Процессный подход. Практика

Требования проектного управления (PMBOK) обязывают включить в комплект процессов создания продукции еще два важных процесса: инициации (открытия) и завершения проекта, со своими требованиями и инструментами (реестр проектов, календарный график проекта, бюджет проекта, ТЗ).

Из опыта — на графической схеме процесса первого уровня удобно разместить глоссарий компании (все принятые в компании сокращения и определения с расшифровками). Вероятно, даже еще удобнее определить схему, как единственное место размещения всех сокращений и определений компании (исключается вариативность их толкования в НД СМК).

1.4. Процессы второго уровня

За всякое порученное дело должен отвечать один, и только один человек. Отто фон Бисмарк

Все рабочие инструменты и процессы компании первично должны разрабатываться с единственной правильной целью — зарабатывать деньги: быстро, легко и просто. Желательно — простыми, с интуитивным интерфейсом, определяющим правильный порядок исполнения, исключающим ошибки и иной порядок работ, или иное понимание формулировок, не требующим изучения инструкций, памяток (исключить непроизводительные потери). Позже, уже в процессе применения, возможны и дополнения, если какие-либо сведения действительно становятся важными для управления, или того требуют нормы законодательства (статистика). Если собственники думают о будущем, то очень важен фактор унифицированности таких инструментов и процессов. От этого зависит управляемость компании и возможность ее постоянного системного улучшения.

Процессы второго уровня (рис. 3) тоже должны быть максимально компактными, простыми, доступными и понятными всем участникам процесса, описания процедур не должны допускать двоякости толкования функций, характеристик продуктов, обязательно размещение каждого процесса не более, чем на одном листе A4 (условие успешности внедрения нормативных документов из системы «Бережливое производство»). Условиями успешных решений также являются:

— преимущественное применение параллельного, а не последовательного функционала участников процесса (существенное сокращение сроков);

— только поступательное движение (отсутствие возвратов не предыдущие этапы при штатном исполнении функционала);

— один владелец (хозяин) каждого процесса (имеющий инструменты мониторинга его эффективности, полномочия по управлению процессом и несущий ответственность за это).

Рис. 3 Вариант единого унифицированного процесса второго уровня

Необходимо определить единые форматы продуктов на входах/выходах процессов и процедур (например, спецификация ТМЦ: формат xls, количество, структура и наименования столбцов, количество страниц в файле, тип и номера шрифта и пр.).

Это делается в карте (иногда ее называют паспортом) процесса. Этот документ также вполне можно уместить на 1–2 листах (рис. 4 и 5). Не имеет смысла выполнять ее на десятках листов — не будет понимания, вовлеченности персонала и владельца процесса.

Рис. 4 Карта процесса Продажи

Этапы создания и внедрения процессов второго уровня:

— проводится опрос максимального количества участников процесса о действующих маршрутах процесса «КАК ЕСТЬ»;

— на основе выявленных вариаций, требований НД РФ и собственников, разрабатывается единый унифицированный вариант процесса «КАК НАДО» (не стремитесь к кардинальным изменениям сразу, гораздо эффективнее в первом варианте использовать традиционные, наиболее частые, маршруты исполнения, а все улучшения оставить на потом);

— разрабатываются и тестируются новые инструменты процесса;

— устанавливаются показатели, периодичность и формат мониторинга результативности (эффективности) процесса, определяется владелец процесса;

— разрабатываются и внедряются (приказом ГД) графическое описание, карта процесса, НД СМК (стандарты, положения, инструкции и пр.);

— проводятся тренинги ГИП и участников процесса, рассылки информационных материалов;

— процесс передается в управление владельцу, вместе с ответственностью за оценку результативности или эффективности процесса, корректирующие мероприятия, периодические улучшения.

Рис. 5 Приложение карты процесса Продажи (отчетная форма)

Одно из главных условий успешности процессного подхода — у каждых процесса, процедуры, бизнес-инструмента, НД СМК должен быть один владелец (хозяин), из числа функционального директората. Он должен устанавливать требования к инструменту, процедуре, процессу, следить за их актуальностью, обеспечивать их периодические улучшения, согласие участников с изменениями, вести постоянный мониторинг эффективности исполнения. Это обеспечивает дисциплину исполнения процесса и существенный рост вовлеченности всех участников соответствующих процедур и процессов.