Кадровое делопроизводство и управление персоналом на компьютере

В нижней части окна находится переключатель, который может принимать одно из двух положений: Использовать кнопку «Сохранить и закрыть» на панели инструментов и Использовать кнопку «Закрыть» на панели инструментов. Его положение определяет, какая кнопка будет включена в состав инструментальной панели рабочих интерфейсов программы: Сохранить и закрыть или Сохранить. Кнопка Сохранить и закрыть предназначена для закрытия текущего окна с одновременным сохранением внесенных изменений, а кнопка Сохранить – только для сохранения изменений (закрытие окна в данном случае осуществляется с помощью кнопки с символом Х, расположенной в правом верхнем углу окна). По умолчанию переключатель установлен в положение Использовать кнопку «Сохранить и закрыть» на панели инструментов, соответственно – в инструментальных панелях рабочих окон отображается кнопка Сохранить и закрыть (как на рис. 4.3).

В программе реализована возможность автоматического напоминания пользователю о различных предстоящих событиях, информация о которых внесена в календарь (этот календарь является частью встроенного органайзера). Настройка данного механизма осуществляется в режиме Напоминания. Для перехода в данный режим дважды щелкните на соответствующей позиции окна Персональные настройки (см. рис. 4.2) – в результате откроется окно, которое показано на рис. 4.4.

Рис. 4.4. Настройка напоминаний о предстоящих событиях

Чтобы включить режим автоматических напоминаний, установите в данном окне флажок Напоминать о предстоящих событиях в календаре. После этого откроются для редактирования остальные параметры. В поле за нужно указать интервал времени (в минутах), при наступлении которого до предстоящего события программа выдаст напоминание. Вы можете сделать так, что по мере приближения события напоминания будут повторяться – для этого укажите интервал этих повторений в поле повторять напоминание каждые (этот параметр также выражается в минутах).

С помощью переключателя Способ напоминания укажите, каким образом программа должна уведомлять вас о предстоящем событии: появлением мигающего окна на панели задач или появлением всплывающего окна с соответствующей информацией.

Возможности программы предусматривают автоматическое формирование подписи по установленному шаблону к отправляемым электронным письмам. Для формирования такого шаблона дважды щелкните в окне Персональные настройки (см. рис. 4.2) на позиции Подпись. В результате отобразится окно, которое показано на рис. 4.5.

Рис. 4.5. Настройка шаблона подписи к электронным письмам

В данном окне нужно с клавиатуры ввести текст, который впоследствии будет автоматически использоваться в качестве подписи к отправляемым почтовым сообщениям, и нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

Мы рассмотрели основные пользовательские настройки программы. Однако в ней есть еще один механизм, который предназначен для администрирования системы. Он позволяет создавать и редактировать новые объекты, справочники, группы пользователей, а также выполнять ряд иных действий по администрированию и обслуживанию программы. Переход в данный режим осуществляется с помощью команды главного меню Сервис ▶ Администрирование или нажатием соответствующей кнопки инструментальной панели. Здесь мы не будем приводить описание данного режима, поскольку работать с ним могут только пользователи с определенным уровнем подготовки. Кроме этого, администраторские настройки, предложенные в программе по умолчанию, вполне удовлетворяют нуждам большинства предприятий. Если же вам все же потребуется выполнить некоторые действия по администрированию или обслуживанию программы – обратитесь за помощью к системному администратору, или просто к более опытному пользователю.

Построение организационной структуры предприятия

После настройки программы необходимо сформировать в ней организационную структуру предприятия путем ввода данных о структурных подразделениях и отделах компании. О том, как это делать, будет рассказано в данном разделе.

Напомним, что просмотреть текущую структуру предприятия можно в главном окне программы, выбрав в левой части раздел Орг. структура (этот раздел открыт на рис. 4.1). Но в начале организации программы данный раздел будет пустым (что неудивительно), и вам нужно будет заполнить его самостоятельно.

Чтобы ввести в программу информацию о структурном подразделении предприятия, выполните команду главного меню Файл ▶ Новое структурное подразделение. При активизации данной команды на экране отобразится окно, изображенное на рис. 4.6.

Рис. 4.6. Ввод структурного подразделения

В левой части данного окна содержится перечень разделов, каждый из которых предназначен для ввода соответствующей информации. Но все основные параметры создаваемого подразделения вводятся в разделе Общие сведения, содержимое которого показано на рис. 4.6.