Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

Будьте добры к адресату

Когда дело касается специальной информации, читатель не испытывает духовных или эмоциональных потрясений, он просто пытается решить проблему. Если эта проблема остра, он будет продираться через самый неудобоваримый текст, чтобы найти ответы на свои вопросы. Или попросит вас объяснить все еще раз. Или махнет рукой и оставит свои попытки.

Но если вы разобьете информацию на небольшие фрагменты, есть шанс, что ее поймут сразу. Даже самая сложная техническая информация может пробудить интерес, если внушить адресату мысль: ты можешь понять это! Попробуй! Это не так трудно!

Пустое пространство между абзацами, маркеры новых тезисов и короткие фразы, которые не обременяют мозг, помогают добиться цели. И адресат скажет вам спасибо.

Входящие

Если вы привыкли, что специальную информацию для вас разжевывают, вы счастливец, ибо порой проглотить ее нелегко! Каждый из нас сталкивался с техническими текстами, понять которые решительно невозможно. Причина тому не слабоумие, не лень и не неумение сосредоточиться. Дело в том, что подобная информация вызывает отвращение. Сталкиваясь с непонятным, мы противимся ему всеми фибрами души, и, чтобы разобраться в сути дела, требуется немалая сила воли.

Поправки к контракту

Jio,

Предмет обсуждения

Here are my comments on the Vector-Spark contract.

P2 ¶5:

Первая поправка

I fail to see the source of the statement requiring Vector Board approval.

P4 ¶7:

Вторая поправка

I think Section 1.03 should be quoted somewhere, particularly the sentences, “the Parties shall file a Certificate of Merger…” and “the Merger shall become effective at such date and time… ”

P8 ¶1:

Третья поправка

As I said, I don’t think this section helps. The relevant point is the date at which the parties are legally bound – no matter what outside conditions (including EMEA clearance) remain to be met.

Подтверждение доброй воли

It’s up to you to decide if it’s worth keeping.

Regards,

John Arberry

Contracts and Negotiations

Vector, Inc.

johnarberry@vector.com

Инструменты

Выделяйте поправки при редактировании документа

Писать о том, как надо писать, непросто – вы словно бродите по зеркальному лабиринту. Иногда бывает трудно отделить итоговый вариант документа от редакторских замечаний. А если замечания сливаются с текстом, правка превращается в пытку.

Поэтому вам нужна быстрая и удобная система внесения изменений. Прежде всего необходима наглядность. Адресат не должен терять время попусту, пытаясь отличить исправленный текст от комментариев при редактировании.

Если изменений немного, перечислите их в теле письма

Так вы избавите адресата от необходимости открывать вложение и искать внесенные поправки. Отправьте их список письмом, и вы поможете своему корреспонденту сэкономить время – при условии, что исправлений немного. В этом случае он не пропустит ваши замечания, что может случиться при быстрой прокрутке длинного документа.

Прокручивая длинный документ, мы невольно начинаем торопиться. Чтобы заметить поправки, приходится прилагать усилия. Поэтому лучше перечислить изменения в коротком письме.

Укажите место внесения поправок

Изложив суть поправок, не забудьте указать их место. Если адресат не может найти их в тексте документа, ваши комментарии теряют смысл. Чтобы привлечь внимание к маркерам места, используйте пустое пространство, разные стили и цвет, но не перегрузите текст визуальными эффектами.

Укажите страницу, абзац и строку

Если документ – это карта, страница, абзац и строка – это координаты. Именно они служат маркерами места при внесении поправок.

Лучшее сокращение для «page» – «P». После него ставится номер страницы в документе. Точку ставить не нужно. Если вы ссылаетесь на несколько страниц, это выглядит так – «P47–48». В более официальных письмах возможен вариант «pg.», – например, «pg.11» в единственном числе и «pp. 14–19» во множественном.

Стандартное сокращение для абзаца – символ «¶». Иногда его заменяют сокращением «para». Или используют просто P.