Бухгалтерия без авралов и проблем. Руководство для главного бухгалтера

Упомяну еще одно важное свойство метода технологических карт. Описание бизнес-процессов можно достаточно просто и гармонично состыковать с инструкциями на рабочие места. На рис. 8.2 все процессы имеют собственный номер, например «3.5.1. Прием сотрудника на работу». Это не что иное, как заголовок к соответствующей инструкции. Программа MS Visio позволяет добавить к любой надписи на схеме гиперссылку, по которой можно перейти к тексту самой инструкции. Таким образом, графическое описание предназначено для руководства, которое должно контролировать бизнес-процессы в целом, а рабочие инструкции, где все расписывается подробно, по шагам, – для рядовых сотрудников. Описания бизнес-процессов также должны храниться на файл-сервере.

Начинать наводить порядок в бухгалтерии я рекомендую с создания и согласования схем бизнес-процессов, чтобы была возможность увидеть картину в целом. Только после этого стоит описывать каждую операцию, входящую в схему, в виде подробной инструкции. Это позволит систематизировать процесс написания инструкций, а также сделает данную работу более понятной для самих сотрудников.

8.4. Основные требования к правильной настройке бухгалтерской программы

Сейчас уже сложно представить, что всего несколько десятилетий назад вся бухгалтерская работа производилась на счетах и арифмометрах. Даже калькуляторов не было. Мой сын, когда ему было восемь лет, спросил: «Папа, а ты в детстве в какие компьютерные игры играл?» Я ответил: «Тема, я в детстве в компьютерные игры не играл, потому что домашних компьютеров еще не было». Он очень удивился.

В современных бухгалтериях компьютер есть у каждого сотрудника. И на нем обязательно установлена бухгалтерская информационная система. И вроде бы все хорошо, но, к сожалению, эффективность работы в 1С или в других учетных программах зачастую далека от идеала.

В одной компании бухгалтер по учету основных средств запускает перед обедом процедуру начисления амортизации, и в течение обеденного перерыва амортизация начисляется более чем по 10 000 объектов. В другой компании, где 3500 основных средств, бухгалтер запускает автоматическую процедуру на ночь и отчаянно надеется, что к утру ничего не зависнет и все проводки будут выполнены. Или, проводя каждую накладную по отдельности, бухгалтер всякий раз несколько минут ждет, когда документ проведется. При этом работать параллельно в другом окне нельзя, так как опять-таки все может зависнуть.

Поэтому большое значение имеет личность программиста, сопровождающего информационную систему. К сожалению, у многих из них сугубо процессный подход к работе: «Работает ведь система – чего вы еще от меня хотите?» Нам же нужен именно результат, чтобы система не просто работала, а работала правильно, в данном случае – быстро, затрачивая не более одной секунды на проводку.

Конечно, можно купить компьютер (или сервер) помощнее. Кстати, ссылка на старое оборудование – это самая распространенная отговорка программистов. Однако существует целый ряд технических приемов повышения производительности информационной системы и без обновления оборудования.

Например, есть два типа пользователей информационных систем. Первый – это сотрудники, которые вносят в нее данные. Второй – пользователи отчетности. Когда и те и другие подключены к одному серверу, быстродействие системы в целом резко падает. Если переключить пользователей отчетности на резервный сервер (на котором сохраняются архивные копии), то нагрузка на основной сервер снизится, а скорость обработки первичных документов возрастет. Как правило, архивные копии автоматически сохраняются каждую ночь, поэтому пользователи отчетности будут получать информацию по состоянию на вчерашний день. В 95 % случаев им этого вполне достаточно. Тех же, кто захочет видеть отчетность день в день, можно оставить на основном сервере.

Второй пример – расчет заработной платы. Допустим, в компании работают 1000 человек и существует 10 начислений и удержаний. Автоматическую процедуру можно настроить двумя способами: проверить фамилию сотрудника по всему списку начислений и удержаний, затем проверить второго сотрудника, третьего… и так тысячу раз. А можно взять начисление или удержание и по нему обработать все фамилии, затем взять второе удержание и точно так же его обработать. В этом случае автоматическая процедура будет выполняться существенно быстрее.

Подобных примеров очень много. И если программист говорит, что ничего сделать нельзя, то либо он недостаточно профессионален, либо ленится.