Коммерческие закупки. Взгляд изнутри.

Со стороны очень трудно сделать объективный вывод о степени сложности процесса закупок. Часто можно услышать высказывания типа: «Закупать легче, чем продавать», «Все закупщики сидят на откатах», «Классно работать в закупках: тратишь чужие деньги и еще зарплату за это получаешь» и т. д., и т. п. Не буду приводить все расхожие мнения, только позволю себе заметить, что в большинстве своем они далеки от истины. Хотя бы потому, что исходят от людей, которые никогда не сталкивались с работой закупщика «изнутри».

Те, кто варится в этом котле, знают, что все далеко не так просто и в работе закупщика есть немало подводных камней. Вот о них-то и хотелось бы поговорить, поскольку «рифы и отмели» неприятностей подстерегают любого закупщика.

Ну а для того, чтобы «по компасу и звездному небу» определить, где скрываются «подводные камни» закупок, достаточно понять, от каких факторов зависит успешность процесса.

Если закупщик знает, на что надо обращать повышенное внимание в своей работе, ему намного проще избежать проблем. Как мы видим из рис. 5, основными составляющими успешных закупок являются правильное планирование, выбор оптимальной формы закупок, правильный выбор поставщиков, личность закупщика, владение информацией, управление рисками и прозрачность. О личности закупщика мы уже говорили, о том, как правильно выбирать поставщиков, — тоже. Поэтому в этой главе мы рассмотрим проблемы, связанные с остальными составляющими закупок.

Рис. 5. Из чего складываются успешные закупки

Подводный камень закупок номер один — выход ситуации из-под контроля. Как правило, видимым результатом этой проблемы обычно становятся авральные закупки. Об этот «камень» хотя бы один раз за свою карьеру спотыкается каждый закупщик. Чаще всего это происходит совершенно неожиданно, когда «ничто не предвещает беды», как пишут в книгах. Закупщик расслабляется, поскольку все идет по плану, товар отгружается, договоры и заявки выполняются, оплата производится.

И тут вдруг где-то в дороге ломается машина с товаром.

Или поставщику неожиданно запрещают ввоз законтрактованной партии товара и он, извинившись и сославшись на «форс-мажор», улетает за границу улаживать конфликт.

Или поставщик замалчивает какие-то свои проблемы, мешающие ему выполнить свои обязательства, уверяя закупщика, что «все идет по плану», «не волнуйтесь, все в силе» и т. д. А на самом деле ситуация уже близка к критической.

Еще бывает так, что внезапно поступившая партия товара оказывается отвратительного качества и совершенно непригодной для использования, причем она уже оплачена и поставщик отказывается осуществлять замену.

Или вы делаете предоплату, а поставщик вдруг исчезает из зоны досягаемости, оставив вас без денег и без товара.

Да мало ли что может случиться, пока вы думаете, что все хорошо!

В последнее время прослеживается четкая тенденция отказа предприятий от хранения излишков сырья и запчастей на собственных складах, поскольку менеджмент увлекся оптимизацией управления складскими остатками. Основная идея такой оптимизации — избежание «консервации» средств предприятия в виде чрезмерных товарных запасов на складах. С одной стороны, это правильно, с другой — это осложняет деятельность закупщиков, поскольку действительно трудно работать в условиях отсутствия стоков, наличие которых дает запас времени для поиска поставщиков и организации очередной сделки.

Для поставщиков новые подходы к вопросу оптимизации складских остатков поставили дополнительные задачи, такие, например, как необходимость сверхсрочной поставки нужной номенклатуры сырья или запчастей. Поэтому помимо вопросов цены и качества, на передний план выдвинулся вопрос наличия нужных товаров на складах потенциального поставщика и возможность их быстрого перемещения на склады покупателя.

Поставщики, у которых товар всегда в наличии и которые могут молниеносно отреагировать на заявку клиента, получают выгодное преимущество перед всеми остальными. Однако их немного, зачастую в силу специфики товара, который бывает скоропортящимся, дефицитным, требующим особых условий хранения, завозится только под заказ и т. д. Поэтому закупщику иногда приходится работать в авральном режиме, пытаясь быстро найти необходимый «еще вчера» товар и сделать все необходимое со своей стороны для организации поставки.

Самое трудное в такой ситуации — это уговорить потенциального поставщика вступить в договорные отношения на условиях фирмы закупщика.

В некоторых компаниях такие закупки иронично называют «блицкригом», поскольку прослеживается определенная аналогия, даже не с самим термином, а с ассоциирующимся с ним историческим событием — то, что должно было произойти за минимальный срок, растянулось на долгое время и закончилось провалом. Такое периодически случается в закупках, когда сотруднику не удается решить возникшую перед ним проблему в сжатые сроки.