Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

Dear Chem-Lab Team,

Предмет обсуждения

As we discussed in the weekly R&D meeting, visitors to the labs must adhere to new procedures. Effective immediately:

Первое

1. The visitor’s name and ID information must be filed on the Vector Security Clearance Site (VSCS).

Второе

2. The “Visitor Clearance Request Form” (VSCS-348X) must be completed at least two working days prior to the visit.

Третье

3. The form must briefly describe the reason for the visit (required clearances will be pulled up automatically).

Четвертое

4. A copy of the Visitor Clearance Request Form will be sent to your supervisor for approval, and you will be notified of the result.

Пятое

5. If your supervisor approves the visit and security clearances are met, you will be asked to fill out an “On-Site Visitor Form” (349X) also available on VSCS.

Шестое

6. Upon arrival at Vector Labs, the visitor will be required to present identification. He or she will also be required to submit to a mandatory search, including pat-down.

Седьмое

7. A security escort will be assigned to the visitor for the duration of the visit.

Подтверждение доброй воли

If you have any questions about the new procedure, please contact me or visit VSCS for more information.

Regards,

Duncan McGiver

Director, Vector Chemical Laboratories

Vector Dimensional

duncanmcgiver@vector.com

Инструменты

Уведомляя об изменении норм и правил, сохраняйте авторитетный тон

Обращаясь с просьбой, вы стараетесь быть любезным, чтобы расположить к себе того, от кого зависит решение вашей проблемы. Если речь идет о корпоративных принципах и процедурах, дело обстоит иначе. Корпоративные принципы – это изменение стратегии. Процедуры – инструкции, которые служат руководством к действию. Ни те ни другие не носят рекомендательного характера. Знакомя своих подчиненных с такими установлениями, делайте это твердым, не допускающим возражений тоном.

Перечислите этапы процедуры

Процедура – это определенный порядок действий. Опишите ее этапы как можно точнее. Придерживайтесь правильной последовательности. Впрочем, сделать это бывает нелегко.

Чтобы избежать путаницы при описании, разбейте процедуру на простые операции. Это поможет вам четко разъяснить суть дела, а адресату – понять требования компании с первого раза.

Описание процедуры должно быть предельно четким

Даже если вам хочется ограничиться кратким конспектом, не делайте этого. Вам нужно, чтобы сотрудники компании вели себя предписанным образом и вам не приходилось корректировать их действия в будущем. Шансы на успех растут, если описать политику компании чуть более официальным языком, чем обычно, – это помогает показать важность и серьезность информации. Кроме того, это подчеркивает правовой характер информации. Если вы вводите аббревиатуры, сразу расшифруйте их – даже для сотрудников со стажем. Внушительный тон дает понять: речь идет о правилах, которые должны соблюдаться неукоснительно. Для компании это закон. Из него нет исключений.

Это вы можете

Умение писать эффективные письма – навык, которому можно научиться. Он не требует природного дара или постоянного общения с наставником. Если вы освоили это мастерство, оно останется с вами навсегда.

Сетевой этикет