По домам. Как превратить удаленную работу в преимущество

Если ваш рабочий процесс основывается на принципе «шеф сказал делать – мы делаем», то, возможно, для перехода на удаленку вам нужно будет освоить хотя бы самый простой и применимый практически везде Agile-фреймворк под названием Канбан.

Отслеживайте все задачи в системе контроля задач. Под всеми имеются в виду вообще все. Это касается и основных, и управленческих, и обслуживающих процессов. Каждый сотрудник должен иметь доступ к трекеру и вести там свои задачи согласно заданным правилам. Сказанное выше не означает, что вы должны залезать в каждую задачу и знать статус каждой из них в любой момент. Спектр наблюдаемых задач зависит от уровня необходимого вовлечения руководителя в детали текущих дел команды. Важно, чтобы по каждой задаче оставались разъяснения по сути, срокам и участникам задачи, а также комментарии, фиксирующие все изменения и обновления, и другую информацию в процессе ее выполнения.

К счастью, изобретать велосипед для контроля и учета задач не нужно – можно просто использовать готовое решение. Чуть раньше я рассказывал о методологии Канбан. Если не знаете, что выбрать, попробуйте начать с нее.

Измеряйте эффективность проектной работы сотрудников и подразделений по тем задачам, которые они закрывают. Чем четче вы следуете этому правилу, тем более прозрачными, контролируемыми и предсказуемыми будут все ваши рабочие процессы и ваше управление ими. Ключевая метрика производительности любого специалиста в проекте – закрытые им задачи. Однако не стоит полагать, что если сотрудник закрывает много задач, то он очень эффективен. У каждой профессии есть своя специфика, которая диктует и подход к работе с задачами. Очень часто для оценки эффективности сотрудника гораздо важнее то, как он влияет на общий результат работы, и часто это влияние измеряется не в количественных показателях. Но, для того чтобы приступить к оценке качественных результатов, все равно придется смотреть именно на те задачи, которые сотрудник перевел в раздел «Готово». Участие в общих задачах должно приводить к появлению подзадач, поставленных на конкретных специалистов, – во-первых, это даст четкое понимание того, кто и за что отвечает в групповой задаче, а во-вторых, позволит легче отслеживать выполнение задач каждого отдельно взятого сотрудника.

Используйте систему контроля задач для связи с отделами-сервисами: отдел кадров, бухгалтерия, ИТ и т. д. На удаленке сотрудник не может сам пойти в бухгалтерию или отдел кадров.

Альтернативой мог бы выступить звонок или сообщение в чате, но это приведет к довольно высокому уровню раздражения у сервисного отдела, постоянным вмешательствам в их работу и при достаточном размере компании очередям на телефоне.

Использование системы контроля задач позволит всем сервисным подразделениям работать в режиме виртуальной приемной для сотрудников. Благодаря такому подходу их работа станет более предсказуемой, а планировать и масштабировать ее станет легче. Также в таком формате будет гораздо проще обеспечить прозрачность.

В системе контроля задач Jira есть специальные шаблоны пространств для работы таких подразделений. И если вы пользуетесь этой системой достаточно уверенно, то вам не придется придумывать, как формализовать обращения в техподдержку или бухгалтерию. Для работы с отделами-сервисами можно пользоваться хоть CRM с чатами, но тогда задачи будут заводить сами специалисты сервиса, что может быть неудобным по ряду причин. Во-первых, есть существенный риск искажения самой задачи от того, что она формализуется не тем человеком, который ее ставит. А это, естественно, может привести к получению не того результата, которого ждет человек. Во-вторых, такой способ может привести к перегрузке сервисных специалистов, которым теперь придется не только выполнять задачи, но и заводить их в систему.

Назначайте наблюдателей в задачи. Ответственный у задачи должен быть один, а вот наблюдателей может быть несколько. Сколько – зависит от ситуации. Но всегда лучше иметь хотя бы одного наблюдателя, имеющего отношение к этой задаче. Он при случае сможет проконтролировать, что происходит, если вы по каким-то причинам не можете этого сделать. При этом добавлять в наблюдатели всех подряд – не самая дальновидная практика. Люди будут просто игнорировать огромный поток оповещений по задачам. При выборе наблюдателей стоит исходить из того, насколько для них важен результат этой задачи, и того, как они могут в нее вложиться.