Менеджмент. Ответы на экзаменационные вопросы

Вторичная информация – это сведения, которые когда-то уже были собраны. Она может быть как внутренней, так и внешней. Получить внутреннюю информацию можно из архива предприятия, его музея, бухгалтерских балансов, отчетов и различных приказов. Этот источник может использоваться, когда внешняя информация недоступна.

Внешняя информация – это сведения, получаемые из окружающей среды (выставок, ярмарок, рекламы, публикаций, Интернета). Достоинство вторичной информации заключается в ее дешевизне, быстроте получения и доступности, а к ее недостаткам относится устаревший характер сведений и противоречивость.

Первичная информация собирается только в случае, если сведения из вторичных источников не дают объективной картины ситуации. Процесс сбора этой информации идет целенаправленно, но является более дорогим как с точки зрения материальных затрат, так и с точки зрения времени. Собранные сведения могут использоваться в дальнейшем в качестве вторичной информации.

Для снижения возможности потерь можно использовать тактику ожидания, т. е. вместо сбора информации организация выжидает определенное время и затем исходя из сложившихся условий принимает меры. Данная модель поведения не всегда применима, т. к. зачастую необходимо срочное принятие решений. В данных условиях нет возможности ни выжидать, ни собирать сведения и спасением способны стать компетентность и опыт руководителя. Для того чтобы подобная ситуация не застала врасплох, на предприятии должны использоваться современные средства связи, за счет которых информация будет постоянно обновляться, т. к. в сегодняшних условиях ничто не ценится дороже, чем точная и оперативная информация.

К сожалению, не всегда организация обладает возможностью объективно определить вероятность последствий принимаемых решений, и, для того чтобы обезопасить свою деятельность, руководители страхуют либо отдельные сделки, либо свой бизнес в целом.

46. Деловое общение

Деловое общение – процесс речевого взаимодействия людей, в котором происходит обмен деятельностью, информацией и опытом, направленный на достижение определенного результата. Необходимость делового общения связана с совместной деятельностью. Данный процесс включает в себя обмен информацией, выработку стратегии взаимодействия с партнерами и совместного решения проблем.

Существует три способа познания собеседника в общении: идентификация, эмпатия и рефлексия.

1. Идентификация – «отождествление», предполагает уподобление себя собеседнику и попытку посмотреть на ситуацию его глазами.

2. Эмпатия – «сопереживание», т. е. постижение собеседника на основе чувств. При этом своя линия поведения от этого не теряется.

3. Рефлексия – «обращение назад» – это знание и понимание собеседника, в т. ч. и того, как он понимает вас.

Собеседники в процессе делового общения воздействуют друг на друга четырьмя способами.

1. Заражение – это бессознательная передача эмоционального или психического настроя от одного собеседника другому. При этом большое значение играет подверженность одного из них подобному воздействию.

2. Внушение – это целенаправленное, но не аргументированное воздействие на собеседника.

3. Убеждение – это логически обоснованное, аргументированное воздействие на собеседника.

4. Подражание – это воспроизведение одним человеком поведения других людей.

Деловое общение может осуществляться при непосредственном контакте собеседников, т. е. прямым способом, и косвенным , когда между ними существует пространственно-временная дистанция.

47. Формы делового общения

Существует пять форм делового общения: деловая беседа, деловая переписка, деловые переговоры, деловое совещание и публичное выступление.

Деловая беседа представляет собой устный контакт между собеседниками. Это наиболее распространенная форма делового общения. Ее участники должны иметь соответствующие полномочия для принятия и закрепления выработанных позиций. К функциям деловой беседы относится поиск эффективных путей решения стоящих перед участниками задач, общение между работниками из одной деловой среды, поддержание и развитие деловых контактов на уровне предприятий, фирм, отраслей, стран. В значительной степени успех деловой беседы зависит от ее подготовки.

Наиболее распространенным видом деловой переписки является деловое письмо. Деловое письмо – это служебное послание в виде официального документа, а также в форме разного рода запросов, предложений, претензий, поздравлений и ответов на них. Поводом для письма может служить любой случай.

Составление письма нельзя поручать людям, которые не имеют специальной подготовки, т. к. письмо значительно ограничено в средствах передачи точного смысла. Это связано с отсутствием визуального контакта, в процессе которого информация передается в т. ч. и невербально.