как сделать так, чтобы сотрудники своевременно обновляли инструкции

Если инструкции просты, удобны в использовании и на самом деле будут помогать в работе, а вы как руководитель проявите последовательность и не станете баловать сотрудников ответами на их устные вопросы, то проблем с поддержанием рабочих инструкций в актуальном состоянии возникать не будет.

Обновлять рабочие инструкции необходимо каждый раз, когда существенно изменяются условия работы бухгалтеров. Такие изменения могут быть вызваны, например, утверждением нового регламента взаимодействия между отделами или сотрудниками, внедрением нового программного продукта или переходом на его новую версию.