Внешняя структура письма всегда одинакова: оно обрамлено вступительной и заключительной формулами, которые было бы неверно рассматривать лишь как формальные элементы, поскольку они содержат в сжатом виде суть учения, точнее, религиозного мировоззрения Екатерины. Вот обычное начало письма: «Во имя распятого Иисуса Христа и сладчайшей Марии. Достопочтеннейший и дражайший отец наш во Иисусе Христе! Недостойная, убогая, несчастная дочь Ваша Екатерина, слуга и раба слуг Христовых, пишет Вам в Его драгоценной крови, желая видеть Вас [букв.: с желанием видеть Вас]...» (письмо 1 (185), с. 7 наст. изд.); «Во имя распятого Иисуса Христа и сладчайшей Марии. Святейший отец в сладостном Спасителе Христе! Недостойная и ничтожная дочь Ваша Екатерина вверяет Вам себя в драгоценной крови Сына Божия, желая видеть исполненной волю Божию...» (письмо 5 (238), с. 25 наст. изд.). Весьма редко встречаются отклонения от привычного зачина: «Во имя распятого Иисуса Христа и сладчайшей Марии. Святейший отче! Да осенит Святой Дух Вашу душу, сердце и чувства огнем божественной любви и да озарит Ваш ум сверхъестественным светом...» (письмо 11 (351), с. 48 наст. изд.).
Для начальной формулы обязателен ряд моментов. Во-первых, обращение к Христу и Богоматери — знак того, что все, о чем будет говориться, делается во славу Божию, — выражает стремление пишущей исполнить волю Божию, и таким образом сразу же определяется духовная перспектива письма, каким бы ни было его конкретное содержание. Во-вторых, присутствует почтительное или ласковое обращение к адресату, даже в тех случаях, когда Екатерина будет высказывать в письме нелицеприятные суждения: «любимейший брат в сладостном Иисусе Христе», «дражайший сын в сладостном Иисусе Христе», «дражайшая дочь (дражайшая сестра) в сладостном Иисусе Христе». Для нее, независимо от положения и поведения адресата, он прежде всего — ее брат (сестра) во Христе; как и каждый человек, он искуплен Христом, а потому нуждается в любви. Даже для Бернабо Висконти, известного своими злодеяниями, Екатерина не делает исключения, обращаясь к нему «достопочтенный отец мой» и «дражайший отец». И Иоанну Неаполитанскую, действия которой Екатерина далеко не всегда одобряла, она называет «достопочтеннейшей и дражайшей матерью в Иисусе Христе», «любимейшей и достопочтеннейшей матерью и сестрой в Иисусе Христе». В-третьих, Екатерина называет себя по имени и дает себе краткую, всегда одну и ту же, характеристику, подчеркивая свое недостоинство и готовность служить ближнему. Обозначая себя «рабой (слугой) рабов Божиих», она указывает на свою миссию, которую ясно понимала и остро переживала: посланный ей свыше дар любви и знания воли Божией предназначается не ей одной, а всем христианам, «слугам Божиим». (Отметим, что ту же формулу использует Григорий Великий, которого Екатерина очень ценила.) Вот почему указание на собственную ничтожность ни в коей мере не является условным авторским самоуничижением, а передает понимание бездны, отделяющей человеческую немощь от божественной силы. Екатерина ищет опору и поддержку в крови Христовой — источнике жизни и спасения. Это четвертый элемент, повторяющийся из письма в письмо. С ним связано понятие «желание» («desiderio»), заключающее в себе особый смысл: это прежде всего средство, с помощью которого Екатерина передает волю Божию людям; одновременно это и ее любовь к ближнему, забота о его душе. Слово «желание» как нельзя лучше отражает пылкую и возвышенную натуру самой Екатерины, «святой огонь» ее устремленности к Богу и самоотверженного служения людям. Этот двойной аспект присутствует и в заключительной формуле писем: «Пребывайте в святой и сладостной любви Божией. <...> Иисус сладостный, Иисус любовь». Своему адресату Екатерина неизменно желает пребывать в Боге, и сама обращается к своему Создателю.