Как сказать. Главная книга по развитию коммуникативных навыков

Эмпатия. Думайте о том, какое впечатление произведет ваше письмо. Тщательно выбирайте слова и тон, поставив себя на место получателя.

Ясность. Завуалированная суть письма может привести к обидам и непониманию. Если ваше послание не поняли или неверно интерпретировали, поговорите с человеком лично.

Чувства. Если это уместно, напишите о своих чувствах по отношению к человеку или ситуации. Для передачи эмоций можно использовать эмодзи.

Осторожность. Когда вы наедине с компьютером, электронная почта кажется приватным средством коммуникации. Но это не так. Письма иногда пересылают, почту могут взломать. Вероятность огласки невелика, но она есть, поэтому не стоит разбалтывать свои секреты или писать то, за что вам может быть стыдно.

Слушание. Эквивалент слушания в переписке – своевременный ответ. Почаще проверяйте почту.

Минимум вложений. Не у всех есть высокоскоростной интернет и программы для просмотра любых файловых форматов. По возможности вставляйте файлы в тело письма, где содержание автоматически отображается вместе с текстом. Это проще, чем открывать вложения.

Конфиденциальность. Когда отправляете письмо сразу нескольким адресатам, подумайте о том, что, вероятно, не все хотят афишировать свой адрес. Используйте функцию скрытой копии. Этим правилом можно пренебречь, если вы уверены, что все получатели знают адреса друг друга.

Сообщения

Текстовые сообщения появились в начале 2000-х, чтобы пользователи телефонов могли связаться друг с другом, когда звонить невозможно или нежелательно. Раньше с телефона можно было послать сообщение только на один номер и только текстовое, а сейчас все перебрасываются картинками и ссылками и есть функция рассылки. На волне популярности текстовых сообщений появились многие платформы для блогов, в том числе Twitter. Коммерческие организации рассылают клиентам напоминания и уведомления.

Плюсы и минусы

Сообщения – быстрый и удобный способ отправить информацию абоненту, пока он занят или недоступен. Это скорее неформальный способ общения, со множеством аббревиатур, сленговыми словечками и эмодзи. Текст не растворяется в воздухе, как телефонный разговор, а сохраняется в памяти устройства. Сообщения взяли на вооружение службы быстрого реагирования во всем мире, особенно в странах с неспокойной обстановкой.

Сообщения – лучший способ связи с близкими. Больше половины из них адресованы друзьям и родным. Мы всегда на связи с ними, в обед обмениваемся фотографиями блюд и периодически спрашиваем, как дела, когда нечем заняться.

При этом на сообщения мы тратим уйму времени. Планировать что-то быстрее по телефону, чем в переписке. Некоторые полагают, что из-за сообщений дети разучатся писать сочинения, к тому же в некоторых школах появился текстовый буллинг. Есть также мнение, что сообщения повинны в глобальной англификации – такие аббревиатуры, как lol (laughing out loud[17]), brb (be right back[18]) и gr8 (great[19]), теперь используются в 11 других языках. И наконец, все знают, как опасно писать на ходу и за рулем.

Как писать сообщения эффективно

Перед отправкой сообщения проверьте следующее.

Ясность. Не злоупотребляйте аббревиатурами, особенно если не уверены точно, что вас поймут.

Опечатки. Проверьте, не подвели ли вас пальцы и автокоррекция, чтобы не слать вдогонку еще три сообщения с уточнениями.

Звонок. Если нужно отправить и получить больше двух-трех сообщений, не проще ли позвонить?

Вежливость. Сообщения по определению краткие, но стоит следить, чтобы они не выглядели грубо. Потратьте несколько секунд, чтобы не ранить чувства получателя.

Чувства. Как и электронным письмам, сообщениям не хватает языка тела и интонаций голоса – важных эмоциональных составляющих коммуникации. При необходимости добавьте эмодзи.

Тема. Не обсуждайте серьезные темы в сообщениях. Некрасиво извещать таким образом о расставании, отказе в приеме на работу или беременности.

Не используйте капслок. Это все равно что кричать.

Голосовая почта

Голосовая почта с нами дольше прочих электронных средств связи, но мы до сих пор не владеем ей в совершенстве. Некоторые умудряются дважды позвонить и оставить голосовое сообщение, но оба раза так и не добраться до сути.

Плюсы и минусы

Голосовая почта – удобный способ оставить короткое сообщение абоненту, когда он не может ответить. Запись сохраняется, а по интонации можно угадать чувства.

С другой стороны, никому не нравится «разговаривать с роботом». Услышав, что их будут записывать и надо уложиться в несколько секунд, многие начинают нервничать, комкать слова и забывают о главном.

Как оставлять голосовые сообщения

Набирая номер, будьте готовы к тому, что вам ответит электронный секретарь.