Оргсхема. Как разработать структуру компании.

Секциябиблиотеки - собирает книги, аудио и видеозаписи, публикации, пригодные для обучения сотрудников компании, организует их хранение, выдает сотрудникам и обеспечивает их сохранность.

В любой компании есть ценные книги, справочники, редкие журнальные статьи и видеозаписи. Время от времени приобретаются новые материалы и, если не организовывает их хранение и контроль, их «зачитывают», а когда необходимо найти нужную информацию, сотруднику приходится тратить рабочее время на поиски.

Даже если в компании используется в основном безбумажный документооборот, все равно, кто-то должен поддерживать такую электронную библиотеку материалов в порядке, составлять описания этих материалов, чтобы можно было быстро найти любые данные.

ЦКП секции: находящаяся в сохранности и доступная сотрудникам компании библиотека материалов.

Секцияобучающихматериалов - анализирует потребность в обучающих материалах на определенную тему, находит данные для составления материалов, создает обучающие программы, ищет подходящие внешние обучающие курсы и семинары.

Может показаться, что это слишком сложная работа, для выполнения которой нужно быть, как минимум, профессором, но это не так. Не сложно разобраться, в чём в первую очередь некомпетентны сотрудники компании, в этом помогают опросы и исследования отдела Качества. После того, как составлен соответствующий список, можно заняться написанием учебных материалов.

По опыту могу сказать, что практически в любом бизнесе на первом месте в таком списке будет стоять продукт компании. В компаниях, предоставляющих полиграфические услуги, сотрудники не знают основных понятий, относящихся к этой области, путают «буклет» и «брошюру». Конечно я привожу очень-очень простой пример, настоящее положение дел в этой области очень тяжелое. Если не верите, составьте список всех основных моментов, которые относятся к вашему продукту и сделайте опрос сотрудников, скорее всего вы будете шокированы. В такие моменты у меня возникает только один вопрос: «Как они вообще умудряются работать и производить продукт?».

При создании учебного материала вам нужно придерживаться принципа: слабый обучающий материал гораздо лучше, чем его отсутствие. Поэтому даже если вы не можете найти в Интернете хороших статей о вашем продукте и объединить их в небольшую брошюру, вы точно можете взять самого продуктивного продавца или самого умного производственника, а еще лучше - обоих, поставить их к доске, включить обычную видеокамеру и записать обучающее видео. Оно не будет идеальным, но это - уже обучающий материал, который можно будет использовать.

Много лет назад издательство «Баланс-клуб» разработало новую организующую схему для своей компании и у них возникла необходимость обучить своих сотрудников. Они просто пригласили меня в качестве лектора, я прочитал для них семинар по их организующей схеме, они записали его на видео, набрали на компьютере текст лекции и через две недели прислали мне готовую брошюру, по которой начали обучать сотрудников. Могу вас заверить, что она не была идеальной - язык лекции и книжный язык сильно отличаются. Но на тот момент не было лучшего обучающего материала по оргсхеме и сотни их сотрудников успешно изучили оргсхему именно по этой брошюре и быстро получили нужный результат.

Когда моим консультантам приходилось создавать для клиентов обучающие материалы по продукту, они:

составляли перечень всех понятий, которые нужно раскрыть в этом материале;

прорабатывали последовательность изучения;

находили самые простые и понятные статьи в Интернете на эту тему;

редактировали статьи таким образом, чтобы убрать все лишнее, упростить, изъять ненужные специальные термины;

объединяли эти статьи в брошюру;

определяли последовательность заданий, в соответствии с которой сотрудник должен был изучать материал брошюры, придумывали и включали в эту последовательность разные практические задачи по применению материала.

В результате получался прекрасный обучающий материал, а что касается трудоемкости, то, например, на создание довольно объемного курса по металлопластиковым окнам уходило около трех недель. Это - немалые затраты времени, но в итоге любой новый сотрудник мог узнать о продукте компании все, что нужно, в течении пары дней.

Важно только при разработке обучающего материала любого уровня, даже если это - просто видеозапись лекции, составить список контрольных вопросов, по сути - экзамен. Это позволит обеспечить качество обучения.

ЦКП секции: соответствующие потребностям компании и готовые к использованию при обучении сотрудников программы и материалы.

Секцияиндивидуальныхпрограмм - проводит интервью с новыми сотрудниками и, в зависимости от их компетентности и планируемой карьеры, составляет индивидуальную программу обучения, при необходимости корректирует и дополняет индивидуальные программы всех сотрудников, добивается выполнения программ.