Миф о мотивации

Давайте расширим горизонты: как можно сделать более продуктивной каждую неделю? На этот раз, вместо того чтобы руководствоваться моими советами, мы рассмотрим обычный день преуспевающего СЕО. Тем не менее вы можете применить этот способ к любой ситуации, профессиональной или личной, ведь если вы, например, присматриваете за ребенком, вашей работой является семья и она, возможно, важнее любой другой «работы».

Джим Уайтхерст – президент и главный исполнительный директор Red Hat, одного из крупнейших и успешнейших поставщиков программного обеспечения с открытым программным кодом. До этого он был главным операционным директором Delta Airlines. А до этого – директором и вице-президентом Boston Consulting Group. Так что, этот парень кое-что знает о продуктивности и, если это одна из ваших целей, о том, как подняться по корпоративной лестнице.

Вот что делает Джим и что стоит попробовать вам.

Шаг 1. Каждое воскресенье планируйте следующую неделю

Каждое воскресенье вечером Джим садится и составляет список важных целей на месяц и на год. Эти цели определяют дела на предстоящую неделю и помогают держаться нужного курса. Хотя долгосрочные цели часто бывают несрочными, они важны, и, если не быть к ним внимательным, важное может быть вытеснено срочным.

Затем Джим просматривает свой календарь на неделю. Он знает, какие периоды заняты собраниями, встречами и другими делами. Затем он смотрит, что хочет выполнить, и расписывает эти задачи в свободные места своего списка дел.

Главное – создать структуру недели. В противном случае вы позволяете событиям случаться с вами, а не формируете нужные вам. Вы позволяете «срочному» оттеснить на задний план то, что по-настоящему важно.

Шаг 2. Закрепляйте за выполнением задач конкретное время

Вы уже включаете в свой график встречи и собрания. Теперь пойдите дальше и четко определите время для выполнения конкретных задач. Выделите время для таких задач, как написание нового предложения, или подготовка презентации, или изучение и утверждение маркетинговых материалов. Если вы этого не сделаете, об этих задачах можно забыть – ну, или их выполнение будет чем-то прервано. Или вы утратите сосредоточенность. Какова бы ни была причина, важные задачи так и не будут выполнены.

Мне нравится методика Дэвида Аллена из книги Getting Things Done[18], тем не менее успех базируется не на приведении в порядок всех дел, а на приведении в порядок важных дел.

Шаг 3. Руководствуйтесь реалистичным списком дел

Когда-то Джим составлял списки дел, но не указывал время выполнения каждой задачи. И к чему это привело? В его списке вечно оказывалось больше пунктов, чем он мог выполнить, и список дел в итоге превращался в список желаний. Если у вас запланировано шесть часов встреч и часов на восемь задач, скорее всего, они останутся невыполненными.

Установление реалистичных сроков для каждого дела вынуждает вас расставлять приоритеты и помогает быть сосредоточенными. Если вы знаете, что работа должна занять не более получаса, то при ее выполнении вы будете решительнее игнорировать любые отвлекающие факторы.

Шаг 4. По умолчанию ориентируйтесь на получасовые встречи

Кто бы ни ввел в программах-планировщиках часовые интервалы «по умолчанию», он впустую потратил миллионы человеко-часов. Большинство тем можно обсудить за тридцать минут. Многие вопросы решаются за пятнадцать минут, особенно если все участники осведомлены о том, что встреча продлится всего пятнадцать минут.

Не становитесь рабом настроек по умолчанию. Выделяйте на встречу час, только если точно знаете, что для обсуждения вопроса потребуется именно столько времени.

Шаг 5. Откажитесь от многозадачности

Во время встреч, особенно продолжительностью в целый час, возникает искушение решить пару-другую бессмысленных задач. Кто из нас не очищал на собрании память телефона? А ведь переключая внимание, вы делаете такие встречи менее продуктивными. Даже если вы занимаетесь чем-то, не требующим сосредоточенности, вы все равно отвлекаетесь. И этим снижает свою продуктивность.

Многозадачность – убийца продуктивности. Не надо делать два дела более или менее хорошо. Сделайте лучше одно, но очень хорошо.

Шаг 6. Продуктивно используйте каждую минуту «выигранного времени»

Наверное, как и у вас, у Джима самый длинный «вынужденный простой» в течение рабочего дня случается тогда, когда он едет на работу и домой, а также когда он ждет рейса в аэропорту.

Джим старается использовать это время по максимуму. Он планирует почти все звонки на время, когда едет на работу. Это просто: после того как Джим отвозит детей в школу, с восьми до половины девятого он может сделать звонок. По дороге домой он обычно звонит тем, чьи звонки пропустил днем, особенно жителям Западного побережья.

В аэропорту он использует плагин Pocket, который сохраняет статьи, видео и другие материалы для последующего просмотра. Заблаговременно загрузив десять статей, которые нужно и хочется прочитать, он сможет их почитать, пока будет «отрезан» от интернета.