Бухгалтерия без авралов и проблем. Руководство для главного бухгалтера

Файл-сервер в современной компании просто необходим. Нет ничего хуже, чем искать нужный файл на компьютере человека, который неожиданно заболел. Пароля на вход в компьютер никто не знает, а системный администратор приходит, как обычно, не раньше середины дня. Вот и приходится беспокоить человека, у которого температура 40, чтобы узнать пароль, а потом еще несколько часов искать папку, в которой этот файл может находиться.

А сколько было случаев, когда компьютер, включая жесткий диск, выходил из строя, и вся хранящаяся на нем информация безвозвратно терялась. В случае с файл-сервером такую потерю можно исключить, если настроить ежедневное копирование всех хранящихся на нем данных на резервный сервер.

В текущей работе тоже очень удобно обмениваться файлами. Для этого не нужно использовать электронную почту, достаточно просто зайти в ту или иную папку и найти там требуемый файл.

Главное, о чем нельзя забыть при переходе на единый файл-сервер, – о распределении прав доступа сотрудников к тем или иным папкам. Если сотрудник по роду своей деятельности должен работать с какой-то информацией, то ему предоставляется доступ к папке, где она хранится. Если нет – он даже не будет знать, что такая папка существует.

Организация архива и работа с копиями

Те, кто пытался хотя бы примерно посчитать, сколько времени уходит у сотрудников на поиск нужных документов, приходили в ужас от полученных результатов. В средних и крупных компаниях иногда целый день тратится на то, чтобы найти, у кого на столе или в шкафах находится оригинал или хотя бы копия нужного договора. Сейчас технический прогресс позволяет приобрести аппарат, который с высокой скоростью может сканировать всю входящую документацию (договоры, письма, дополнительные соглашения, акты, протоколы и т. д.) и автоматически рассылать сканы по электронной почте во все нужные подразделения компании.

А оригиналы документов в таком случае сразу попадают в архив на хранение. Этот архив можно организовать хоть в канцелярии, хоть в бухгалтерии, а может быть, в юридическом отделе – где удобнее. Главное, что при таком подходе все точно будут знать, куда идти, если понадобится оригинал. А получить его можно будет, только расписавшись в соответствующем журнале. И тогда хаотичное движение документов с синими печатями, отнимающее огромное количество времени, прекратится.

Стандартизация бизнес-процессов

Сразу приведу пример. Продукция предприятия может передаваться на склад готовой продукции, а может отгружаться напрямую из цеха. И с точки зрения бизнеса это нормально – какой смысл таскать всю продукцию туда-сюда, когда можно часть из нее отгружать сразу. Но по документам никто не мешает проводить все произведенные товары через склад готовой продукции, так как кладовщик этого склада все равно присутствует при каждой отгрузке и контролирует процесс. Это позволит упростить документооборот и повысить управляемость процесса, так как вместо двух вариантов отгрузки «или-или» останется только один. Разница заключается только во времени хранения продукции на складе, при этом минимальное время будет просто равняться нулю.

Нужно стараться максимально сокращать многочисленные ответвления и тонкости, в которых можно легко запутаться, и оставлять минимум понятных и простых бизнес-процессов. Тогда и контролировать, и учитывать текущую деятельность станет гораздо проще.

Учет один, отчетностей – несколько

Меня удивляет, что управленческий учет зачастую воспринимается как нечто, не имеющее прямого отношения к бухгалтерскому и налоговому учету. В действительности чем крупнее компания, тем сложнее вести какой-то учет параллельно, как бы «сбоку».

Все попытки выдернуть из бухгалтерского учета какие-то кусочки и состряпать в Excel отчет для руководства ни к чему хорошему не приводят. Особенно плачевно выглядит ситуация, когда управленческий учет ведется полностью параллельно бухгалтерскому. Данные мигрируют из одной таблицы в другую, какие-то цифры теряются, а другие, наоборот, задваиваются. Тратятся силы, время, нервы, а достоверность такой отчетности – «плюс-минус километр».

Поэтому идеальна ситуация, когда учет в компании один, а вот отчетностей – несколько. Мы один раз учитываем какое-либо событие (поступление материалов, ввод основного средства в эксплуатацию, выдачу денег из кассы и т. д.), единожды оформляя электронный документ, а уже к нему привязаны три проводки. Одна делает записи в бухгалтерском плане счетов, вторая – в налоговом, а третья – в управленческом плане счетов. И затем на основании управленческого плана счетов автоматически формируется достоверная управленческая отчетность, на основании налогового плана счетов – налоговая отчетность, а на основании бухгалтерского – бухгалтерская.

Борьба с бесполезными документами