По домам. Как превратить удаленную работу в преимущество

Как правило, определить, нужен созвон или нет, можно, письменно сформулировав его повестку. Во-первых, пробежавшись по пунктам глазами, вы сможете понять, можно ли заменить созвон электронным письмом без потери качества решений проблем. Во-вторых, если созвона все же не избежать, вы сможете предоставить повестку коллегам, чтобы они подготовились к созвону – тогда он займет меньше времени, а после будет проще составить протокол.

Если на созвоне присутствует больше необходимого минимума людей, все начинают терять время

Для общения с большим количеством сотрудников, например целой дирекцией или всем офисом, гораздо удобнее формат вебинаров, когда всем, кроме пары человек, доносящих информацию или отвечающих на вопросы, доступен только текстовый ввод. Информацию о повестке лучше разослать заранее в виде текста.

Исключением являются созвоны для поддержания ритма, о которых было сказано в разделе «Рабочие процессы». Такие созвоны должны проводить непосредственные руководители небольших групп в 5–10 человек, где каждому из участников отведено не более двух минут на то, чтобы коротко поделиться с коллегами статусами и планами на день/неделю.

Используйте созвоны для обсуждения творческих и спорных вопросов. Ранее мы уже говорили, что созвоны по возможности лучше заменять перепиской, чтобы не выбивать коллег из колеи собственных задач. Обсуждение творческих и спорных вопросов относится к тем случаям, когда созвона не избежать. В случае с обсуждением творческих решений созвон уменьшает задержку между сообщениями и позволяет участникам лучше погрузиться в поток обмена идеями. Обсуждение спорных вопросов позволяет участникам созвона лучше считывать эмоции и интонации друг друга, что минимизирует недопонимание. Тут лучше даже задействовать видеосвязь, чтобы люди могли смотреть друг другу в глаза. Напомню, что после каждого созвона нужно подвести итог в виде задачи, документа или письма всем участникам.

Не назначайте созвоны на «сейчас». Я уже писал об этом в главе, предназначенной для специалистов, но для менеджеров особенно важно проявлять уважение к планам своих сотрудников. Требовать от них быть на созвоне «через 10 минут» можно только в случае крайней необходимости для бизнеса и, желательно, по заранее сформулированной договоренности насчет политики созвонов. В крайнем случае вы можете назначить время для внепланового созвона за час до него. За это время вы сможете лучше подготовиться. Только стоит понимать, что кто-то из сотрудников все равно не сможет на нем присутствовать – часа может оказаться мало, чтобы отменить или перенести какие-то дела.

Если вы инициируете созвон, всегда будьте готовы к нему. В идеале к каждому созвону у вас должен быть регламент с перечислением всех вопросов, по которым вы собираетесь пройтись. Если это созвон один на один и вы хотите задать простой вопрос, то напишите его и отправьте принимающей стороне, чтобы человек смог подготовить более взвешенный и продуманный ответ. Регламент позволит вам не только не терять нить дискуссии, но и быстрее подготовить протокол после созвона.

Не стоит пугаться страшных слов «регламент» и «протокол». Это всего лишь два документа в свободной форме: первый про то, о чем будем говорить. Второй – про то, о чем поговорили и что решили. Часто это – просто два абзаца и короткий список. Но готовить эти документы нужно, иначе вы рискуете потратить время впустую, обсуждая не то, что планировали.

База знаний