Читаем Показываем бизнес-процессы полностью

Показываем бизнес-процессы

Вячеслав Владимирович Кондратьев , Максим Кузнецов

Управление документацией – функция менеджмента, которая распространяется на жизненный цикл документов компании, включая их создание, «прохождение по службе», временное хранение, передачу на постоянное хранение или уничтожение. Управление документацией является составной частью управления информационными ресурсами компании, одной из основных функций менеджмента в ее организациях [7].

Управление документацией основывается на Государственной системе документированного обеспечения управления. В компании разработана и поддерживается в рабочем состоянии процедура управления документацией системы качества, определяющая порядок разработки, утверждения, регистрации, размножения, внедрения, хранения, проверки, учета, внесения изменений, пересмотра и отмены документов (рис. 6.4.1).

Управление документацией – это:

• организация полного и точного документирования деятельности компании, создание соответствующих форм документов;

• контроль за объемом и качеством создаваемых документов;

• упрощение деятельности по созданию, накоплению и использованию документов;

• надежное хранение документации и своевременная ликвидация ненужных документов;

• правовое обоснование всех аспектов управления документацией.

Цели управления документацией:

• сохранение и анализ информации, что обеспечивает конкурентоспособность компании;

• сокращение времени и повышение точности обработки информации, улучшающие управляемость компании;

• учет прошлых ошибок, предотвращающий их повторное появление;

• устранение избыточной деятельности и, как следствие, снижение расходов.

В системе качества установлен следующий порядок разработки документов:

1) планирование разработки документа;

2) разработка проекта документа и рассылка его на отзыв заинтересованным службам;

3) сбор и обработка отзывов и подготовка окончательной редакции документа;

4) согласование документа с заинтересованными службами компании и предоставление его руководству соответствующего уровня на утверждение.

Все эти операции проходят с применением информационных технологий, позволяющих до минимума сократить сроки внедрения нормативных документов компании.

Управление документацией складывается из трех основных составляющих, которые в совокупности позволяют достигнуть эффективности «документальной» деятельности и способствовать развитию компании за счет систематического использования документированной информации. Элементы управления документацией охватывают полный жизненный цикл документов.

1. Создание документов. Этот элемент предусматривает установление необходимого перечня используемых документов, их наименований и функционального назначения, проектирование форм документов, наблюдение за использованием, применение современных информационных технологий для составления документов.

2. Хранение и использование документированной информации. Этот элемент охватывает формирование папок, создание файлов и систем поиска документов и информации, развитие систем передачи информации, телекоммуникаций, копирования и тиражирования документов; создание центров хранения документов.

3. Передача документов на хранение. Этот элемент включает составление перечней документов со сроками хранения, оценку документов, идентификацию и описание каждого документа и комплексов документов. Ценность и необходимость сохранения признается за документами, которые могут служить для доказательства существовавших сделок.