Unknown

В последние годы внедрение технологий часто рассматривается как замена эффективного управления. Организации все чаще используют компьютерные технологии для сбора, сортировки и распространения информации, вытесняя канцелярские процедуры и даже полностью заменяя административный персонал. Мы считаем, что представление о том, что технология обеспечивает выполнение бизнес-функций за счет предоставления адекватной, актуальной и релевантной информации, ошибочно. Технология - это инструмент, который используется при разработке информационных систем. В то же время часто не признается необходимость эффективного управления административными системами и процедурами, которые существуют как в отдельных компаниях, так и в подразделениях.

В рамках этого проекта, в частности, в качестве примера, можно привести работу с должностными обязанностями и подразделениями организации.

lAM: Институт административного управления, который является британской профессиональной организацией.

организация с мировыми связями, стремящаяся содействовать развитию науки административного управления. Институт определяет административный менеджмент как: "та отрасль менеджмента, которая занимается услугами по получению, регистрации и анализу информации, планированию и коммуникации, с помощью которых руководство предприятия защищает свои активы, продвигает свои дела и достигает своих целей".

На практическом уровне Институт признает, что административный менеджмент является как специфической ролью, так и общей задачей в рамках управления для тех, кто переходит от профессиональной или технической подготовки к управленческому статусу. Признавая профессиональную роль административного управления, следует также отметить личную ответственность всех сотрудников организации. Каждый человек в организации в той или иной степени вовлечен в административную работу.

В прошлом административная поддержка рассматривалась как работа, выполняемая в офисе с использованием соответствующих канцелярских или секретарских услуг. Создание систем административной поддержки рассматривалось как малозатратная инвестиция: работали сравнительно простые системы, неквалифицированные и полуквалифицированные работники набирались из большого количества рабочей силы, а физические ресурсы были стабильными, легкодоступными и относительно дешевыми. Обеспечить технологическую поддержку и инфраструктуру, необходимую современным людям, принимающим решения, становится все дороже. Логика бизнеса заставляет нас полагать, что с увеличением расходов будет связано повышение производительности. Однако определить ощутимый выигрыш довольно сложно, и многие организации остановились на концепции добавленной стоимости, а не на строгой модели "затраты/выгоды". Есть свидетельства того, что организации выживают в условиях растущей конкуренции на рынке, но трудно приписать добавленную стоимость какому-то одному конкретному фактору.

 

Можно утверждать, что административные системы существуют главным образом для того, чтобы информировать руководство и способствовать процессу принятия решений в организации путем предоставления полезной и своевременной информации. Чтобы быть полезной, информация должна быть доступной как с точки зрения ее наличия, так и с точки зрения ее смысла. Несмотря на то, что признается необходимость согласования или интеграции стратегий развития бизнеса и информационных систем, существует мало документальных свидетельств, позволяющих определить их влияние на административные системы и процедуры.

Мы наблюдаем серьезные изменения во многих традиционных структурах и процедурах, поскольку последствия непрерывного технологического прогресса в сочетании с быстрыми темпами изменений оказывают влияние на бизнес:

Более плоские/обучаемые организационные структуры;

Расширение доступа к широкому спектру данных;

Расширение прав и возможностей лиц, принимающих решения;

Возможность работы из любого места;

Все больший отход от бумажных операций.

Организации стремятся проводить изменения с минимальным или приемлемым уровнем риска, однако любые изменения несут в себе угрозы и возможности. В то время как технофобия, недостаток общения и трудности адаптации к новым ситуациям являются одними из угроз, которые могут препятствовать принятию изменений, возможность смены власти, основанной на доступности и наличии информации, была признана Найтом и Силком (Knight and Silk, 1990). В связи с этим возникает вопрос: будут ли изменения в информационных потоках и в обеспечении административно-управленческих систем означать, что администрирование в том виде, в котором мы его знаем, исчезнет; можем ли мы позволить себе рассматривать административные системы как периферийную деятельность в организациях?