По домам. Как превратить удаленную работу в преимущество

Важно помнить, что менеджер – это тот человек, который показывает пример. Рассказывайте о своих задачах, если сотрудники не знают, как и о чем говорить, начинайте планерку с себя. Просто пройдитесь по тому, что вы делаете и какой у вас прогресс, точно так же, как вы хотите чтобы сотрудники рассказали о своих делах вам. Такой подход позволяет решить довольно много проблем, в том числе развить доверие к менеджеру и сформировать видение общей картины, а также задать вектор движения всей команды.

В крайнем случае, если обстоятельства не позволяют проводить созвоны, например, потому что менеджер в командировке и там плохая связь, вы можете делать планерки в текстовом формате либо дать коллегам возможность провести планерку самим и выслать вам протокол с ее итогами. В таком случае ответственный за протокол автоматически принимает на себя роль ведущего созвона и не позволяет ему превратиться в хаотичный поток обсуждений.

Прозрачность и предсказуемость

Обеспечьте прозрачность и предсказуемость в рамках вашей зоны ответственности. Этот пункт является жизненно важным для успеха работы в распределенной команде. Вы и ваши сотрудники должны быть максимально предсказуемыми друг для друга и всех остальных коллег.

Начинать нужно, как всегда, с себя. Четко пропишите часы, когда вы онлайн, и каналы связи с вами. Всегда отражайте вашу деятельность в задачах. Пишите в общий чат, когда начинаете работать или отходите от компьютера на срок более часа. Сообщайте об экстренных изменениях в своем расписании.

Дальше стоит начать требовать этого от всех вверенных вам сотрудников. Важно донести, что никто никого не будет наказывать, не будут вычитать из зарплаты за то, что кто-то отошел от компьютера, не будут штрафовать за ошибки, если, конечно, это уже не является частью политики вашей компании. Потому что, как только вы начнете вводить любую санкционную политику, моментально получите людей, которые стараются избежать санкций, вместо того чтобы фокусироваться на результате.

Обязательные часы совместной работы

Для слаженной работы коллектива важны коммуникации, а для коммуникаций необходима синхронизация по времени. Особенно сложно такой синхронизации добиться, когда разные сотрудники одной компании работают в разных часовых поясах. И тут нет ничего лучше, чем ввести обязательные часы, когда все онлайн, могут назначать друг другу созвоны, общаться по рабочим вопросам и рассчитывать, что все остальные специалисты окажутся на своих местах и в доступе.

В зависимости от ваших бизнес-процессов часы совместной работы могут быть разными. Естественным максимумом тут выступает продолжительность рабочего дня, а некоторым минимумом можно назвать его половину. Если у вас будет меньше часов совместной работы, то люди рискуют не успеть решить все вопросы друг с другом в отведенный промежуток времени.

Лучше всего регламентировать взаимодействие сотрудников в обязательные рабочие часы таким образом, чтобы у творческих специалистов, в работе которых требуется повышенная концентрация, было время выполнять эту работу. Как вариант, можно предложить таким сотрудникам отмечать в своих рабочих календарях время, когда они погружены в творческие задачи и не могут отвлекаться на коллег.

Календарь

Для планирования всех встреч используйте календарь. У каждого сотрудника должен появиться свой онлайн-календарь, в котором коллеги могут видеть расписание друг друга, назначать личные созвоны и собрания.

Педантичное ведение календаря – это один из ключевых факторов успешности сотрудника и команды в целом. Понимание того, как вы и ваши коллеги планируете время, дает существенную прозрачность и предсказуемость в ваших коммуникациях, что принципиально важно для успеха всего предприятия. Анализ данных из календаря, дополненный информацией о закрытых задачах в системе контроля задач, поможет выявить проблемы в планировании и последовательно оптимизировать распорядок и процессы.

Самыми удобными реализациями календаря являются Google.Calendar и Яндекс. Календарь. В некоторых системах управления процессами и задачами есть свои календари, но у них может быть проблема с синхронизацией с другими сервисами, что может доставлять неудобства при работе с внешними агентами.

Отслеживание времени

Самый главный вопрос, который стоит задать об отслеживании рабочего времени сотрудников: зачем? Ранее мы уже говорили про дежурный и проектный методы. Для каждого из них ответ на этот вопрос будет разный.