Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

Иногда двойные кавычки ставятся, чтобы привлечь внимание к отдельному слову. Это делается с разными целями: чтобы дать определение термину, выразить сомнение или показать, что слово употребляется в ироническом смысле. К примеру, в предложении «This is our “unofficial” position» «unofficial» имеет оттенок сомнения. Кавычки показывают адресату, что слово требует особого внимания. Раньше в печатных материалах можно было встретить одиночные кавычки, которые выполняли те же задачи.

Рекомендации по урегулированию споров

Alex,

Предмет обсуждения

On the phone yesterday, you requested advice on obtaining compliance in a compensation package remix. Here are some issues to keep in mind:

Согласие

Consent = written acceptance. Usually we write a letter confirming the change and ask the employee to countersign for acceptance. Without consent, there is no basis for compliance.

Негативные изменения

Negative changes can still receive consent. Factors influencing consent include:

• the nature of the change

• the reason for the change

• mitigating circumstances.

Generally speaking, if employees perceive the reasons for the change as sound, they consent, and then they can be made to comply.

Vector cannot force employees to consent. Employees either have to be:

• convinced by the reasons for change and consent; or

• terminated in jurisdictions where it is possible to terminate.

Прекращение деятельности

Termination requires economic, technical, or organizational justification for restructuring.

Подтверждение доброй воли

If I get more precise detail about the size and nature of the change, as well as which employee groups it concerns, I will provide more precise advice.

Regards,

Lotta Bellam

Human Resource Analyst

Vector, Inc.

lottabellam@vector.com

Инструменты

Свободное место облегчает восприятие

Чем сложнее идеи, которые вы излагаете, тем больше свободного места нужно оставить в e-mail. Пустое пространство помогает структурировать внимание и правильно расставлять паузы. Даже самая крохотная пауза помогает пониманию. Свободное место словно говорит: «Дайте информации улечься в голове. Ну вот. Теперь можно переходить к следующему пункту».

Возьмем другое сравнение. Если вы подробно описываете пустынный пейзаж, читателю не нужно много пауз. Он без труда следит за вашими рассуждениями, и перед его мысленным взором постепенно развертывается соответствующий зрительный образ, почти как в кино. Но если ваша задача – уговорить подчиненных согласиться на снижение зарплаты, здесь мало общего с кинематографом.

Пустое место подсказывает, что мы переключаемся с одной идеи на другую или начинаем рассматривать предмет с иной стороны.

Перечисляя основные тезисы, используйте простые символы

Хотя текст можно структурировать с помощью цифр, они несут смысловую нагрузку, которая мешает восприятию. Они внушают мысль, что одни пункты важнее других, или заставляют искать несуществующие причинно-следственные связи.

Для перечисления позиций годится тире (–), дефис (-) или буллит (•), фаворит деловой корреспонденции. Раньше он использовался лишь в отчетной и технической документации, но теперь широко применяется в электронных письмах. Этот удобный и наглядный маркер показывает: здесь начинается новый тезис. Он упрощает структуру текста, поскольку не содержит указаний на иерархию или последовательность.

Используя буллиты для оформления списков, избегайте сложных и экстравагантных значков. Наша задача – помочь читателю ориентироваться в документе, а не отвлекать его нелепыми эффектами. Человек со вкусом понимает: элегантность – это простота и качество. Точно так же хорошо написанное письмо не должно содержать излишеств, которые мешают восприятию.