По домам. Как превратить удаленную работу в преимущество

В чате гораздо сложнее считывать эмоции. Даже если вы ставите смайлики, даже если вы не используете точки – не важно:) Считывать эмоции через текст гораздо сложнее, чем при голосовой связи или при живом общении.

Старайтесь не обсуждать рабочие вопросы в личных сообщениях без необходимости. Идеальный вариант, если все рабочие вопросы будут обсуждаться в комментариях к задачам или хотя бы в общих чатах. Тогда информация по всем важным вопросам будет более открытой и доступной для всех заинтересованных. И наоборот – важные решения, принятые в личных сообщениях, могут так и остаться непроясненными для остальных коллег. Если нужно интенсивное обсуждение, то лучше собрать созвон, по горячим следам которого будет подведен итог – письмо всем участникам с перечнем вопросов, которые обсуждались, принятых решений или появившихся по итогу обсуждения задач.

Старайтесь не использовать чат для постановки задач. Лучше ставьте задачи сразу в системе контроля задач. Понятно, что иногда ситуация не дает сделать именно так. Бывает, проще написать сообщение сотруднику с телефона и попросить самостоятельно завести задачу в системе. Иногда случается настоящий цейтнот. Но если каких-то объективных причин не ставить задачу в основной системе нет, то пользоваться чатом для этих целей не нужно. Правильно поставленная задача с назначенным ответственным и наблюдателями убережет вас от казусов в духе «Я не понял, что задачу поставить нужно» или «Да я что-то замоталась и забыла». Тут стоит добавить, что большинство программ для трекинга задач имеют аналоги для смартфонов в виде удобных мобильных приложений – вы сможете завести в системе задачу для сотрудника не более чем за три минуты.

Соблюдайте минимализм в каналах чатов. Когда вы начнете активно пользоваться чатами для работы, у вас может возникнуть искушение создавать отдельный канал для каждой рабочей группы, а затем и для каждого проекта. Постарайтесь заранее определиться, какое разделение чатов вы будете использовать: по проектам или по рабочим группам/отделам. В своей практике я сталкивался с тем, что в рабочем мессенджере на одного сотрудника приходилось больше десяти чатов, информацию в которых ему нужно было как-то отслеживать. Некоторые чаты состояли из одних и тех же участников, только назывались по-разному. Опыт показывает, что чем больше чатов, тем сложнее людям коммуницировать в них и удерживать контекст своей работы. Поэтому не плодите сущности. Если у вас есть чат команды, не создавайте для нее чаты под каждый ее проект. Если состав участников меняется незначительно, просто перекидывайте их из одного чата в другой.

Не удаляйте более не использующиеся каналы. Если какой-то чат перестал быть нужен, то его стоит заархивировать, но ни в коем случае не удалять! Вам сегодня может показаться, что вся информация в этом чате – это абсолютно ненужный мусор, от которого следует избавиться. Но завтра вам может срочно понадобиться найти, а в каком же месте вы обсуждали проект, который делали полгода назад. Хорошей привычкой будет создание архивов не использующихся чатов и, по возможности, сохранение этих архивов в специальном месте.

Не используйте чаты как систему обмена файлами. Конечно, многие системы чатов позволяют обмениваться файлами, даже хранить их в удобном и более или менее структурированном виде. Но тут возникает другой вопрос: это ваша единственная система обмена файлами? Если да, то все в порядке (с оговоркой на то, что у вас есть причины для выбора столь неочевидного файлообменника). Если нет, то лучше пользоваться отдельной системой обмена файлами. В чате можно отправлять сжатые изображения или снимки экранов. Но как только вы хотите поделиться с коллегой архивом или готовым макетом, лучше выложите его на сервер, где у вас хранятся все файлы, и отправьте коллеге ссылку на него.

Голосовая и видеосвязь

Созвоны на удаленке могут стать таким же бедствием, как и постоянные встречи с коллегами в офисе. Если у вас в компании любят проводить совещания по поводу и без, то, вероятнее всего, и на удаленке вы начнете существенную часть времени тратить на звонки. Понятно, что сервисные отделы, аккаунты и продажи, вероятнее всего, будут сидеть на телефоне бóльшую часть своего рабочего времени. Но для команд разработки ПО и создания контента большое количество созвонов может сильно повлиять на продуктивность.