Бухгалтерия без авралов и проблем. Руководство для главного бухгалтера

Правильная автоматизация должна также минимизировать ручной рутинный труд и снижать влияние человеческого фактора. В одной организации главный бухгалтер принципиально отказалась автоматизировать процедуру заполнения налоговых регистров и деклараций, так как, по ее словам, не хотела упускать контроль над процессом. На самом деле автоматизированное формирование и контроль друг другу не мешают. Более того, автоматизированное формирование существенно снижает риск случайных ошибок и позволяет облегчить функцию контроля. Если в отчетности выявляется неверная цифра, значит, ошибка где-то в первичных документах, так как сам расчет делает программа по заданному алгоритму. Если же у нас процесс заполнения регистров и деклараций производится вручную или в программе MS Excel, ошибка может быть и в первичке, и где-нибудь в многочисленных промежуточных расчетах. И найти такую ошибку гораздо сложнее.

Перебивать платежки вручную из 1С в «Банк-Клиент» и обратно – непозволительное разбазаривание рабочего времени. Расходы на программистов, которые автоматизируют этот процесс, очень быстро окупятся. И чем больше платежек оформляется ежемесячно, тем меньше срок окупаемости. Кстати, при выборе банка, в котором нужно открыть расчетный счет, необходимо учитывать качество онлайновых услуг, предоставляемых этим банком.

Бухгалтеру, первичному учетчику, должно быть удобно работать в информационной системе. Если ему некомфортно, то и времени потратится больше, и качество первичной информации будет оставлять желать лучшего.

Например, при оформлении прихода товарно-материальных ценностей обнаруживается брак, который надо возвратить поставщику с оформлением возвратной накладной. Бухгалтер должен иметь возможность проставить в приходном ордере напротив этого материала признак «брак», а затем автоматически сформировать возвратную накладную, не вводя заново наименование поставщика, название материала и его количество. Если такой возможности нет, то бухгалтер не только будет дольше работать, но и может допустить ошибку в названии материала. Это, в свою очередь, повлечет «красноту» в остатках и долгие разбирательства в конце месяца, откуда эта «краснота» взялась.

Отдельное внимание следует уделить удобству визуального интерфейса. К счастью, бухгалтерские программы нового поколения обладают в этом отношении бóльшими возможностями, чем предыдущее поколение (например, версия 1С 8.0 по сравнению с 1С 7.7). В частности, кнопки на экране можно увеличить, поменять местами, раскрасить. И это не праздное развлечение – чем удобнее интерфейс программы, тем быстрее и качественнее работает бухгалтер.

Везде, где можно упростить работу в информационной системе, надо это делать. Начинать следует с самых трудоемких задач, автоматизация которых принесет наибольший эффект. Тогда в бухгалтерии будет правильная автоматизация и гораздо больше порядка.

8.5. Как наладить эффективное взаимодействие с программистами

Главные бухгалтеры задают много вопросов о взаимоотношениях с отделом информационных технологий. А так как эти вопросы носят достаточно специфический характер, рассмотрим их отдельно.

Наиболее популярных вопросов по большому счету всего три:

1. Кто должен писать техническое задание на доработку – бухгалтер или программист?

2. Как бороться со срывом сроков? Переходим, переходим на новую версию, а перейти все никак не можем.

3. Что лучше – держать в штате собственных программистов или нанимать сторонние компании? От кого больше проку?

Начнем с того, что техническое задание на свою работу должны писать сами программисты, потому что никто не сформулирует его лучше, чем тот, кто будет его выполнять. Сначала бухгалтерия устно ставит задачу. Затем программисты пишут ТЗ, а бухгалтерия его утверждает. В больших компаниях для этих целей есть специальный сотрудник: он собирает заявки от пользователей, обобщает их, структурирует и дает задание программистам.

А как выстроить сам процесс взаимодействия? Можно, например, обмениваться служебными записками. Но доработок, как правило, достаточно много, и при этом часто приходится отвечать на уточняющие вопросы программистов, возникающие в процессе удовлетворения пожеланий бухгалтерии. Чтобы не утонуть в переписке и при этом постоянно держать ситуацию под контролем, самое полезное – завести реестр доработок.

Для его ведения можно использовать MS Excel или специализированное программное обеспечение, предназначенное для осуществления технической поддержки пользователей (системы Help Desk).

В запросах на доработку необходимо максимально просто, кратко и четко изложить суть проблемы или пожелания. Чем понятнее для программиста будет запрос, тем быстрее и качественнее он его реализует.

Все запросы делятся на три группы:

1. Требования к результату (например, исправить что-то в алгоритме расчета НДС в соответствии с изменениями в законодательстве).

2. Требования к интерфейсу (например, сделать так, чтобы кнопка «Провести документ» была в два раза больше по размеру и в нижнем углу экрана).