Бухгалтерия без авралов и проблем. Руководство для главного бухгалтера

Иногда к главному бухгалтеру поступают такие документы, что лучше бы их вовсе не было. Бывает непонятно, зачем их принесли на согласование или на утверждение. Не тратьте на них свое время. Заведите для таких документов отдельную папку или отдельный лоток на столе. Раз в неделю берите линейку, отмеряйте снизу этого лотка 5 см, и все бумаги, оказавшиеся ниже этой отметки, отправляйте в шредер. Если по прошествии недели никто не поинтересовался судьбой документа, значит, вы правильно сделали, что не читали его.

Когда таких документов много – можно отмерять еженедельно по 10 см.

Транзитные счета (всю информацию – в проводку)

Очень часто в бухгалтериях установлен следующий порядок: до тех пор, пока первичный документ не будет оформлен правильно, он в информационную систему не вносится. Особенно это касается актов об оказании услуг. Вот так и теряются документы: отдали менеджеру, чтобы он отвез контрагенту исправить (например, вместо факсимиле поставить «живую» подпись), а менеджер про это забыл. Аванс поставщику уплачен, услуга оказана, все довольны, кроме бухгалтерии.

Время от времени, когда с оборотными средствами становится туго, генеральный директор вызывает главного бухгалтера и настойчиво просит объяснить, почему не уменьшается дебиторская задолженность, в том числе и по авансам выданным. И почему затраты не списываются на себестоимость, а НДС не предъявляются к зачету.

И главбуху приходится в авральном порядке, отвлекая бухгалтеров от текущей работы, готовить расшифровку: кто, за что и по какой причине должен и насколько эта задолженность просрочена.

Чтобы этого не происходило, можно завести транзитный субсчет к счету 60, на котором собирались бы подобные неправильно оформленные документы. К этому транзитному счету привязывается дополнительная аналитика: «Ответственный менеджер». И настраивается отчет, позволяющий в любой момент получить информацию о суммах зависших документов в разрезе ответственных менеджеров. Можно также установить нормативный срок исправления ошибок, например месяц. И в очередной раз, когда генеральный директор стукнет кулаком по столу, представить ему отчет только по просроченным документам.

Можно и не дожидаться гнева генерального директора, а время от времени показывать этот отчет начальникам подразделений, чтобы они сами придавали менеджерам ускорение в нужном направлении.

Использование опыта передовых сотрудников

Почему один бухгалтер успевает все и уходит домой вовремя, а другой задерживается на работе и все равно ничего не успевает? Возможно, потому, что у второго гораздо больше работы. А может быть, и нет. Просто первый умеет организовать свою работу гораздо технологичнее.

Сотрудников, чья производительность выше, чем у коллег, всегда видно невооруженным глазом. Полезно разобраться, в чем секрет эффективности их работы, и обучить остальных тем технологиям, которые поддаются тиражированию.

При распределении работы очень важно учитывать, что все бухгалтеры – обычные люди, со своими слабостями, которые нельзя запретить директивно. А если нет возможности запретить – нужно их использовать. Поэтому в дополнение к технологическим приемам совершенствования работы, описанным выше, иногда полезно применить некоторые психологические приемы. Вот они.

Подбор работы в соответствии с характером человека

Если организационно-функциональная структура позволяет, можно попробовать перераспределить работу между сотрудниками в зависимости от склада их характера. Кому-то нравится монотонная деятельность. Он готов целыми днями вбивать первичные документы в информационную систему, но при этом творческую работу терпеть не может. А кто-то, наоборот, от рутины впадает в тихую ярость, зато любит общаться с людьми, например разговаривать с контрагентами о погашении дебиторской задолженности.

Составление индивидуального графика работы

Если человек – «сова», то пусть лучше придет на работу на час позже, ведь утром от него все равно нет практически никакого толку. А после работы – задержится, так как к вечеру его рабочая активность возрастает.

Правильное распределение задач в течение рабочего дня

Нужно научить сотрудников выполнять наиболее важные дела в самое продуктивное время (например, утром), а самые приятные (например, разбирать бумаги на столе) – в самое непродуктивное (вечером, когда голова уже мало что соображает). Тогда в течение дня они будут успевать гораздо больше.

Часто бывает, когда бухгалтер, придя на работу, говорит: «Ой, надо на столе разобраться». И занимается этим в самые активные часы, а вечером, когда производительность близка к нулю, начинает вбивать накладные. Скорость такой работы – две накладные в час. Да еще и ошибка в каждой.

Работа парами или тройками