Муза по расписанию: организация рабочего дня для творческих личностей

В реальной (офисной и бытовой) жизни люди всегда поступают так, как им проще, поэтому любой начальник с легкостью готов отписать своему подчиненному все, что ему вздумается. Такой руководитель заваливает и будет заваливать своих подчиненных нужными и ненужными имейлами до тех пор, пока вышестоящее руководство не попросит его прекратить эту практику. Но вышестоящее руководство не в состоянии оценить, насколько большой урон наносит компании отвлекающий фактор бесполезных имейлов и других сообщений. Из-за отсутствия возможности точно измерить вред от излишней и непродуктивной коммуникации появляются необдуманные изменения и нововведения, которые решают мизерные вопросы и нисколько не влияют на достижение больших целей и задач в далекой перспективе.

В 2009 г. литературный критик Джон Фриман (John Freeman) написал довольно занятную книгу под названием «Тирания имейлов» (The Tyranny of E-mail), в которой высказал мнение о том, что новые технологии в сфере коммуникации больше вредят, чем приносят пользы. В New York Times вышла рецензия на эту книгу:

«По меркам Джона Фримана, тот, кто рассылает один имейл сразу нескольким адресатам, является почти негодяем». После этого рецензент задал вопрос: «Я не понимаю, что в этом плохого. Я задал вопрос и получил на него ответ»^II.

По мнению автора рецензии, групповые электронные сообщения отнимают не настолько много времени, чтобы об этом стоило говорить. Однако мы не выработали единицу измерения потерь от излишней коммуникации, поэтому сложно взвесить «за» и «против». А раз мы не понимаем, как много теряем, то продолжаем поступать так же, как раньше. Вполне вероятно, что групповые электронные письма обходятся компаниям в тысячи человеко-часов, которые могли бы быть потрачены на что-то более продуктивное, но та небольшая польза, которую они иногда приносят, является достаточным основанием для того, чтобы продолжать их использовать.

* * *

Мы понимаем, что необузданная страсть к групповой рассылке электронных сообщений способна принести вред. Какое же решение мы можем предложить? Мы можем надеяться на то, что со временем правила корпоративной переписки изменятся и коммуникация между сотрудниками будет ограничена продуктивной информацией, способствующей их работе. Однако не стоит ждать, что такие изменения произойдут завтра. Поэтому пока мы можем полагаться исключительно на собственный здравый смысл и привычки при принятии решения о том, стоит ли делать групповую рассылку по той или иной теме, которая может оказаться полезной, а может просто отвлечь внимание наших коллег.

Я посвятил изучению этой проблемы несколько лет. Я видел много разных предложений о том, как компании могут помочь своим сотрудникам концентрироваться на решении рабочих задач при сильной загрузке и высоком отвлекающем факторе. Среди всех рационализаторских предложений я хочу отметить одно, являющееся, на мой взгляд, наиболее интересным. Я говорю о тактике блокировки, которая великолепно использует сложившиеся корпоративно-бюрократические традиции и дает хорошие результаты в борьбе против информационного спама.

Тактика блокировки

Эта тактика основана на идее корпоративных и личных календарей, в которые вносят встречи и совещания. Обычно сотрудники заполняют свои календари в начале или конце недели. Сотрудник, который хочет, чтобы его не беспокоили без дела, выбирает наиболее продуктивные часы для каждого дня рабочей недели и отмечает их как период, на который у него запланированы встречи. Такая тактика работает в том случае, если в компании существует возможность открыть календарь другого сотрудника и назначить с ним встречу.

Если коллега хочет встретиться с вами в эти наиболее продуктивные для вашей работы часы, вы вежливо, но твердо говорите: «Нет, дорогой, с 9.00 до 12.00 у меня уже назначены встречи». Если в это отведенное вами для «встречи» время кто-то пикнет о том, что вы не берете трубку или не отвечаете на имейл, в теме которого значится СРОЧНО!!!! вы спокойно говорите: «Я все утро был на встречах и только сейчас освободился». Все понимают, что во время встреч и совещаний человека не стоит беспокоить, и не возражают. При помощи этой простой методики вы можете высвободить для себя время, достаточное для вдумчивой работы, и не обязаны извиняться или объяснять, как вы провели эти часы.

Впрочем, просто обозначить в своем календаре «встречу» бывает недостаточно. Необходимо бороться с соблазном проверить электронную почту или ответить на телефонный звонок. В теории это просто, а на практике не очень. Если за годы работы у вас выработалась привычка всегда быть на связи, вам придется с ней некоторое время побороться. Вот несколько советов, которые могут облегчить вашу жизнь: