Бухгалтерия без авралов и проблем. Руководство для главного бухгалтера

Когда главный бухгалтер дает задание подчиненному, он зачастую не уделяет внимания технологии, то есть тому, как именно этот бухгалтер будет его выполнять. Между тем при обработке больших объемов информации и документов очень важен уровень технологичности работы. Один и тот же результат может достигаться различными способами, при этом время выполнения одних и тех же заданий может существенно отличаться.

Представьте себе стопку первичных документов из 50 штук. Вы кладете ее перед бухгалтером и говорите: «Проверь и проведи». До конца рабочего дня осталось четыре часа, и вы уверены: за это время стопка будет обработана.

Что делает бухгалтер? Начинает работать. Берет первый документ, проверяет, правильно ли он оформлен. Убедившись, что все верно, проводит его. Затем берет второй – а он оформлен неправильно. Сотрудница звонит в соседний отдел. Ее направляют к контрагенту, она звонит ему, договаривается, чтобы переделали документ, откладывает его и смотрит на часы: прошло полчаса. А обработано всего два документа из 50. Экстраполировав такую скорость работы на оставшиеся 48 документов, бухгалтер понимает: если так и дальше пойдет, то на это уйдет еще целых 24 часа. У нее тут же портится настроение – дело срочное, придется задержаться допоздна, да еще весь следующий день работать, не вставая. У женщины опускаются руки, а это только сильнее начинает тормозить работу.

Есть и другой вариант развития событий. Бухгалтер берет первый документ, видит, что он правильно оформлен, и кладет в одну стопку. Берет второй документ, видит, что он неправильно оформлен, – откладывает в другую стопку. То есть сначала сортирует, потом вводит правильно оформленные документы в информационную систему, и только после этого разбирается с неправильными. Начав с сортировки, она выясняет, что из 50 документов неправильно оформленных всего два! Просто так получилось, что один из них оказался в стопке вторым. Настроение улучшилось, так как стало очевидно, что работы немного. Очень быстро, часа за два, были проведены все правильные документы. Еще за час она разобралась с неправильно оформленными и через три часа освободилась. А в 18:00 в хорошем настроении и с чувством выполненного долга ушла домой.

Неправильный подход к одной и той же работе может привести к плачевным результатам. И, к сожалению, сотрудники не всегда могут определить оптимальный путь. Главный бухгалтер должен им в этом помогать: сложные операции разбивать на более простые задачи и показывать, как можно сделать работу быстрее, технологичнее и, следовательно, эффективнее.

Низкий уровень самоорганизации (неправильная лень)

Смотришь иногда со стороны на то, как работает бухгалтер, – на столе огромные завалы бумаг, сам постоянно бегает, суетится и руками размахивает. Первая мысль, которая приходит в голову: «Вот молодец человек: так загружен, так много работает!» А за соседним столом спокойно сидит другой бухгалтер, на рабочем месте у него – идеальный порядок. И еще неизвестно, кто из них трудится эффективнее. Скорее всего, второй, потому что у него все четко распределено, автоматизировано, технологично, никаких лишних движений. Поэтому он все успевает и вовремя уходит домой.

Более того, лень – очень хорошее качество для сотрудника, просто лениться нужно правильно. Неправильная лень – это, например, не назвать созданный файл сразу правильно и не поместить его сразу в нужную папку. Ведь потом придется очень долго его искать.

Пример правильной лени – не ездить каждый день в банк с одним документом, а завести разъездную папку «Документы для банка», чтобы поехать туда именно тогда, когда появится действительно срочное дело. Ведь заодно можно захватить накопившиеся в этой папке несрочные документы и все их отдать. Поездка одна, а сделано много. Эффективно? Безусловно, да.

Всегда по возможности стремитесь совмещать несколько дел. Не тратьте время впустую, стоя в очереди на прием к налоговому инспектору. Пока стоите – почитайте изменения в законодательстве. Для этого, отправляясь в налоговую, не забудьте захватить с собой свежий номер бухгалтерского журнала.

Кроме этого, бухгалтеру должно быть лень делать бестолковые дела. Для этого нужно учиться отделять обоснованные текущие продукты (например, ввод первичных документов в информационную систему) от необоснованных (в 125-й раз объяснять, как оформляется командировочное удостоверение).

Все необоснованные текущие продукты необходимо как можно быстрее превращать в инвестиционные. В данном случае нужно один раз не полениться, сесть и написать инструкцию для уезжающих в командировку. Затем вывесить ее на видном месте, чтобы все смогли прочитать. А в сэкономленное на снижении количества бестолковых консультаций время заняться более важными делами.