Бухгалтерия без авралов и проблем. Руководство для главного бухгалтера

3. Примеры текстового описания операции (пример рабочей инструкции)

Пункт 3.5.2.1. Ежедневное отслеживание приходов-уходов сотрудников

Сотрудник административно-хозяйственного отдела (АХО) ежедневно в течение рабочего дня фиксирует в MS Excel время прихода и ухода сотрудников компании.

Пункт 3.5.2.5. Уточнение неявок

Ежедневно, после 11:00 менеджер отдела кадров (ОК) на основании данных, фиксируемых сотрудником АХО, уточняет у руководителей подразделений причину неявок сотрудников за текущий день, а также ранних уходов сотрудников за предыдущий день. После уточнения выполняет записи по сотрудникам в 1С: Зарплата и Кадры.

В рамках этого метода нужно понять всего четыре определения:

1. Очерченная область. Это субъект, в качестве которого может выступать как конкретный сотрудник, так и целый отдел, а при необходимости и вся компания.

2. Операция. Это действие, которое совершает субъект. Обозначается любой геометрической фигурой – овалом, прямоугольником и т. д. Главное, чтобы эта фигура отличалась от фигуры, обозначающей актив.

3. Актив. Это ресурс, используемый для осуществления операции, или ее результат.

4. Стрелка. Это просто стрелка, она показывает связь между операциями и активами.

Существуют также два несложных правила, которые нужно соблюдать при описании бизнес-процессов.

Первое – все операции, осуществляемые тем или субъектом, помещаются внутри очерченной области. Размещение операции на границе двух очерченных областей недопустимо, так как непонятно, кто именно за нее отвечает. И если такое в компании есть (а такое случается нередко, что и побуждает к формализации процессов), то нужно выделить промежуточный актив – результат работы одного подразделения, который передается в другое подразделение. В этом случае актив размещается именно на границе двух очерченных областей. Если же он размещается внутри очерченной области, то это внутренний продукт того или иного подразделения.

Второе – операции обязательно должны чередоваться с активами. Операция – стрелка – актив – стрелка – операция – стрелка – актив и т. д. Две операции, идущие друг за другом, недопустимы, так как результатом каждой должен быть актив, иначе непонятно, зачем она нужна. Это, кстати, хорошая проверка на бестолковые операции. Если по их окончании нельзя явным образом выделить результат или он никому не нужен, то с этими операциями что-то не так. Также невозможное явление – два актива, идущих друг за другом. Не бывает, чтобы «договор не завизированный» вдруг сам стал «договором завизированным». Между ними обязательно должна быть операция «визирование договоров».

Теперь вернемся к схеме, представленной на рис. 8.2. Схема, размещенная на одном листе, описывает весь процесс кадрового учета в компании. В этом процессе задействовано четыре подразделения, начиная с административно-хозяйственного отдела. Сотрудник АХО фиксирует время приходов-уходов сотрудников в таблице MS Excel, а затем этим файлом пользуется отдел кадров, внося данные в табель в 1С. В табель попадает и другая информация – отпуска, командировки и т. д. Сформированный табель передается в бухгалтерию для расчета заработной платы. Передача осуществляется не в традиционном бумажном виде, а в электронном – в 1С. Но это не значит, что актива нет. Он существует в виде пополненной базы данных в информационной системе.

На создание этого описания ушло всего несколько часов (даже не дней, не говоря уже о месяцах). Пообщались два часа с руководителем отдела кадров, потом еще за пару часов набросали схему – и опять показали руководителю. Еще через час схема была согласована. Метод описания настолько простой, что мы даже не учили никого этим четырем терминам. Человек, глядя на схему, все понимал самостоятельно.

Описание бизнес-процессов методом технологических карт создавать очень легко. Схема строится с использованием программы Microsoft Visio, которая либо уже входит в пакет Microsoft Office, либо ее можно недорого приобрести в любом магазине, торгующем программным обеспечением. Научиться работе в Visio можно за несколько дней (сравните с несколькими семестрами в институте), а описав первый бизнес-процесс, делать это с другими по имеющемуся шаблону станет еще проще.

Такой документ совсем не боязно подписывать. В нем все настолько понятно, что в дальнейшем никаких подводных камней можно не опасаться.

И с сопровождением этих схем тоже нет особых проблем. Допустим, функция формирования сводного табеля решением генерального директора передается из отдела кадров в бухгалтерию. Для этого нужно зацепить курсором прямоугольник «формирование табеля в 1С» и перетащить его из одной очерченной области в другую. И все! Все связи и стрелочки при этом сохранятся. Две минуты – и измененный бизнес-процесс готов к очередному утверждению.