По домам. Как превратить удаленную работу в преимущество

Если вы хотите получить результат выполнения задачи в срок, ставьте его с запасом. В системе контроля можно выставить срок, когда та или иная задача должна быть сдана. Выставляйте его с таким расчетом, что при приемке результатов у вас могут возникнуть комментарии или дополнения к ней, и тогда исполнителю понадобится дополнительнительное время. Обычно на исправления закладывают от двадцати до сорока процентов всего времени, которое ушло на выполнение задачи.

Включайте уведомления только на важных задачах. Системы контроля могут оповещать вас о любых изменениях в задачах, в которых вы являетесь исполнителем, наблюдателем или заказчиком. Если ваша система это позволяет, то настройте оповещения так, чтобы вам на почту или в чат приходили сообщения об изменениях только ключевых задач и желательно с определенной периодичностью. В противном случае ваш почтовый ящик будет завален ненужными письмами, которые вы наверняка никогда не откроете. Политику ограничения уведомлений стоит распространить на всех сотрудников, возможно, задействовав для этого службу ИТ.

Для обсуждения задач используйте комментарии к ним. Если у вас возникает вопрос, то лучше задавать его в комментарии к той задаче, к которой он относится. Ответ от сотрудника, которому адресован вопрос, должен также фиксироваться в комментарии. Так вся информация по конкретной задаче, по всем связанным с ней вопросам и всем обсуждениям, которые велись вокруг нее, будет храниться в самой задаче, и вам не придется искать их по чатам и почтовым ящикам.

Будьте педантичны в использовании комментариев к задачам и требуйте этого от сотрудников. Хорошим тоном считается комментирование всех действий, связанных с задачей, а также добавление в описание задачи всех ссылок на документы, контактов и другой информации, касающейся этой задачи. При добавлении дополнительных ссылок или изменении в описании задачи необходимо оставить комментарий с указанием того, что было добавлено, когда и зачем. Если вы пользуетесь какой-то из гибких методологий и задача была перемещена на этап назад – прокомментируйте почему. Если задача провисела без изменения больше суток – прокомментируйте почему. Как правило, системы контроля задач отображают историю изменений и действий, связанных с задачами, но понять мотивацию, стоящую за этими изменениями, вы сможете только из комментариев ответственных за нее людей.

Коммуникация

Централизация всей коммуникации так же важна, как и обеспечение прозрачности работы. Если сотрудники будут расползаться по хаотично создаваемым чатам и обсуждать рабочие вопросы в личных сообщениях в социальных сетях, то ваш эксперимент по переходу на удаленку превратится в тыкву быстрее, чем волшебная фея успеет произнести слово «дистанционный».

Не плодите системы коммуникации и каналы связи. Все сотрудники компании должны пользоваться одной системой чатов, одним регламентом в почте, одним порталом и одной системой контроля задач. Если решение по применению конкретных программных решений принимаете не вы и вам не нравится то, что предлагает компания, вы можете спорить с руководством, но обязаны пользоваться именно предложенным решением.

Я много раз встречал ситуацию, когда в относительно небольшой компании для одних и тех же задач разные отделы использовали разные системы. Это в 100 % случаев приводило к сбоям в работе компании.

Если ИТ-отдел хочет Jira, а бухгалтерия настаивает на Bitrix24, то вам придется выбирать, «на чьей вы стороне».

Отключайте уведомления везде, кроме срочных каналов связи, и ожидайте, что ваши сотрудники поступят так же. Очень важно поддерживать концентрацию и оставаться в фокусе при решении комплексных задач. И концентрация требует, чтобы человек не дергался от каждого комментария, даже если этот комментарий адресован лично ему.

Нормальное время ответа в чате – час, если это адресное сообщение, и два часа – если это сообщение без адресата. Помните об этом и учитывайте в вашем планировании. Доносите до всех сотрудников, что они должны соблюдать эти правила.

Здесь есть исключения. Если вам требуется постоянная дежурная связь, заведите специальный канал с возможностью гибко настраивать оповещения. В этот канал пишите только важную информацию.

Если необходима экстренная связь, позаботьтесь, чтобы у ваших сотрудников был выделенный под нее канал. В случае с мобильным телефоном – это отдельная симка и аппарат.