Бухгалтерия без авралов и проблем. Руководство для главного бухгалтера

Отсюда рождается простая схема накопления и хранения инструкций. Представьте себе лист формата А4, на котором содержатся и вопрос, и ответ. Это уже инструкция. Два листочка – две мини-инструкции и т. д. Затем заводится папка, в которую эти листы подшиваются, на папке делается надпись «Инструкция на рабочее место бухгалтера по учету ТМЦ» – и инструкция по принципу бератора готова. Если какой-то ответ потерял свою актуальность, то устаревший лист из папки изымается, а на его место вставляется другой, с обновленным содержанием.

Меньше формализма – больше практического смысла и удобства использования.

К слову, одной из наиболее распространенных и при этом ключевых ошибок при написании инструкций является попытка сесть и описать всю свою работу сразу. Причем не только то, что есть сейчас, а еще и то, что было и может когда-нибудь повториться, а также то, чего никогда не было, но чисто теоретически вполне может произойти.

Результат такой работы, как правило, печален. Из-за постоянной текучки написание инструкций превращается в бесконечную и очень неприятную обязанность с неясными перспективами. Как и в случае с учетом рабочего времени сотрудники начинают жаловаться, ссылаться на занятость, трудное детство и нехватку витаминов.

Поэтому не надо вспоминать, что случилось за последние 120 лет существования компании, и тем более задумываться над тем, что может случиться. Иногда можно увидеть такие фантазии… Кстати, в одной высокоразвитой стране в инструкциях для полицейских и прочих оперативных служб существует раздел, посвященный высадке на Землю представителей инопланетных цивилизаций: «Если прилетят инопланетяне, то делать нужно то-то и то-то», по пунктам. Но это не наш путь. Бухгалтерия – не оперативная служба, да и невозможно предусмотреть все, что может произойти. Вот когда прилетят инопланетяне, тогда и напишем, что делать в таком случае и как это отразится на сроках сдачи налоговой отчетности. «Если в оплату продукции придет вексель третьих лиц…» Может, он никогда и не придет, а мы на это описание потратим свое время. Но если это все же произойдет, то бухгалтер придет к главному бухгалтеру и спросит, как быть, а затем добавит этот пункт в инструкцию.

Я даже могу предложить норматив на раздумья. Сели писать инструкцию – делайте это без остановки, пока мысли приходят в голову. Если задумались дольше чем на 15 минут – значит, пора заканчивать. Для первоначального варианта вы написали вполне достаточно. В процессе работы и по мере необходимости инструкция будет дополняться.

Примеры рабочих инструкций

Ниже приведен пример первоначального варианта инструкции.

1. Бухгалтер принимает от кладовщиков отдела материально-технического снабжения (ОМТС) все приходные складские ордера (ПСО) до 5-го числа (включительно) месяца, следующего за отчетным.

Как видите, первоначальный вариант может состоять всего лишь из одной фразы. И это уже инструкция. И кладовщикам, и бухгалтеру ясно, что делать.

И так они живут месяц, другой, третий, пока не случается «страшное». Пятое число попадает на субботу. Что делать? Самодеятельный бухгалтер сам примет решение – или ограничит крайний срок пятницей, или перенесет его на понедельник. И тем самым превысит свои полномочия. Бухгалтер инициативный посоветуется с руководителем. Он может понимать, что правильнее – до пятницы, а не до понедельника, но принимать решение – не в его компетенции. Сотрудник должен прийти к главному бухгалтеру не только с вопросом, но и с вариантами ответа. А высший пилотаж – это когда из нескольких вариантов правильный, по мнению бухгалтера, ответ обведен кружком.

Когда сотрудники приходят с вариантами ответа, это означает, что они предварительно все обдумали, возможно, даже почитали соответствующую литературу. Это отличная возможность повысить свой профессиональный уровень, ведь мы хотим, чтобы они были настоящими бухгалтерами, а не операторами по вводу данных.

В этом случае бухгалтер приносит варианты ответа – понедельник и пятница. Пятница обведена кружком. «Почему пятница?» – спрашивает главный бухгалтер. «Ну как почему? – говорит сотрудник. – Я-то и до понедельника подожду, а Наташе уже будет тяжело на следующем участке свои сроки выдержать, ведь до 20-го числа надо уже весь отчет сдать». – «Молодец, Маша! Все правильно понимаешь. Я твой ответ утверждаю».

Важно отметить, что вопрос обязательно должен оформляться письменно. С одной стороны, его можно сразу подшить в папку-бератор, а с другой – когда вопрос фиксируется на бумаге, его формулировка становится более четкой. Задавая устный вопрос, человек сам иногда до конца не понимает, о чем именно спрашивает. А вот руководитель должен дать именно устный ответ. Сотрудник его записывает, а главбух проверяет, правильно ли тот все понял. Если все верно, руководитель утверждает эти дополнения для инструкции на рабочее место.

Итак, мы дополняем инструкцию, делая вторую редакцию.