Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

Doug,

Предмет обсуждения

I have completed my review of the Know Your Vector contract between Vector and Optimax. I list below my major concerns. I want to emphasize my concerns are really that – major.

Letter of Agreement

Соглашение

The Optimax T&Cs refer to a pending Letter of Agreement containing details of Optimax services, their prices, and other T&Cs. The Letter of Agreement must be reviewed to ensure there are no further Vector obligations. According to Annette, disparity exists between services as described in the Scope of Work and the services actually being performed.

Price and Taxes

Цены и налоги

The Payments Clause in the contract (and in the Scope of Work) allows Optimax some latitude to change price quotes without Vector’s agreement. Because Vector usually demands more certainty in what it expects to pay, this is unacceptable.

In addition, prices exclude VAT and transport charges. Normally Vector is only liable for payments (including taxes) that are expressly stated in an invoice

Data Privacy

Конфиденциальность данных

Because Optimax will have access to personal information on Vector employees, we should add our standard data privacy clause.

Подтверждение доброй воли

Complimentary analysis on minor concerns will follow shortly.

Regards,

Kate Mylo

Contractions and Negotiations

Vector, Inc.

katemylo@vector.com

Инструменты

О письменных документах – только в настоящем времени

Фраза «Optimax refers to a pending Letter of Agreement» требует настоящего времени. Прошедшее в данном случае неуместно. Этого требует тема сообщения – письменные документы. Логика такова: если упомянутый документ есть на свете, он всегда существует в настоящем времени. Его можно прочесть в любую минуту. Документы не уходят в прошлое, их окружает своеобразная аура вечности. В них всегда можно заглянуть, чтобы уточнить или исправить данные… даже если рукопись утеряна. Если документ создан, он остается с нами. Поэтому когда речь идет о документах, нужно использовать настоящее время.

Правила выделения названий и заголовков уходят в прошлое даже в официальной переписке

Вы помните, как учились – должны были учиться! – ставить в кавычки названия глав и небольших документов и выделять курсивом названия книг и печатных изданий. К примеру, название The New York Times в бумажном документе выделяют курсивом, а название статьи «New Round of Mergers Announced» ставят в кавычки.

В деловой переписке эти правила соблюдаются не всегда, возможно, потому что первые почтовые клиенты нередко превращали кавычки или курсив на дисплее адресата в абракадабру. Поэтому эстафету приняли прописные буквы – они используются для выделения заголовков в e-mail значительно чаще, чем в печатных документах.

Правильный, в общем-то, вариант «Letter of Agreement» в e-mail вполне может превратиться в Letter Of Agreement. Прописных букв достаточно, чтобы обратить внимание адресата на заголовок. А любое обоснованное выделение облегчает понимание текста.

Латинизмы в e-mail: да или нет?

Хотя язык e-mail стал проще языка бумажных документов, в нем по-прежнему присутствуют латинизмы. Один из них «e.g.» – example grata – вводит примеры. Другой «i.e.» – то есть – предваряет изложение сказанного иными словами.

Кроме широко известных «et al.» (и другие) и «etc.» (и так далее), есть и те, что встречаются реже, – «viz.» (а именно) и «c.f.» (следует сравнить).

Разъяснение технических моментов