Оргсхема. Как разработать структуру компании.

Во многих компаниях для рабочих специальностей можно с успехом использовать наставничество. Для этого необходимо выбрать специалистов, желающих выступить в роли наставников, создать систему вознаграждения для них, сформировать программу с указанием, каким конкретно навыкам они должны научить новичков. В конце программы наставничества, также следует провести экзамен для проверки приобретенных навыков. И конечно, нужно контролировать процесс такого обучения, чтобы оно приносило результаты.

ЦКП секции: сотрудники, усвоившие материал в процессе обучения в установленные сроки.

ОТДЕЛСОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ(15)

Цель отдела - на основе полученных данных разрабатывать эффективные программы совершенствования процессов компании, при необходимости корректировать их и добиваться успешного завершения.

Предположим, что как в примере, который я описал ранее, в компании, торгующей полиэтиленом, необходимо изменить технологию упаковки палет с мешками. Для того чтобы это сделать, нужно найти и приобрести оборудование, установить его и запустить в эксплуатацию, дополнить оргсхему недостающими функциями, разработать инструкции по работе на оборудовании, провести обучение сотрудников, организовать снабжение упаковочными материалами, внести изменения в расчеты себестоимости. Другими словами, чтобы это было успешно сделано, следует решить определённые задачи разным отделам компании. Дорабатывать оргсхему и дополнять должностные инструкции будет 1-й отдел, приобретать оборудование и устанавливать его 11-й отдел, проводить обучение 14-й отдел и т.д. Все эти задачи должны быть согласованы по времени и выполнены. Программа по совершенствованию - это последовательность задач, которые необходимо решить для того, чтобы раз и навсегда избавиться от обнаруженного отклонения.

Для того чтобы составить такую программу, обычно требуется участие нескольких специалистов в разных областях: в технологии производства, в продвижении и продажах, финансиста и специалиста по построению организации. Наиболее практичный способ, как это сделать - создать Совет по качеству, в который включить лучших специалистов по основным направлениям деятельности. Эти люди, конечно, исполняют свои обязанности в соответствии с оргсхемой, но кроме этого, они являются членами Совета по качеству и еженедельно собираются, чтобы проверить ход выполнения программ, доработать их или разработать новые.

Для выполнения любой программы из руководителей отделений назначается ответственный за ее реализацию; выбирают ответственного, исходя из того, к области деятельности какого отделения относятся результаты программы. В указанном выше примере ответственным за программу будет руководитель Технического отделения, так как упаковка и отгрузка принадлежит к его области ответственности. Все такие программы одобряются распоряжением высшего руководителя компании, им же назначается ответственный за программу.

Очень часто эти программы включают в себя задачи по составлению новых учебных материалов или инструкций и обучению либо переобучению кого-то из сотрудников. В большинстве случаев анализ отклонения в качестве обнаружит, что причиной его является некомпетентность кого-то из сотрудников.

ЦКП отдела: ЦКП компании безупречного качества.

Секцияданныхсоветапокачеству - принимает данные от всех подразделений компании об отклонениях в качестве, систематизирует их и подготавливает отчеты для использования в работе совета.

В эту секцию направляют сведения из отдела Продаж, из производства и отдела Качества. Все они должны быть зарегистрированы, чтобы можно было со временем проводить анализ и наблюдать изменения.

ЦКП секции: полные и вовремя подготовленные отчеты о качестве работы компании.

Советпокачеству - еженедельно проверяет ход выполнения программ, оценивает результаты, корректирует программы и составляет новые.

В состав совета обычно входит 3-4 члена, как правило, это руководители отделений, но не обязательно; это могут быть просто опытные специалисты. На каждом заседании, которое проходит в течение часа, производится:

анализ отчетов по качеству;

обзор программ по совершенствованию, находящихся в работе;

коррекция программ;

составление новых программы.

ЦКП секции: эффективные программы по совершенствованию.

Секцияконтроляпрограммсовершенствования - следит за ходом выполнения программ, проверяет качество завершения задач, информирует руководителей и Совет по качеству о ходе выполнения.

Несмотря на то, что ценность данных программ для всей компании не вызывает сомнений, следует учитывать, что у сотрудников компании есть текущая работа, поэтому приходится контролировать и оказывать административное давление, чтобы задачи завершались вовремя. Кроме того, необходимо проверять доклады о завершении задач, потому что людям свойственно путать «почти сделано» со «сделано», и принятое «почти» может свести на нет целую программу, состоящую из взаимосвязанных задач.

ЦКП секции: вовремя и качественно завершенные программы.