По домам. Как превратить удаленную работу в преимущество

За время работы компании постепенно вырабатываются оптимальные для нее алгоритмы действий, формулируются правила выполнения тех или иных процедур, по итогам задач остаются важные для дальнейших процессов комментарии. Все это нужно где-то хранить, чтобы в нужный момент иметь к таким данным удобный доступ. Лучше всего, если в качестве такого хранилища будет выступать база знаний с возможностью разметки текста и использованием гипертекстовых ссылок. Такой формат называется «вики». Самая известная вики в мире – это «Википедия». По вики можно легко находить ответы на вопросы по регламентам компании, разбираться в ее инструментах и методологиях, а также использовать как шпаргалку для новых сотрудников.[9]

Вы можете просто применять для этих целей общий диск, находящийся в офисе. Если вы организовали к нему доступ для всех удаленных сотрудников, то проблем возникнуть не должно. Но у диска на сервере в офисе по сравнению с вики или даже с таким же диском в облаке есть ряд очень серьезных недостатков. Во-первых, он не поддерживает полнотекстовый поиск по содержимому файлов, чтобы можно было найти нужное место в документации поиском по всему каталогу. Во-вторых, в нем очень неудобно создавать индексные документы, содержащие ссылки на другие файлы, чтобы легко переключаться на связанные документы. А в-третьих, файлы в папках не поддерживают истории изменений и комментирования, что напрочь лишает возможности понять, кто и что делал с тем или иным файлом и какая его версия на самом деле актуальна.

Хорошо изучите особенности вашей базы знаний. Конечно, этот пункт справедлив для любой технологии, которую вы используете. Применительно к базе знаний стоит обратить внимание на разницу между набором простых текстовых файлов, с которыми неудобно работать, и продвинутой системой хранения информации, которая при изменении одной сущности быстро меняет связанное с ней содержимое. Если ваша база знаний поддерживает автоматизацию ввода текста, ознакомьтесь с ее документацией и выучите хотя бы базовые функции. Если она поддерживает связь с другим ПО, которое вы используете в работе, то поэкспериментируйте с применением этой связи для упрощения рабочих процессов. Старайтесь сделать так, чтобы информация, с которой вы работаете, работала на вас.

Старайтесь хранить в базе знаний протоколы обсуждений. Несколькими абзацами ранее было сказано, что с этой задачей справляется электронная почта. Но база знаний справляется гораздо лучше. Если вы держите информацию о проектах и контрактах в базе знаний, то вам будет проще находить информацию по всем обсуждениям в одной системе, чем разыскивать ее по нескольким. Не выносите обсуждения в отдельную папку «Для протоколов», держите ее в пространствах проектов в отдельном подкаталоге.

Старайтесь отражать логику принятия решений. Если вы фиксируете в базе знаний какое-то решение, то всегда старайтесь писать, почему оно было принято. Тут достаточно ссылки на обсуждение или задачу, в которой есть эта информация. Главное – чтобы вы смогли спустя какое-то время вспомнить, почему вы делаете что-то именно таким образом, а не иначе. Особенно полезной такая практика окажется, когда в компанию придут новые люди и им нужно будет разбираться, почему проект движется именно таким курсом.

Используйте ссылки на внутренние документы везде, где это возможно. Если вы где-то уже написали какой-то текст, то не нужно копировать и вставлять его в другом месте. Просто оставьте там ссылку на документ с нужным текстом. В будущем содержание данного текста может измениться, и вам будет гораздо проще поддерживать документацию в актуальном состоянии, если не придется переписывать один и тот же текст в нескольких местах.

Если вы храните в базе знаний файлы, то всегда прилагайте к ним описание и/или краткое содержание. Это связано с тем, что вам в какой-то момент может понадобиться найти конкретный файл и, вместо того чтобы разыскивать его в дебрях каталогов, вы просто сможете использовать поиск. Но поиска по содержимому файлов нет, а названия не всегда отображают суть. Потому страница с кратким описанием файла и ссылкой на него будет служить вам хорошим подспорьем в поиске нужных документов.