Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

В деловом письме вполне уместны скобки. Как и предложения, которые начинаются с союзов, скобки применяются в e-mail шире, чем в бумажной корреспонденции. Люди часто недооценивают этот простой и удобный способ пояснить, дополнить или прокомментировать высказанную мысль.

Если обратиться к тексту письма, мы увидим: в случае «Vector Security Clearance Site (VSCS)» сокращение в скобках говорит о том, что эта аббревиатура еще встретится в остальной части документа. Вместо того чтобы сказать: «Я буду использовать эту аббревиатуру ниже», – достаточно поставить ее в скобки.

В другом месте упомянут «“On-Site Visitor Form” (349X)». Здесь скобки показывают, что данный бланк имеет определенный номер 349X. А в предложении: «The form must briefly describe the reason for the visit (required clearances will be pulled up automatically)» – в скобках дана дополнительная информация. Это избавляет от необходимости составлять отдельную фразу.

Скобки – удобный способ обозначить связь тех или иных сведений. Они вполне естественны в электронной почте, где главное – лаконичность и ясность.

Таблица стилей

В некоторых компаниях есть внутренние правила оформления писем. Списки таких требований называются таблицами стилей. Не так давно во многих компаниях были таблицы стилей для секретарей. Когда личных секретарей упразднили и руководители стали писать письма сами, таблицы стилей вышли из употребления. Однако теперь они появляются вновь.

Если в вашей компании нет таблицы стилей, сохраняйте примеры писем в отдельном файле. В дальнейшем вы можете использовать их в качестве образцов.

Призыв к коллективным усилиям

Jack, Lew,

Предмет обсуждения

I am writing to tell you that I need your support on the Lumina Allied team now more than ever.

Проблема

As you know, the IPO market has been hard hit in recent weeks, exactly when we’re preparing to go public. I am concerned that our can-do attitude is being replaced by a couldn’t-do – right at the time we need to carry the ball over the line and score!

Решение

Market trends are just that – market trends. They come, they go. We need to keep in mind that we’re not just selling a product – we’re selling to someone. That is the message I want you to pass to your teams: Who we’re selling to counts just as much as what we’re selling.

Вывод

And that’s exactly why we’re going to win. Our investors believe in our product, but they also believe they’re backing the best team. In fact, they believe in us so much that the subscriptions are being snapped up. We have to try as hard as we can in this final hour to get to the finish line and win.

Подтверждение доброй воли

I’ll see you at the 2:30 meeting later today.

Regards,

Robin Brune

Chief Information Officer

Lumina Allied

robinbrune@lumina.com

Инструменты

Оживите текст метафорами

Деловая переписка обязывает ставить разум выше эмоций, логику выше чувств, сдержанность выше экспрессивности. Но порой тексту нужен внутренний импульс – ведь мы апеллируем не только к мыслям адресата, но и к его чувствам. Это особенно важно, когда нужно убедить или мотивировать других людей.