Бухгалтерия без авралов и проблем. Руководство для главного бухгалтера

Главбух одной крупной компании написала мне по электронной почте: «Павел Владимирович! Мы попробовали систему дежурного сотрудника – девчонкам так понравилось! Во-первых, уменьшилось количество звонков, так как “соседи” начали задавать только действительно важные вопросы, а во-вторых, работа стала гораздо продуктивнее, без этой ежедневной канители. Девчонки готовы и дальше продолжать эксперимент. Мы внедрили эту систему в течение недели, а сейчас хотим продлить и узаконить в штатном режиме, то есть подписать соответствующее распоряжение у генерального директора».

Действительно, ведь генеральному директору это тоже нужно. Главный бухгалтер идет к нему и говорит: «Хотите повысить эффективность работы бухгалтерии? Тогда необходимо подписать такое распоряжение». А если какие-то подразделения заявят, что им неудобен такой график работы бухгалтерии, – пусть обосновывают свою позицию. Найти компромиссный вариант можно всегда. Например, если не получается сдавать первичку только во второй половине дня, с 17:00 до 18:00, можно установить дополнительное время утром – с 9:00 до 10:00. Но этот вариант все равно лучше того, когда менеджеры приходят в бухгалтерию в течение всего рабочего дня, принося по одному документу.

Неправильные инструкции или их полное отсутствие

Как вы считаете, самостоятельно собрать шкаф быстрее получится с инструкцией по сборке или без нее? Вопрос риторический: безусловно, с инструкцией быстрее. Правда есть один нюанс: она должна быть написана понятным языком. Так же и в любой работе – если есть хорошая инструкция, то все делается быстрее и качественнее.

Как создавать такие инструкции, я подробно расскажу в одной из следующих глав, а сейчас хотел бы обратить ваше внимание на одно важное правило. Чтобы работа бухгалтеров стала эффективной, любое нововведение как можно скорее должно превращаться в стандартную процедуру.

Как только в функциях бухгалтерии появляется что-то новое, главный бухгалтер, не откладывая в долгий ящик, должен продумать методологию и технологию работы, организовать написание регламентов, инструкций, а также внесение изменений в настройки информационной системы. Когда же то или иное изменение в работе годами не находит своего места во внутренних регламентных документах, говорить об эффективности работы бухгалтера не приходится.

Если новая задача сложна, главбух может сначала взять ее на себя, поработать над ней некоторое время, разобраться, что к чему. А затем все равно необходимо превратить ее в четкую технологию и передать на уровень ниже – своим сотрудникам для работы в текущем режиме.

Недостаточный уровень технической обеспеченности сотрудников

Помните историю про принтер? Сколько времени стало экономиться, когда старый выбросили и купили новый! То же самое с модернизацией компьютеров. Например, сидит бухгалтер за стареньким компьютером, вбивает накладные. Вбил первую, нажал «Провести в учете» и ждет, пока она проведется. В среднем на накладную уходит 10 минут. А если обновить процессор – потребуется всего две минуты, дело пойдет в пять раз быстрее. То есть при вводе одного документа экономится восемь минут. 50 документов – это уже 400 минут, или почти семь часов экономии драгоценного рабочего времени.

А поездки с чековой книжкой в банк, когда можно открыть пластиковую карту? А отсутствие нормальной архивной комнаты со стеллажами, когда все документы свалены по разным углам, и приходится каждый раз подолгу искать нужную папку? Внимательнее присмотритесь, куда уходит время ваших сотрудников. И автоматизируйте, механизируйте, совершенствуйте технологию работы.

Некоторые методы не требуют затрат (например, за оформление корпоративной пластиковой карты, как правило, банки уже денег не берут), а некоторые – требуют. Как убедить генерального директора в их необходимости? Очень просто.

Для генерального директора это такие же инвестиции, как, например, модернизация производства. И они должны окупаться. Вот и умножьте восемь минут сэкономленного на одной накладной времени на количество накладных в месяц, а потом на ставку бухгалтера. И сравните полученную сумму со стоимостью нового, более мощного процессора. Например, ежемесячная экономия – 6000 рублей, а процессор стоит 3000. За полмесяца эти вложения себя окупят.

Недостаточный уровень автоматизации

Помимо технической оснащенности важную роль играет и уровень автоматизации. Заниматься в наше время перебивкой вручную платежки из 1С в «Банк-Клиент» и обратно – это вернуться в каменный век! Думаете, нигде уже такого не встретишь? Я до сих пор нередко сталкиваюсь с такими или похожими действиями даже в достаточно крупных компаниях. Обмен данными из разных программ настроен далеко не идеально или вообще не настроен.